Giáo trình Quản trị công tác xã hội

 bộ điều hoà nhiệt độ không khí thông dụng trong nhà. Hệ thống này được diễn tả một cách vắn tắt trong sơ đồ dưới đây:
Hoạt động
Phát hiện sai lệch
Hoạt động sửa chữa
Thông tin phản hồi
Sửa chữa, điều chỉnh
4. Néi dung vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm tra.
4.1. Néi dung kiÓm tra.
 Nhµ qu¶n trÞ cã thÓ thùc hiÖn kiÓm tra ho¹t ®éng cña c¬ së b»ng c¸ch quan s¸t toµn diÖn mäi ho¹t ®éng (x©y dùng c¬ b¶n, c¸c dÞch vô cung cÊp, nh©n sù, tµi chÝnh, thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc ). Nh­ng c¸ch thøc kiÓm tra nµy chØ cã thÓ thÝch hîp víi c¸c c¬ së nhá hoÆc khi c¸c ho¹t ®éng cßn ®¬n gi¶n. Khi c¬ së ph¸t triÓn, sè l­îng ho¹t ®éng nhiÒu, tÝnh chÊt c«ng viÖc phøc t¹p th× c¸ch kiÓm tra nµy sÏ khã thùc hiÖn ®­îc. Tr­êng hîp nµy, nhµ qu¶n trÞ ph¶i chän ra nh÷ng ®iÓm cÇn ®­îc quan t©m ®Æc biÖt ®Ó x¸c ®Þnh néi dung kiÓm tra. Cã nh­ vËy th× ho¹t ®éng kiÓm tra cña c¬ së míi cã thÓ ®­îc tiÕn hµnh b×nh th­êng theo dù tÝnh.
 Th«ng th­êng c¸c ®iÓm ®­îc chän ®Ó kiÓm tra lµ c¸c ®iÓm träng yÕu, nghÜa lµ cÇn chän ®©u lµ kh©u träng yÕu t¸c ®éng ®Õn ho¹t ®éng cña c¬ së hoÆc t¸c ®éng ®Õn viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra. §Ó t×m ra ®­îc c¸c ®iÓm träng yÕu ®Ó kiÓm tra, nhµ qu¶n trÞ nªn tù t×m ra c©u tr¶ lêi cho c¸c c©u hái d­íi ®©y:
 - Nh÷ng ®iÓm nµo lµ ®iÓm ph¶n ¸nh râ nhÊt môc tiªu cña ®¬n vÞ m×nh?
 - Nh÷ng ®iÓm nµo lµ ®iÓm ph¶n ¸nh râ nhÊt t×nh tr¹ng kh«ng ®¹t môc tiªu?
 - Nh÷ng ®iÓm nµo lµ ®iÓm ®o l­êng tèt nhÊt sù sai lÖch?
 - Nh÷ng ®iÓm nµo lµ ®iÓm ph¶n ¸nh râ nhÊt cho nhµ qu¶n trÞ biÕt ai lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cho sù thÊt b¹i?
 - Tiªu chuÈn kiÓm tra nµo lµ Ýt tèn kÐm?
 - Tiªu chuÈn kiÓm tra nµo cã thÓ thu thËp th«ng tin cÇn thiÕt mµ kh«ng tèn kÐm nhiÒu c«ng søc vµ tiÒn b¹c?
C¸c tiªu chuÈn kiÓm tra träng yÕu cã thÓ lµ c¸c tiªu chuÈn vËt chÊt, tiªu chuÈn phÝ tæn, tiªu chuÈn ch­¬ng tr×nh vµ c¸c tiªu chuÈn v« h×nh (sù tÝn nhiÖm, sù ñng hé hay sù ­a thÝch ).
4.2. Ph­¬ng ph¸p kiÓm tra.
 VÒ lý thuyÕt qu¶n trÞ, cã nhiÒu ph­¬ng ph¸p tiÕn hµnh kiÓm tra, nh­: KiÓm tra l­êng tr­íc; kiÓm tra thÝch hîp; kiÓm tra thiÕt yÕu.
 KiÓm tra l­êng tr­íc lµ h×nh thøc kiÓm tra h­íng tíi t­¬ng lai. Ph­¬ng ph¸p nµy dïng mèi liªn hÖ ng­îc tõ ®Çu ra cña hÖ thèng vµ ®o l­êng ®Çu ra ®ã nh­ lµ nh÷ng ph­¬ng tiÖn cña kiÓm tra. Tuy nhiªn, ph­¬ng ph¸p nµy th­êng phô thuéc vµo c¸c sè liÖu b¸o c¸o thèng kª chÝnh thøc. Nh­ng mét trong nh÷ng khã kh¨n khi sö dông ph­¬ng ph¸p kiÓm tra nµy lµ bëi sù chËm chÔ vÒ thêi gian cña c¸c b¸o c¸o thèng kª vµ h¹ch to¸n. V× thÕ, c¸ch kiÓm tra h­íng tíi t­¬ng lai ch­a ®­îc coi träng vµ sö dông réng r·i trong thùc tÕ.
 KiÓm tra thÝch hîp lµ h×nh thøc kiÓm tra h­íng vµo thùc tÕ trªn c¬ së kÕ ho¹ch kiÓm tra ®­îc thiÕt kÕ phï hîp. KÕ ho¹ch kiÓm tra ®­îc x©y dùng b¶o ®¶m sù thÝch hîp cho 3 vÊn ®Ò c¬ b¶n sau: 1) Theo kÕ ho¹ch vµ c¸c chøc vô, 2) Cho c¸c nhµ qu¶n lý riªng biÖt vµ theo c¸ tÝnh cña hä, vµ 3) Theo sù cÇn thiÕt cho kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶.
 KiÓm tra thiÕt yÕu (hay kiÓm tra träng ®iÓm) lµ h×nh thøc kiÓm tra tËp trung vµo nh÷ng vÊn ®Ò träng t©m, träng ®iÓm; nã ®­îc coi lµ nh÷ng ®iÓm thiÕt yÕu t¸c ®éng m¹nh mÏ ®Õn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Víi c¸ch thøc kiÓm tra nµy, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ n¾m ®­îc mét nhãm lín c¸c bé phËn cÊp d­íi, còng nh­ nh÷ng vÊn ®Ò then chèt cÇn thiÕt cho viÖc t¨ng c­êng ®­îc tÇm h¹n qu¶n lý, t¨ng c­êng ®­îc sù th«ng tin liªn l¹c vµ tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ.
Chương IV
Quản trị công tác xã hội trong các cơ sở bảo trợ xã hội
Mã chương: MH24_CH04
Mục tiêu của chương:
- Kiến thức: 
+ Trình bày được khái niệm, nhiệm vụ và mô hình tổ chức của cơ sở bảo trợ xã hội;
+ Mô tả được các vấn đề về tổ chức, nhân sự, quản lý đối tượng và tài chính trong cơ sở bảo trợ xã hội.
- Kỹ năng: Vận dụng được các kiến thức đã học vào trợ giúp đối tượng tại các cơ sở bảo trợ xã hội.
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tôn trọng và nhiệt tình trong công tác trợ giúp các đối tượng.
Nội dung chính:
I. Khái niệm cơ sở bảo trợ xã hội
1. Khái niệm cơ sở Bảo trợ xã hội
Các cơ sở xã hội hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam do cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và cá nhân thành lập với mục đích nhân đạo, thực hiện việc nuôi dưỡng, chăm sóc, giúp đỡ và quản lý tập trung các đối tượng xã hội có hoàn cảnh đặc biệt được gọi chung là cơ sở Bảo trợ xã hội.
 Đối tượng xã hội có hoàn cảnh đặc biệt gồm: Trẻ em mồ côi; người già cô đơn không nơi nương tựa; người tàn tật nặng; người tâm thần mãn tính và các đối tượng xã hội khác do các cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc đối tượng tự nguyện đóng góp kinh phí để sống trong các cơ sở bảo trợ xã hội.
2. Nhiệm vụ của cơ sở Bảo trợ xã hội
 - Tiếp nhận và quản lý đối tượng;
 - Tổ chức các hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc, giúp đỡ và giáo dục đối tượng đã được tiếp nhận;
 - Tổ chức các hoạt động phục hồi chức năng, lao động sản xuất, văn hoá tinh thần...phù hợp với lứa tuổi và tình trạng sức khoẻ của từng loại đối tượng;
 - Phối hợp với các cơ quan, đơn vị để dạy văn hoá, dạy nghề, giáo dục hướng nghiệp phù hợp với từng nhóm đối tượng và điều kiện cụ thể của cơ sở;
 - Tổ chức tái hoà nhập gia đình, hoà nhập cộng đồng cho đối tượng khi có đủ điều kiện để hoà nhập xã hội.
3. Một số mô hình tổ chức cơ sở xã hội
3.1. Trung tâm Bảo trợ xã hội
 - Trung tâm Bảo trợ xã hội tổng hợp: tiếp nhận, nuôi dưỡng, chăm sóc và quản lý tập trung nhiều loại đối tượng khác nhau.
 - Trung tâm Bảo trợ xã hội chuyên biệt: tiếp nhận, nuôi dưỡng, chăm sóc và quản lý tập trung một loại đối tượng.
3.2. Trường giáo dục chuyên biệt
 Trường giáo dục chuyên biệt là loại hình tổ chức cơ sở xã hội được thành lập và hoạt động dựa trên các nguyên tắc, thiết chế tổ chức của một trường học. Đối tượng là những trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt, chủ yếu là trẻ em khuyết tật. 
3.3. Làng trẻ em.
 Làng trẻ em là một loại hình tổ chức cơ sở xã hội được thành lập và hoạt động dựa trên các nguyên tắc, thiết chế tổ chức của một làng theo truyền thống làng xã Việt Nam. Đối tượng là những trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt, gồm những trẻ em mồ côi, trẻ em khuyết tật.
3.4. Nhà mở, mái ấm, nhà tình thương
 Nhà mở, mái ấm, nhà tình thương ... là hình thức tổ chức các cơ sở xã hội được thành lập và hoạt động dựa trên nguyên tắc, thiết chế tổ chức "mở". Đối tượng là những trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt, mà chủ yếu là trẻ em lang thang kiếm sống. Trẻ đến và ra đi khỏi cơ sở hoàn toàn do trẻ tự nguyện, khi chúng cần được sự bảo vệ, che chở và giúp đỡ của cơ sở.
3.5. Trung tâm/Văn phòng/ tham vấn
 Trung tâm hay văn phòng tham vấn là hình thức tổ chức các hoạt động cung cấp dịch vụ tham vấn cho các cá nhân có vấn đề trong cộng đồng, được thành lập và hoạt động dựa trên nguyên tắc, thiết chế tổ chức các dịch vụ tham vấn.
II. Tổ chức và nhân sự
1. Tổ chức
1.1. Thành lập và giải thể cơ sở bảo trợ xã hội
 - Thành lập cơ sở bảo trợ xã hội.
 Tổ chức, cá nhân thành lập cơ sở bảo trợ xã hội phải đảm bảo các điều kiện, quy trình và thẩm quyền ra quyết định theo quy định của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền.
 - Giải thể cơ sở bảo trợ xã hội.
 Cơ sở bảo trợ xã hội tiến hành giải thể cơ sở trong những trường hợp: Hết thời hạn hoạt động được phép; hoạt động kém hiệu quả hoặc vi phạm các quy định của pháp luât.
 Khi tiến hành giải thể, Giám đốc cơ sở bảo trợ xã hội gửi hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền xem xét và ra quyết định giải thể theo đúng quy định của pháp luật.
1.2. Thiết lập cơ cấu tổ chức quản trị trong các cơ sở bảo trợ xã hội
 1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản trị theo đối tượng (nội dung) quản lý.
 - Sơ đồ:
Ban giám đốc
Quản lý 
nhân sự
Quản lý
đối tượng 
Quản lý 
tài sản
Quản lý
 tài chính
 - Đặc điểm: Đây là mô hình quản lý ở dạng tổng quát. Nó thể thể hiện rõ đối tượng quản trị ở mỗi cơ sở bảo trợ xã hội.
 - Nhược điểm: Chưa chỉ rõ chức trách, vai trò quản trị ở từng bộ phận của cơ cấu tổ chức theo các cấp bậc quản trị khác nhau.
 1.2.2. Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng quản lý.
 - Sơ đồ
Giám đốc
Phó giám đốc
Phó giám đốc
Bộ phận 
nuôi dưỡng
Bộ phận y tế, chăm sóc 
sức khoẻ
Bộ phận giáo dục, dạy nghề, PHCN
Bộ phận tham vấn, tái hoà nhập xã hội
Đối tượng
 - Đặc điểm: Thể hiện rõ cơ cấu tổ chức trong hệ thống quản trị của cơ sở xã hội. Các nhà quản trị trong từng cơ cấu của tổ chức thực hiện các chức năng, vai trò quản trị khác nhau, cùng hướng tới cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho đối tượng.
 - Ưu điểm: Tạo điều kiện chuyên môn hoá nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả cung cấp các dịch vụ.
 - Nhược điểm: Việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không rõ ràng, cụ thể và việc bố trí sắp xếp nhân viên vào từng vị trí không tương thích với trình độ, năng lực của họ có thể sẽ dẫn đến sự xung đột các vai trò. 
 1.2.3. Một số kiểu cơ cấu quản trị khác.
 Với xu thế tăng cường sự trao quyền cho đối tượng, một số cơ sở bảo trợ xã hội trao quyền tự quản về một số mặt cho đối tượng, tuỳ thuộc vào tuổi tác và tình trạng sức khoẻ của các nhóm đối tượng cụ thể, gồm: Tự quản các tài sản cá nhân, tự quản phòng ở và các trang thiết bị trong phòng ở; tham gia tự quản một phần về tài chính (chế độ nuôi dưỡng) và quản lý khuôn viên .v.v.
 Đặc biệt, với quan điểm coi đối tượng là trung tâm của công tác quản trị, một số cơ sở thực hiện cách thức quản lý "mở" nhằm tăng cường các mối liên hệ giữa đối tượng với cơ sở, với cộng đồng dân cư chung quanh và với cộng đồng xã hội để tăng cường sự hoà nhập xã hội cho đối tượng, cũng như việc huy động được tối đa các nguồn lực cho việc giúp đỡ đối tượng. 
2. Nhân sự
2.1. Tuyển chọn
 Giám đốc cơ sở bảo trợ xã hội thực hiện việc tuyển chọn, ký kết hợp đồng lao động với các nhân viên theo đề án được duyệt và theo quy trình tuyển chọn.
2.2. Sử dụng
 Bố trí, sắp xếp nhân viên vào từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ sở theo trình độ, năng lực phù hợp với chức năng nhiệm vụ quy định. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhân viên. Thực hiện các chính sách, chế độ về tiền lương và bảo hiểm xã hội và các phúc lợi khác cho cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật. 
2.3. Đánh giá
 Định kỳ hằng năm tổ chức đánh giá cán bộ, nhân viên. Tổ chức các hình thức động viên, khen thưởng phù hợp.
2.4. Bổ nhiệm
 Đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, nhân viên có phẩm chất, năng lực tốt làm chức năng lãnh đạo, quản lý ở các cấp độ quản trị khác nhau trong cơ cấu tổ chức khi có yêu cầu.
3. Chế độ báo cáo
 - Nội dung báo cáo: Tuỳ theo chế độ báo cáo và yêu cầu của cơ quan quản lý trực tiếp cấp trên, cơ sở bảo trợ xã hội làm báo cáo toàn bộ các hoạt động hoặc báo cáo theo từng mặt hoạt động của cơ sở với cơ quan quản lý trực tiếp.
 - Chế độ báo cáo: Thông thường có các báo cáo theo định kỳ (tháng, quý, năm); báo cáo đột xuất hoặc khi kết thúc một dự án.
III. Quản lý đối tượng
1. Tiếp nhận
- Đối tượng tiếp nhận: Cơ quan quản lý trực tiếp của cơ sở ra quyết định tiếp nhận đối tượng phù hợp với nhiệm vụ và khả năng của cơ sở. Đối tượng được tiếp nhận là những người thuộc một trong các nhóm đối tượng xã hội quy định.
- Thủ tục hồ sơ: Đơn, sơ yếu lý lịch, hồ sơ bệnh án (nếu là người tàn tật), quyết định tiếp nhận đối tượng của cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi, phải ghi tuổi ước đoán, đặc điểm nhận dạng lúc thu nhận kèm theo ảnh và các giấy tờ khác (nếu có).
2. Tổ chức cung cấp các dịch vụ
- Nuôi dưỡng;
- Chăm sóc y tế và sức khoẻ;
- Chỉnh hình, phục hồi chức năng (nếu đối tượng là người tàn tật);
- Giáo dục, hướng nghiệp, dạy nghề;
- Văn hoá, tinh thần;
- Tư vấn ...
3. Tổ chức tái hoà nhập cộng đồng/xã hội
 Giám đốc cơ sở bảo trợ xã hội ra quyết định đưa đối tượng trở về gia đình, cộng đồng khi có đủ các điều kiện quy định sau:
- Trẻ em đã đến tuổi trưởng thành hoặc có người nhận làm con nuôi, nhận đỡ đầu;
 - Người tàn tật đã phục hồi, người tâm thần đã ổn định bệnh tật;
 - Gia đình hoặc người nhận bảo trợ;
 - Các đối tượng khác khi hết thời hạn quy định.
V. Quản lý tài chính - tài sản
1. Nguồn tài chính, tài sản
 - Nguồn tự có của chủ cơ sở Bảo trợ xã hội;
 - Nguồn ngân sách Nhà nước cấp hoặc hỗ trợ;
 - Nguồn đóng góp của gia đình, người thân, người nhận bảo trợ đối tượng;
 - Nguồn thu từ hoạt động lao động sản xuất, dịch vụ (nếu có);
 - Nguồn huy động từ các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
2. Quản lý, sử dụng tài chính - tài sản
2.1. Sử dụng tài chính (kinh phí).
 Các nguồn kinh phí được sử dụng vào các hoạt động của cơ sở: chi phí cho các dịch vụ cung cấp cho đối tượng; chi phí quản lý thường xuyên; chi phí đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật .v.v.
2.2. Quản lý tài chính, tài sản.
 Cơ sở xã hội thực hiện quản lý tài chính, tài sản theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
 Định kỳ và hàng năm, cơ sở có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động tài chính theo quy định về quản lý tài chính với cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan quản lý trực tiếp hoặc với cơ quan tài trợ (đối với các cơ quan, tổ chức tài trợ).
Thực hiện chế độ công khai, dân chủ việc chi tiêu các nguồn kinh phí trợ giúp hoặc do lao động sản xuất và dịch vụ.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Brownell, J. 1990. Nhận thức về vai trò của người nghe: nghiên cứu về quản lý (Perceptions of effective listeners: A management study). Tạp chí giao tiếp kinh doanh (Journal of Business Communication), số 27: 401-405.
[2]. Golen, S. 1990. Phân tích các nhân tố cản trở việc lắng nghe có hiệu quả. Tạp chí giao tiếp kinh doanh (Journal of Business Communication), số 27: 25 –35.
[3]. Gerhart, U.C. 1990. Nghên cứu các triệu chứng mãn tính về tâm trí (Caring for the Chronic Mentally Ill). Itasca, IL: Peacock.
[4]. Haney, W.V. 1979. Giao tiếp và các mối quan hệ qua lại giữa cá nhân (Communication and Interpersonal Relations). Homewood, Ill: Irwin.
[5]. Kagle, J. 1991. Ghi chép về công tác tác xã hội (Social Work Records). Belmont, CA: Wadsworth.
[6]. Lewin, K. 1951. Lý thuyết theo lĩnh vực trong khoa học xã hội (Field Theory in Social Science). New Yoke: Harper and Row.
[7]. Moxley, D.P. 1989. Thực hành xử lý tình huống (The Practise of Case Management). Newbury Park, CA: Sage.
[8]. Skidmore, A. Rex (1990) 2nd Ed. Quản trị công tác xã hội: Quản lý năng động và các mối quan hệ giữa con người (Social Work Administration: Dynamic Management and Human Relationships). Prentice Hall. USA.
[9]. Straw, B.M., Sandelands, L. & Dutton, J. 1981. Những ảnh hưởng của tính cứng nhắc đến việc ứng xử trong tổ chức (Threat-Rigidity Effects in Organisational Behaviour). Tạp chí khoa học hành chính ba tháng một kỳ (Administrative Science Quarterly), số 26: 501-524.
[10]. Weick, 1993. Sự sụp đổ của phương thức hành động theo cảm giác (The collapse of sensemaking in organisations). Tạp chí khoa học hành chính ba tháng một kỳ (Administrative Science Quarterly), số 38:628-652.
[11]. Whetten, D.A. & Cameron K.S. (1995) 3rd Ed. Phát triển kỹ năng quản lý (Developing Management Skills). Harper Collins. USA.
[12]. Quản trị học, MANAGEMENT - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp biên soạn, NXB Thống Kê, năm 2003.
[13]. Quản trị học trong xu thế hội nhập, PGS. TS Đào Duy Huân; TS Nguyễn Thanh Hội; TS Phan Thăng, NXB Thống Kê, năm 2003.