Giáo trình môn Kỹ năng làm việc nhóm

o ạch s ẽ giúp bạn có nh ững b ước ti ến dài trong 
cu ộc đời và s ự nghi ệp. 
 Đối v ới k ế ho ạch ngày hay tu ần b ạn c ũng có th ể th ực hi ện theo cách trên. Ho ặc 
đơ n gi ản h ơn, b ạn hãy s ắp x ếp danh m ục các công vi ệc theo th ứ t ự ưu tiên. Lúc này, 
kế ho ạch tr ở thành m ột danh sách t ất c ả các công vi ệc mà b ạn ph ải th ực hi ện t ừ đầu 
đến cu ối. V ậy thì, khi b ạn có ý t ưởng v ề m ột lo ạt các công vi ệc trong ngày, b ạn hãy 
sắp x ếp theo th ứ t ự quan tr ọng nh ất, b ắt đầu t ừ công vi ệc s ố 1 r ồi đến nh ững công vi ệc 
kém quan tr ọng h ơn. S ự ràng bu ộc v ề th ời gian đối v ới nh ững công vi ệc c ốt lõi trong 
từng b ước đi c ủa k ế ho ạch bu ộc b ạn ph ải xem xét c ẩn th ận và đôi khi ph ải điều ch ỉnh 
toàn b ộ k ế ho ạch chung khi c ần thi ết. Có th ể b ạn s ẽ h ơi ti ếc m ột chút khi không làm 
được h ết m ọi vi ệc đúng nh ư k ế ho ạch đề ra nh ưng b ạn s ẽ hài lòng khi th ấy nhi ệm v ụ 
cốt lõi c ủa mình đạt được k ết qu ả kh ả quan. 
Mô hình m ột b ản k ế ho ạch quý/tháng/tu ần: 
 TT Nội dung Ph ươ ng h ướng th ực Bắt đầu Kết thúc Kết qu ả th ực Ghi chú 
 công vi ệc hi ện tế 
Mô hình m ột b ản k ế ho ạch n ăm: 
 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 
 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 
 50 
 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 
 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 
Ví d ụ k ế ho ạch ngày th ứ 7 c ủa m ột doanh nhân: 
 Th ứ 7 
 - 6h: Ghi chép 
 - 8h30: Nguy ệt san Golf Monthly ph ỏng v ấn v ề tình hình môn th ể thao Golf 
 - 11h: ITV News ph ỏng v ấn v ề hình ảnh tr ước công chúng c ủa gia đình hoàng 
 gia 
 - 11h30: Lái xe t ới Salisbury dùng b ữa tr ưa t ại nhà Edward Heath. 
 - 16h30: H ọp lãnh đạo t ại v ăn phòng London v ề các ho ạt động c ủa công ty t ại 
 Mỹ. 
 - 19h: Đáp máy bay đi New York 
 - 20h: Th ưởng th ức pizza v ới v ợ t ại b ờ Đông Manhattan. 
3.2.1 K ỹ n ăng t ổ ch ức công vi ệc 
 a) Xác định quy trình, kh ối l ượng công vi ệc và phân công lao động 
 - Xác định quy trình: Quy trình là một chu ỗi các ho ạt động đều đặn hay liên t ục 
được th ực hi ện theo m ột trình t ự nh ất định nh ằm đạt được hi ệu qu ả công vi ệc. Hay nói 
một cách đơ n gi ản, quy trình là trình t ự các b ước c ần ph ải th ực hi ện l ần l ượt nh ằm gi ải 
quy ết công vi ệc m ột cách hi ệu qu ả. Ví d ụ khi b ạn mu ốn th ưởng th ức m ột qu ả táo, quy 
trình các b ước c ần ph ải làm là: r ửa s ạch táo, l ấy dao g ọt v ỏ, b ổ qu ả, c ắt b ỏ túi ch ứa h ạt, 
ăn t ừng mi ếng. Gi ữa các ho ạt động này có m ối quan h ệ ph ụ thu ộc l ẫn nhau và vi ệc 
 51 
 th ực hi ện c ần ph ải tuân theo trình t ự nh ất định. T ất nhiên chúng ta có th ể b ỏ qua m ột 
 bước nào đó, ho ặc tr ộn l ẫn gi ữa các b ước v ới nhau, tuy nhiên lúc đó s ẽ không còn ý 
 ngh ĩa c ủa vi ệc th ưởng th ức trái táo n ữa. T ươ ng t ự nh ư v ậy, đối v ới b ất c ứ m ục tiêu 
 nào c ủa nhóm, ng ười lãnh đạo nhóm ph ải bi ết xác định quy trình công vi ệc để làm c ơ 
 sở ti ến hành công vi ệc và kiểm soát các ho ạt động trong nhóm. Ví d ụ hãng xe A l ập 
 kế ho ạch s ản xu ất m ột lo ại xe khách m ới. Đây là m ột d ự án l ớn. Vì v ậy để đạt được 
 mục tiêu này, quy trình các b ước quan tr ọng nh ất c ần ph ải làm là: 
 Yêu c ầu v ề xe 
 Thi ết k ế xe 
 Ch ế t ạo xe 
Ki ểm tra thử xe 
 - Xác định kh ối l ượng công vi ệc và phân công lao động: 
 Vi ệc xác định kh ối l ượng công vi ệc phân công nhi ệm v ụ thông th ường được ti ến hành 
 bởi ng ười lãnh đạo nhóm, nhà qu ản lý ho ặc chuyên gia nòng c ốt – nh ững ng ười am 
 hi ểu t ường t ận v ề công vi ệc và có kh ả n ăng giao phó công vi ệc cho các nhóm viên. 
 Ch ẳng h ạn v ới m ột d ự án l ớn nh ư trên s ản xu ất lo ại xe khách m ới thì t ưởng ch ừng 
 công vi ệc vô cùng khó kh ăn và ph ức t ạp. V ấn đề này đã được đề c ập đến trong ph ần 
 2.1-Xác định m ục tiêu, phân công nhi ệm v ụ; tuy nhiên ở đây chúng ta c ụ th ể hóa cách 
 th ức xác định kh ối l ượng công vi ệc và phân công nhi ệm v ụ m ột cách chi ti ết. 
 Với d ự án s ản xu ất m ẫu xe m ới nh ư trên, công vi ệc ti ếp t ục được tri ển khai nh ư 
 sau: 
 Công ty Ô tô ABC 
 Mẫu Luxyry Sedan 2003 
Yêu c ầu v ề xe Thi ết k ế xe Ch ế t ạo xe Ki ểm tra th ử 
 xe 
 Ho ạt động Lập bi ểu đồ Ho ạt động Ho ạt động 
 A động c ơ A A 
 Ho ạt động Lập bi ểu đồ Ho ạt động Ho ạt động 
 B ống x ả B B 
 Ho ạt động Bản v ẽ Ho ạt động Ho ạt động 
 C khung xe C C 
 ngoài 
 52 
 Ho ạt động Bản v ẽ ph ần Ho ạt động Ho ạt động 
 D trong xe D D 
 b) Ki ểm tra, đánh giá 
 Ki ểm tra là quá trình xem xét l ại các ho ạt động đang di ễn ra, đối chi ếu v ới m ục 
tiêu, xác định nh ững vi ệc còn ph ải ti ếp t ục th ực hi ện để đạt được các m ục tiêu. Ki ểm 
tra nh ằm bi ết được k ế ho ạch hành động đã đúng ch ưa, nh ững vi ệc đã th ực hi ện n ếu 
ch ưa đạt yêu c ầu thì c ần ph ải xem xét, tính toán làm th ế nào để đạt k ế ho ạch. 
 Đánh giá là so sánh k ết qu ả v ới m ục tiêu xem m ức độ đạt được đến đâu để th ấy 
được hi ệu qu ả ho ạt động c ủa nhóm trong quá trình hoàn thành m ục tiêu chung. 
 Đối v ới nh ững m ục tiêu ng ắn h ạn hay nh ững công vi ệc ch ỉ di ễn ra trong 
kho ảng th ời gian r ất ng ắn thì vi ệc ki ểm tra, đánh giá có th ể ti ến hành ở giai đoạn k ết 
thúc. Nh ưng v ới nh ững d ự án dài h ơi thì c ần ph ải ti ến hành ki ểm tra, đánh giá th ường 
xuyên, định k ỳ trong c ả quá trình th ực hi ện. B ởi vì n ếu th ực hi ện một d ự án quan 
tr ọng chi ếm nhi ều th ời gian và công s ức, nh ưng chúng ta ch ỉ ki ểm tra đánh giá khi d ự 
án k ết thúc s ẽ d ẫn đến nh ững t ổn th ất v ề ngu ồn l ực khi xu ất hi ện b ất kì m ột sai l ầm 
hay thi ếu sót nào. Vì v ậy bi ện pháp ki ểm tra, đánh giá ch ất l ượng công việc là c ần 
thi ết, nó đảm b ảo r ằng chúng ta đang đi đúng h ướng. Để làm t ốt công vi ệc này, t ốt 
nh ất nên chia nh ỏ m ục tiêu thành nhi ều giai đoạn có đánh d ấu b ằng nh ững điểm m ốc 
quan tr ọng. C ũng gi ống nh ư chúng ta đi m ột quãng đường dài thì ph ải th ường xuyên 
theo dõi các c ột m ốc trên đường để bi ết mình đang ở đâu và còn bao xa n ữa mình s ẽ 
đi đến đích. Cu ộc đời c ủa m ỗi ng ười c ũng th ường được đánh d ấu b ởi nh ững b ước 
ngo ặt quan tr ọng nh ư ngày sinh nh ật, ngày t ốt nghi ệp ph ổ thông hay đại h ọc, ngày 
cưới, ngày thành lập công ty riêng, ngày mua nhà m ới, Trong công cu ộc chinh ph ục 
mục tiêu c ũng v ậy, m ỗi ng ười nên xác định nh ững th ời điểm quan tr ọng, đó là khi 
nh ững m ục tiêu nh ỏ được hoàn t ất. Ch ẳng h ạn, b ạn An m ới ch ỉ bắt đầu học ti ếng anh 
cơ b ản trình độ B ở Trung tâm Ngo ại ng ữ, b ạn đề ra cho mình m ột m ục tiêu là sau hai 
năm n ữa b ạn s ẽ đạt được 600 điểm Toefl. B ạn An sẽ khó đạt được m ục tiêu h ơn n ếu 
cứ c ắm cúi h ọc su ốt hai n ăm, sau đó đi thi v ới hi v ọng đạt ngay 600 điểm. B ạn An nên 
đặt ra các m ốc để mình t ừng b ước v ươ n t ới nh ư : 6 tháng đầu b ạn đi h ọc l ại ch ươ ng 
trình ti ếng anh c ơ b ản, 6 tháng ti ếp theo b ắt đầu ôn luy ện ch ươ ng trình để đạt m ốc 400 
điểm, 6 tháng n ữa c ố g ắng v ươ n t ới m ốc 500 điểm và 6 tháng cu ối cùng c ủa k ế ho ạch 
 53 
là b ạn s ẽ “cán đích” 600 điểm. Sau m ỗi ch ặng đường đi qua, b ạn nh ất thi ết ph ải ki ểm 
tra, đánh giá l ại trình độ c ủa b ạn xem có “l ỗ h ổng ki ến th ức” nào thì “bù đắp” l ại và 
ti ếp t ục hoàn thi ện. N ếu th ấy mình còn quá xa so v ới “ điểm m ốc” ch ứng t ỏ b ạn ch ưa 
có ph ươ ng pháp h ọc t ập hi ệu qu ả, nh ư v ậy b ạn cần ph ải điều ch ỉnh k ế ho ạch và thay 
đổi ph ươ ng pháp. N ếu b ạn v ượt qua “ điểm m ốc” m ột cách nh ẹ nhàng, b ạn hãy vui 
mừng vì điều đó và ti ếp t ục phát huy ph ươ ng pháp hi ệu qu ả mà b ạn đang s ử d ụng. 
 Vi ệc ki ểm tra, đánh giá hi ệu qu ả công vi ệc thông qua nh ững điểm m ốc quan 
tr ọng còn mang l ại m ột ý ngh ĩa l ớn lao v ề m ặt tâm lý. Nó s ẽ là động l ực để chúng ta 
ti ếp t ục ti ến lên phía tr ước ho ặc chúng ta sẽ được khích l ệ b ởi ý ngh ĩ: “Mình đang ti ến 
gần đến m ục tiêu. N ếu c ứ duy trì nh ịp độ này mình s ẽ hoàn thành t ốt m ục tiêu đã đề 
ra”. Có m ột s ự liên h ệ so sánh thú v ị gi ữa ng ười th ực hi ện t ốt khâu ki ểm tra, đánh giá 
ch ất l ượng công vi ệc v ới “b ộ điều nhi ệt” dùng để ki ểm tra và điều hòa nhi ệt độ trong 
nhà. B ộ điều nhi ệt này có th ể nh ận bi ết nhi ệt độ v ượt ra kh ỏi ph ạm vi đã định tr ước. 
Nếu nhi ệt độ quá cao, b ộ điều nhi ệt s ẽ báo hi ệu để h ệ th ống l ạnh làm vi ệc; n ếu nhi ệt 
độ quá th ấp, h ệ th ống s ưởi ấm s ẽ kh ởi động. B ộ điều nhi ệt liên t ục ki ểm tra nhi ệt độ 
để có nh ững tín hi ệu phù h ợp. Và m ột ng ười mu ốn đạt được m ục tiêu c ủa mình đúng 
th ời h ạn v ới ch ất l ượng cao thì c ũng c ần ph ải có “b ộ c ảm bi ến” để s ử d ụng trong vi ệc 
ki ểm tra, đánh giá các ho ạt động. Nó s ẽ giúp chúng ta có nh ững ph ản ứng k ịp th ời, 
nh ững điều ch ỉnh h ợp lý để tránh được nh ững r ắc r ối trong quá trình hành động. 
3.2.3 K ỹ n ăng điều hành cu ộc h ọp-th ảo lu ận 
a) Đánh giá chung v ề v ấn đề h ọp-th ảo lu ận 
 Ai c ũng đã t ừng tham gia vào nh ững cu ộc h ọp hay th ảo lu ận nhóm ở các môi 
tr ường khác nhau nh ư trong gia đình, ở khu ph ố, ở tr ường l ớp, ở c ơ quan v ới nhi ều 
mục đích khác nhau. Có nh ững ng ười tham gia m ột cách b ắt bu ộc, mi ễn c ưỡng, có 
ng ười tham gia m ột cách th ờ ơ, h ời h ợt, có ng ười tham gia cho vui,T ươ ng t ự nh ư 
vậy, c ũng có nhi ều cu ộc h ọp-th ảo lu ận di ễn ra m ột cách nh ạt nh ẽo, hình th ức, không 
rõ m ục tiêu ho ặc vô b ổ. Do v ậy h ội họp nhi ều khi gây lãng phí th ời gian, ti ền b ạc c ủa 
các cá nhân, c ủa nhóm hay t ổ ch ức trong xã h ội. Tuy nhiên, nhìn vào m ặt tích c ực c ủa 
 54 
vi ệc h ọp - th ảo lu ận thì rõ ràng ai c ũng thu nh ận được không ít l ợi ích hay nh ững hi ệu 
qu ả nh ất định mà h ọp-th ảo lu ận mang l ại. Đó là: 
 - Th ỏa mãn nhu c ầu c ủa m ỗi ng ười được tham gia và đóng góp vào công vi ệc 
chung. 
 - Th ỏa mãn nhu c ầu n ắm b ắt được nh ững thông tin c ần thi ết mà cu ộc h ọp đề 
cập đến, theo dõi ti ến trình cu ộc h ọp và quan sát s ự tham gia đóng góp c ủa ng ười khác. 
 - Đẩy mạnh tính ch ủ động, tích c ực; nâng cao tinh th ần trách nhi ệm c ủa các 
thành viên. 
 - Tìm được l ời gi ải đáp cho nh ững th ắc m ắc, nghi v ấn ho ặc nh ững ý ki ến 
ch ưa rõ ràng. B ổ sung thêm nhi ều ý ki ến, quan điểm m ới. Làm sáng t ỏ v ấn đề. 
 - Đư a ra nh ững quy ết định mang tính khách quan và đúng đắn h ơn. 
 - Thôi thúc các thành viên t ươ ng tác v ới nhau nhi ều h ơn, t ạo s ự c ởi m ở, 
th ẳng th ắn, trung th ực và tin t ưởng l ẫn nhau 
 - Giúp các thành viên d ễ dàng và nhanh chóng ti ếp thu ý ki ến đồng th ời thúc 
đẩy h ọ thay đổi thái độ và hành vi theo h ướng tích c ực. 
 Một cu ộc h ọp - th ảo lu ận được coi là thành công khi đáp ứng được 4 y ếu t ố 
 sau: 
 - Đạt được m ục tiêu: Nh ững thông tin được truy ền đạt thông su ốt, m ục tiêu 
được xác định rõ ràng, nh ững quy ết định mang tính kh ả thi, giao nhi ệm v ụ h ợp lí và 
nh ận được s ự cam k ết th ực hi ện, mâu thu ẫn được gi ải quy ết ổn th ỏa, Tránh lan man, 
ôm đồm, làng nhàng. 
 - Bầu không khí tho ải mái, tích c ực, c ởi m ở, dân ch ủ. Tránh không khí ng ột 
ng ạt, b ức b ối, g ượng g ạo, bóng b ẩy, khách sáo, dè b ỉu,  
 - Sự th ỏa mãn c ủa nhóm viên: vì đã thu nh ận được m ột cái gì đó nh ư thông 
tin, ki ến th ức, s ự chia s ẻ, s ự trao đổi, đóng góp,  
 - Đúng gi ờ: không nên b ắt đầu mu ộn ho ặc kéo dài thêm. 
b) Ti ến hành các b ước trong cu ộc h ọp-th ảo lu ận 
- B ước 1: Chu ẩn b ị 
+ Xác định n ội dung: m ục đích cu ộc h ọp-th ảo lu ận, chu ẩn b ị d ữ ki ện và t ư li ệu 
+ Xác định khung c ảnh ( địa điểm, v ật d ụng xung quanh): b ố trí ch ỗ ng ồi thu ận l ợi và 
trang b ị nh ững v ật d ụng c ần thi ết. 
 55 
+ Th ời gian: xác định chính xác gi ờ b ắt đầu và gi ờ k ết thúc 
- B ước 2: B ắt đầu cu ộc h ọp 
+ Gi ới thiệu và làm quen các thành viên 
+ T ạo b ầu không khí vui v ẻ, thân thi ện 
+ Th ống nh ất m ục đích cu ộc h ọp và cách th ức làm vi ệc. 
- B ước 3: Điều hành cu ộc h ọp 
+ L ần l ượt đư a ra t ừng ch ủ đề quan tr ọng để các thành viên cùng trao đổi, th ả lu ận 
+ Ng ười lãnh đạo nhóm ph ải bi ết cách đặt v ấn đề, đư a ra nhi ều câu h ỏi, khích l ệ s ự 
tích c ực đóng góp ý ki ến, phân tích làm sáng t ỏ v ấn đề, tóm l ược v ấn đề, l ấy bi ểu 
quy ết ho ặc ra quy ết định cu ối cùng cho t ừng v ấn đề. 
+ Sau khi ra quy ết định cu ối cùng, c ần ch ắc ch ắn r ằng t ất cả các nhóm viên đã n ắm rõ, 
nh ất trí và cam k ết ch ấp hành đúng nh ư quy ết định cu ối cùng. Thông th ường sau cu ộc 
họp m ọi ng ười s ẽ n ắm rõ thông tin, bi ết nh ững nhi ệm v ụ c ần ph ải làm, được giao cho 
ai, th ời gian hoàn thành, k ết qu ả mong mu ốn. 
+ K ết thúc cu ộc họp: Đánh giá v ề k ết qu ả cu ộc h ọp, các v ấn đề đã được gi ải quy ết và 
vấn đề còn t ồn đọng. 
 56 
 TÀI LI ỆU THAM KH ẢO 
1. James L. Gibson, Tổ ch ức-Hành vi-Cơ c ấu-Quy trình , B ản d ịch ti ếng Vi ệt do 
 Ths Phan Qu ốc B ảo ch ủ trì, NXB T ổng h ợp TP. HCM. 
2. Xây d ựng nhóm làm vi ệc hi ệu qu ả, B ản d ịch ti ếng vi ệt c ủa Tr ần Th ị Bích Nga, 
 Ph ạm Ng ọc Sáu và Nguy ễn Th ị Thu Hà, NXB T ổng h ợp TP. HCM, 2006. 
3. Michael Maginn, Thúc đẩy nhóm làm vi ệc hi ệu qu ả, B ản d ịch c ủa Tr ần Phi 
 Tu ấn, NXB T ổng h ợp TP. HCM, 2007. 
4. Ken Blanchard, Alan Randolph, Peter Grazier, Ê-kíp ti ến lên nào , B ản d ịch c ủa 
 Lê Tuyên, NXB Tr ẻ, 2005. 
5. Tony Buzan, Sức m ạnh c ủa trí tu ệ xã h ội, NXB T ổng h ợp TP. HCM, 2013. 
6. Lãnh đạo nhóm , B ản d ịch ti ếng vi ệt c ủa Nguy ễn Thu Hà, NXB Tri Th ức, 2009. 
7. Nguy ễn Qu ốc Tu ấn và Nguy ễn Th ị Loan, Phát tri ển k ỹ n ăng qu ản tr ị, NXB 
 Tài chính, 2009. 
8. Lươ ng V ăn Úc, Giáo trình Tâm lý h ọc lao động , NXB ĐHKTQD, 2011 
9. Bùi Anh Tu ấn & Ph ạm Thúy H ươ ng, Giáo trình Hành vi t ổ ch ức, NXB ĐH 
 KTQD, 2011. 
10. Hà Nam Khánh Giao, Ph ạm Th ị Trúc Ly và Nguy ễn Th ị Qu ỳnh Giang, Giáo 
 trình giao ti ếp kinh doanh , NXB L ĐXH, 2011. 
11. Đoàn Th ị H ồng Vân và Kim Ng ọc Đạt, Giao ti ếp trong kinh doanh và cu ộc 
 sống , NXB T ổng h ợp TP. HCM, 2011. 
12. Đoàn Tr ần H ạnh, Bài gi ảng Tâm lý qu ản lý , H ọc Vi ện CNBCVT 1 
13. Nguy ễn V ăn Ph ươ ng, Bài gi ảng K ỹ n ăng làm vi ệc nhóm , H ọc viện CNBCVT 2. 
14. Đặng Đình Bôi, Bài gi ảng K ỹ n ăng làm vi ệc nhóm , ĐH Nông-Lâm TP. HCM 
15. Nguy ễn Th ị Oanh, Làm vi ệc theo nhóm , NXB Tr ẻ, 2007 
16. Lại Th ế Luy ện, Kỹ n ăng làm vi ệc đồng đội, NXB T ổng h ợp TP. HCM. 
17. Rodd Wagner & Gale Muller, Ng ười thông minh không làm vi ệc m ột mình , 
 Bản d ịch ti ếng vi ệt c ủa Ph ươ ng Th ảo-Song Thu, NXB T ổng h ợp TP. HCM. 
18. James Surowiecki, Trí tu ệ đám đông , b ản d ịch c ủa Nguy ễn Th ị Y ến, NXB Tri 
 th ức, 2012. 
 57 
19. Qu ản lý d ự án l ớn và nh ỏ, B ản d ịch ti ếng vi ệt c ủa Tr ần Th ị Bích Nga & Ph ạm 
 Ng ọc Sáu, NXB T ổng h ợp TP. HCM, 2010. 
20. Blair Singer, Xây d ựng m ột nhóm kinh doanh thành công , B ản d ịch ti ếng Vi ệt 
 của Thiên Kim, NXB Tr ẻ, 2011. 
21. John C. Maxwell, 17 nguyên t ắc vàng khi làm vi ệc nhóm , Bản d ịch c ủa Đức 
 Anh, NXB Lao động-Xã h ội, 2012. 
 58