Giáo trình Tổ chức sự kiện

xảy ra là do nhiều nguyên nhân khách quan khác, khiến khách hàng 
hiểu đƣợc. 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
151 
5.7. Kết thúc sự kiện 
Khi một sự kiện kết thúc, những công việc chủ yếu phải thực hiện bao gồm: 
- Chuyển đồ đạc về kho: dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử 
dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho. 
5.8. Đánh giá, tổng kết và báo cáo 
Đây là công đoạn thuộc về phần hậu kỳ nhƣng không kém phần quan trọng, 
bởi những ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận trong hội thảo phải đƣợc hệ thống lại 
để báo cáo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan và tổ chức thực hiện chúng. 
Công đoạn này bao gồm hai bước cơ bản: 
a. Tổng kết - đánh giá - báo cáo: 
Dựa trên tất cả những tài liệu sao lƣu diễn biến hội thảo nhƣ đã trình bày ở 
trên, ban tổ chức sự kiện phải làm công tác báo cáo, trong đó tổng kết lại tất cả ý 
kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo và đánh giá mức độ thành công của hội 
thảo dựa trên các mục tiêu đã đặt ra trong phần hoạch định hội thảo. Báo cáo này 
phải đƣợc gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có liên quan để thực hiện. 
Một vài ngày sau khi sự kiện kết thúc chúng ta phải làm các việc sau để gởi 
báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty: 
- Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, 
thƣởng phạt cho nhân sự trong chƣơng trình. 
- Tổng kết lại những gì đã làm đƣợc, chƣa làm đƣợc, đo lƣờng hiệu quả 
chƣơng trình: bao nhiêu ngƣời tham dự, bao nhiêu ngƣời đăng ký mua 
hàng (nếu có), phản hồi của họ 
- Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu băng rôn đã đƣợc treo, bao 
nhiêu tờ rơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài quảng cáo đã đƣợc đƣa lên 
báo... 
- Các hình ảnh báo cáo, các tài liệu đính kèm. 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
152 
Trong Ban tổ chức sự kiện cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm... 
càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có 
những sự kiện tiếp theo đƣợc cải thiện theo chiều hƣớng tốt hơn. 
b. Theo dõi - thực hiện: 
Dĩ nhiên, trong bản báo cáo phải bao gồm nội dung về phần việc sẽ đƣợc 
thực hiện tiếp theo. Trong đó, thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, 
ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí phải đƣợc đề cập rõ 
ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, ngƣời điều phối hoạt động sẽ điều hành và 
giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo. 
Làm đƣợc những việc nhƣ vậy thì hội thảo mới thực sự phát huy công năng 
toàn vẹn của nó, đảm bảo đƣợc tính dân chủ trong khâu đƣa ra quyết định, đồng 
thời tối ƣu hóa đƣợc sự đóng góp của nhóm lợi ích có liên quan đến vấn đề cần 
đƣợc giải quyết. 
c. Họp rút kinh nghiệm: 
Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót 
về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh 
nghiệm cho những sự kiện sau. 
5.9. Xử lý sự cố cho tổ chức sự kiện ngoài trời 
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ƣu điểm nhƣ không gian thoáng, 
phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, 
sức chứa lớn để nhiều ngừoi tham gia hơn,...Nhƣng nhà tổ chức cần đảm bảo chuẩn 
bị tốt những điều đáng lƣu ý dƣới đây để có thể đạt kết quả tốt nhất. 
1. Giữ xe 
Nếu sự kiện tổ chức trong khách sạn, ngoài bãi xe khách sạn, họ sẽ có 
phƣơng án nếu số luợng xe quá đông, còn khi tổ chức sự kiện ngoài trời, thuờng thì 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
153 
phải tự tính toán và lo liệu vấn đề này. Điều này hoàn toàn có thể tính toán đƣợc và 
chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng ngƣời mà chúng ta dự định sẽ tham gia sự kiện để 
tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, 
việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng nhƣ giúp cho ngừoi tham gia đƣợc 
thuận lợi. 
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, nhƣ sự kiện mở dành cho mọi đối tƣợng thì 
ban tổ chức chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhƣng nếu tổ chức một buổi nghỉ 
ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành 
thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe 
hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trƣớc địa điểm nơi 
tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo. 
Bố trí các bãi giữ xe xung quanh sự kiện để đảm bảo luợng xe cộ và tránh ùn 
tắc tại khu vực diễn ra sự kiện. 
2. Trang trí 
Nhƣ đã nói ở một số bài viết trƣớc (nhƣ tổ chức đám cƣới ngoài trời), việc 
trang trí cũng rất quan trọng vì trong một không gian trống, nếu không khéo, bạn sẽ 
khiến cho buổi tiệc trở nên lạc lõng khi các hạng mục trang trí lọt thỏm giữa diện 
tích lớn. 
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều 
bảng quảng cáo hay phƣớn dọc, băng rôn quanh khu vực tổ chức để vừa làm không 
gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chƣơng trình. 
Dùng các pa nô chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ tổ 
chức một tiệc nƣớng (BBQ) bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng nhƣ tránh 
ngƣời lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 
1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn. 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
154 
3. Dự phòng 
Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mƣa 
và cũng không có gió lớn. Lƣờng trƣớc các rủi ro này để đƣa ra phƣơng án dự 
phòng tốt hơn. Chỗ ngồi cũng cần đƣợc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế 
khi khách tham dự vƣợt so với dự định. 
Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ 
chức quá lớn hoặc có gió, cần tƣ vấn cho khách hàng đầu tƣ thêm phần âm thanh 
ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề 
xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chƣơng trình, tránh thuê 
mƣớn lãng phí nhƣng cũng không đƣợc để thiếu dẫn đến hỏng chƣơng trình. 
4. Ăn uống 
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhƣng vẫn nằm trong 
không gian của một khu du lịch hoặc resort cao cấp vì bạn chỉ việc lựa chọn menu 
và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi 
tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời nhƣ Sân vận động hay Khu liên hợp thể dục 
thể thao chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn 
đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải 
quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lƣợng lớn ngƣời 
tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng. 
5. Vệ sinh 
Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống nhƣ đã nói ở trên và vệ sinh môi 
trƣờng trong suốt sự kiện. Bạn phải lƣu ý vì tiệc ngoài trời, thƣờng thì phần đông 
ngƣời Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả 
rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh 
thƣờng xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có 
thể đặt các bảng lƣu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông ngƣời và thông 
báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi ngƣời vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
155 
đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ 
chức. 
Một chi tiết nhỏ nhƣng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện 
lớn thu hút cả vài ngàn ngƣời nhƣng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến ngƣời tham gia 
phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lƣu động rất cần thiết trong những 
trƣờng hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trƣờng đô thị thành phố, quận, 
huyện để hỏi về thủ tục cho thuê. 
Câu hỏi và bài tập 
1. Công việc tổ chức và rheo dõi sự kiện bao gồm những gì? 
2. Những công việc nào thuộc điều phối nhân sự trong sự kiện? 
3. Công việc tổ chức và theo dõi sự kiện gồm những điểm nào? 
4. Điều phối nhân sự trong sự kiện gồm những nội dung gì? 
5. Khi khách đến tham dự sự kiện bị trễ giờ, nhà tổ chức có thể khắc phục bằng 
cách nào? 
6. Giải thích quy trình giải quyết khiếu nại của khách hàng! 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
156 
Phụ lục 1. HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 
CỘNG HÒA XÃ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
.................., ngày......... tháng......... năm.............. 
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ 
(Số: ......................................) 
Chúng tôi, một bên là : 
BÊN A: Công ty TNHH Thái Bình 
Ngƣời đại diện: Bà Trần Thanh Hà Chức vụ: Giám đốc 
Địa chỉ: 35 Lê Hồng Phong - Tp Vũng Tàu 
Điện thoại: 0939333999 Fax: (064) 852122 
Số tài khoản: 010004391565 Tại Vietcombank Vũng Tàu 
Mã số thuế: 4000231008 
Và một bên là: 
BÊN B: CÔNG T CỔ PHẦN TRU ỀN THÔNG THẾ GIỚI MỚI 
Đại diện: Ông Hoàng Trọng Kim Chức vụ: Giám đốc 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
157 
Địa chỉ: 20 Lê Lợi – Tp Vũng Tàu 
Điện thoại: (064) 3995 3029 Fax: (064) 39952323 
Tài khoản : 0491004449999 (VND) Tại Ngân hàng Ngoại thƣơng 
Mã số thuế: 0124653890 
Sau khi thỏa thuận, hai bên đã đồng ý ký Hợp đồng dịch vụ với các điều 
khoản nhƣ sau: 
ĐIỀU 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG 
Bên A sử dụng các dịch vụ của Bên B trong một số hạng mục trong công tác tổ 
chức chƣơng trình “Hội nghị khách hàng” 
Chi tiết công việc thể hiện trong Bảng báo giá đính kèm 
1.1. Thời gian thực hiện: Ngày 28 tháng 04 năm 2013. 
1.2. Địa điểm thực hiện: Khách sạn Imperial – Tp Vũng Tàu 
ĐIỀU 2: GI TRỊ HỢP ĐỒNG V ĐIỀU KHOẢN THANH TO N 
2.1. Giá trị hợp đồng: 
Giá trị hợp đồng chƣa bao gồm 10% VAT: 158.650.000 VNĐ 
VAT 10%: 15.865.000 VNĐ 
Tổng giá trị bao gồm 10% VAT: .174.455.000 VNĐ (Một trăm bảy mươi tư 
triệu bốn trăm năm mươi lăm đồng). 
Chi phí này không bao gồm các chi phí phát sinh khác không đƣợc liệt kê 
trong Bảng báo giá. Trƣờng hợp nếu có phát sinh các chi phí tăng thêm hoặc 
giảm tƣơng ứng do sự thay đổi này, mà đã có sự đồng ý của Bên A, thì phần 
chi phí này sẽ đƣợc tính tƣơng ứng vào giá trị thanh lý hợp đồng. 
2.2. Điều khoản thanh toán 
Bên A sẽ chuyển khoản bằng đồng Việt Nam vào tài khoản của Bên B. 
Bên A tạm ứng cho Bên B số tiền 50.000.000 VNĐ Năm mươi triệu 
đồng chẵn) ngay khi hợp đồng đƣợc ký kết. 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
158 
Giá trị còn lại của Hợp đồng sẽ đƣợc thanh toán trong vòng 7 ngày kể 
từ khi hai bên ký Biên bản thanh lý hợp đồng và Bên B chuyển cho Bên 
A các chứng từ, hóa đơn hợp lệ. 
ĐIỀU 3: TR CH NHIỆM CỦA HAI B N 
3.1. Trách nhiệm của Bên A 
Cung cấp đầy đủ thông tin về nội dung chƣơng trình nhằm đảm bảo đúng kế 
hoạch về các hạng mục kỹ thuật và nhân sự. 
Thanh toán đúng thời hạn cho Bên B theo Điều 2 của Hợp đồng này. 
3.2. Trách nhiệm của Bên B 
Hoàn thành đúng các dịch vụ và các hạng mục trong Báo giá đính kèm của 
hợp đồng này theo thời gian quy định. 
Thông báo thƣờng xuyên và cập nhật thông tin cho Bên A. 
Giúp Bên A tránh các sai sót và khủng hoảng thông tin trong quá trình diễn 
ra chƣơng trình. 
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh sự thay đổi về việc thực hiện nội 
dung của hợp đồng, Bên B phải thông báo bằng văn bản cho Bên A và phải 
đƣợc Bên A chấp thuận về sự thay đổi đó. 
Bảo mật thông tin: Bên B cam kết không cung cấp và tiết lộ bất kỳ thông tin 
nào về sản phẩm của Bên A và các nội dung khác cho bất kỳ bên thứ ba nào 
mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A. 
ĐIỀU 4: ĐIỀU KHOẢN CHUNG 
4.1. Trƣờng hợp bất khả kháng 
4.1.1. Các trƣờng hợp bất khả kháng bao gồm: chiến tranh, hỏa hoạn, bão, lũ 
lụt, động đất, bạo loạn. Sự xác định có sự kiện bất khả kháng phải dựa trên 
các tài liệu hỗ trợ pháp lý hợp lệ đƣợc cung cấp bởi cơ quan có thẩm quyền. 
4.1.2. Nếu trƣờng hợp bất khả kháng xảy ra, các bên sẽ không phải chịu trách 
nhiệm do không thực hiện hợp đồng, với điều kiện là bên gặp trƣờng hợp bất 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
159 
khả kháng đã áp dụng mọi biện pháp để ngăn chặn hoặc khắc phục hậu quả 
của trƣờng hợp bất khả kháng đó gây ra và đã thông báo cho bên kia biết. 
Các bên tự chịu phần thiệt hại của mình do trƣờng hợp bất khả kháng gây ra. 
4.2. Vi phạm hợp đồng 
4.2.1. Nếu một bên vi phạm bất cứ các điều khoản nào trong hợp đồng này thì 
bên bị vi phạm có thể đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng, đồng thời có quyền 
yêu cầu bên vi phạm phải bồi thƣờng mọi thiệt hại xảy ra. 
4.2.2. Nếu một trong hai bên đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng do lỗi của mình, 
Bên đơn phƣơng phải bồi thƣờng 100% phí quản lý và các chi phí phát sinh 
thực tế trong quá trình thực hiện hợp đồng theo chứng từ hợp pháp. 
4.2.3. Trong trƣờng hợp Bên B không thể thực hiện đƣợc Chƣơng trình hoặc các 
dịch vụ đã đƣợc thỏa thuận trong thời gian quy định của Hợp đồng này mà 
không phải do trƣờng hợp bất khả kháng nhƣ đã nêu tại Điều 4.1, Bên B sẽ 
bồi hoàn 100% số tiền mà Bên A đã trả cho Bên B. Trong trƣờng hợp 
chƣơng trình đƣợc thực hiện nhƣng không theo yêu cầu hay các chấp thuận 
của Bên A, Bên A có quyền yêu cầu Bên B bồi hoàn 100% số tiền đã nhận. 
4.2.4. Trong trƣờng hợp Bên A không thể thực hiện các cam kết của mình nhƣ 
đã thỏa thuận trong chƣơng trình này, Bên B có quyền không thực hiện dịch 
vụ cho tới khi Bên A thực hiện các cam kết của mình. 
4.2.5. Trong trƣờng hợp Bên B không thực hiện cam kết giữ bí mật thông tin 
cho Bên A đƣợc quy định tại Hợp đồng này thì phải chịu mức phạt là 8% 
tổng giá trị Hợp đồng và các thiệt hại xảy ra cho Bên A nếu có. 
4.3. Hai bên cam kết tuân thủ các điều khoản trong Hợp đồng này. 
4.4. Mọi bổ sung, sửa đổi hợp đồng này đều phải đƣợc hai bên thống nhất thỏa 
thuận và thực hiện bằng văn bản. 
4.5. Mọi tranh chấp phát sinh từ và/hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ đƣợc 
giải quyết bằng thỏa thuận và hòa giải giữa hai bên. Nếu các bên không giải 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
160 
quyết đƣợc, tranh chấp sẽ đƣợc giải quyết tại Tòa án, là cơ quan có thẩm 
quyền giải quyết tranh chấp. 
4.6. Phụ lục hợp đồng và Cam kết bảo mật là một bộ phận không tách rời của 
hợp đồng, có giá trị hiệu lực pháp lý kể từ ngày hai bên ký xác nhận. 
4.7. Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi thực hiện xong các nghĩa vụ của 
hợp đồng này, hai bên phải tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng, 
4.8. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt hiệu lực khi việc thực 
hiện dịch vụ đƣợc hoàn tất và lập Bản thanh lý hợp đồng theo đúng các điều 
khoản đã thỏa thuận. 
4.9. Hợp đồng này đƣợc lập thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp 
lý nhƣ nhau, mỗi bên giữ 02 (hai) bản./. 
ĐẠI DIỆN B N A ĐẠI DIỆN B N B 
Trƣờng Cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu 
161 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
Tài liệu tải trên mạng: 
1.  
2. Mr. Trần. Các hạng mục chi tiết cho tổ chức sự kiện. 09.02.2010 
3. Nhật Minh. Tổ chức sự kiện 
4. Kiến thức tổ chức sự kiện 
5. NGUYÊN TRẦN (VICTRI Media) 
6. HỒNG HẠNH tổng hợp và biên tập) 
7. PITvietnam Event Planning 
8. THANH NGUYÊN. Khách mời cho tổ chức sự kiện 
9. nv.media.net. Dự toán ngân sách cho tổ chức sự kiện 
10. Thu Anh. Lựa chọn âm nhạc cho tổ chức sự kiện