Giáo trình Kỹ năng đàm phán (Mới)

 thích về tính siêu 
 việt của sản phẩm. 
www.ebook.edu.vn 
 Các thành viên trong một đoàn đàm phán thường đảm nhận một trong ba vai 
trò cơ bản sau: 
 • Vai trò lãnh đạo: người đảm nhận vai trò này thường là trưởng đoàn đàm 
 phán. Người lãnh đạo không nhất thiết là người có nhiều kinh nghiệm 
 nhất như chúng ta thường nghĩ. Người lãnh đạo thường đảm nhận những 
 nhiệm vụ sau: 
 ƒ Điều khiển cuộc thảo luận 
 ƒ Đưa ra đề xuất trọn gói 
 ƒ Đề nghị trao đổi các điều kiện 
 ƒ Đề nghị tạm dừng đàm phán 
 • Vai trò tổng kết: vai trò này còn được gọi là vai trò gây khó khăn (bad 
 guy), người đóng vai trò này luôn cảnh giác với những gì đối tác nói hay 
 làm và thường đảm nhận những nhiệm vụ sau: 
 ƒ Đặt câu hỏi cho phía đối tác 
 ƒ Giải thích những thắc mắc của đối tác để làm rõ vấn đề 
 ƒ Tóm tắt những nội dung đã thảo luận vào những thời điểm phù hợp 
 ƒ “Câu giờ” để cho người lãnh đạo có thời gian suy nghĩ 
 ƒ Đảm bảo cuộc đàm phán đi đúng hướng 
 ƒ Không bỏ qua bất kỳ một ý kiến nào 
 ƒ Bảo vệ mục tiêu 
 • Vai trò quan sát: vai trò này còn được gọi là vai trò tạo thuận lợi (good 
 guy). Người đóng vai trò này sẽ thúc đẩy việc đạt được thỏa thuận và hiểu 
www.ebook.edu.vn 
 quan điểm của đối tác. Những nhiệm vụ mà người này thường đảm nhận 
 bao gồm: 
 ƒ Theo dõi cuộc thảo luận 
 ƒ Lắng nghe 
 ƒ Ghi chép 
 ƒ Phán đoán những “sự thật bị che giấu” trong quá trình đàm phán 
 ƒ Giữ yên lặng 
 Khi phân công vai trò cho các thành viên, bạn cần cân nhắc sự phù hợp giữa 
khả năng và nhiệm vụ mà họ phải đảm nhận. Để nhóm đàm phán phối hợp hiệu quả, 
các thành viên tham gia đàm phán cần được chuẩn bị kỹ năng đàm phán cũng như 
những hiểu biết về vấn đề đàm phán 
 Một điều rất quan trọng nữa là nhóm đàm phán cần phải tuân thủ chặt chẽ 
nguyên tắc làm việc. Dưới đây là tám nguyên tắc cơ bản cho mọi nhóm đàm phán: 
 • Mỗi lần chỉ một người phát biểu 
 • Tất cả các thành viên trong đoàn cần biết và hiểu vai trò của mình, chuẩn 
 bị sẵn sàng để phát biểu khi đến lượt 
 • Người lãnh đạo đoàn đàm phán cần ra dấu cho các thành viên biết khi họ 
 cần phát biểu 
 • Không bao giờ thể hiện sự bất đồng trước mặt đối tác đàm phán 
 • Khi có do dự, hãy tạm dừng cuộc đàm phán 
 • Tạo ra một cách trao đổi thông tin phi ngôn ngữ giữa các thành viên trong 
 đoàn 
www.ebook.edu.vn 
 • Dù đối tác có hành động như thế nào, không để họ gây ảnh hưởng đến 
 hành vi của cả đoàn hay bất cứ một thành viên nào trong đoàn 
 • Thông điệp của đoàn đàm phán phải thống nhất cả trong lời nói và hành 
 động 
 Trong trường hợp, bạn phải đi đàm phán một mình, hãy nhớ chuẩn bị để thực 
hiện tốt cả 3 vai trò cùng một lúc 
 2.6.2 Chuẩn bị chương trình đàm phán 
 Xây dựng một chương trình cụ thể những việc bạn sẽ làm, những vấn đề bạn sẽ 
đề cập, thời gian cho mỗi nội dung sẽ giúp bạn và đối tác chủ động trong quá trình 
đàm phán. Đôi khi chương trình làm việc cũng là một vấn đề gây tranh cãi giữa các 
bên đàm phán. Để không xảy ra tình trạng đó, bạn nên soạn thảo chương trình rồi đề 
nghị đối tác điều chỉnh bổ sung. Sau đó các bên sẽ cùng thống nhất một chương 
trình làm việc cụ thể. Cách làm này không chỉ giảm bớt những bất ngờ có thể xuất 
hiện trong quá trình đàm phán mà còn giúp bạn biết được một vài “sự thật ngầm 
hiểu” về đối tác đàm phán. 
 Trong quá trình trao đổi để thống nhất chương trình đàm phán, bạn cũng nên 
đề nghị đối tác cho biết thành phần tham dự của họ để chuẩn bị đón tiếp (và đối 
phó). 
 2.6.3 Quyết định các chiến thuật sẽ sử dụng: 
 Chiến thuật là những hành động của bạn, là cách bạn “đối đáp” với đối tác đàm 
phán. Một chiến thuật đàm phán thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của 
từng cuộc đàm phán cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán. 
Nhưng tất cả các chiến thuật này đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược. Vì 
vậy hãy thận trọng với tất cả các chiến thuật mà bạn sử dụng. 
 Dưới đây là một số chiến thuật đàm phán thường được sử dụng: 
www.ebook.edu.vn 
 • Nếu bạn là người bán, đề nghị cao sau đó giảm xuống từ từ. Nếu bạn là 
 người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần: chiến thuật này khá nguy hiểm vì 
 rất có thể sau đó bạn không có cơ hội nào để tăng hay giảm khi đối tác của 
 bạn quyết định rút lui. 
 • Không cường điệu về mình và sản phẩm: thổi phồng sự thật có thể khiến 
 bạn rơi vào tình huống “khó xử” khi đối tác của bạn biết sự thật 
 • Khi đã đạt được thỏa thuận trên một vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn 
 đề khác: chần chừ có thể tạo điều kiện cho đối tác suy nghĩ lại; 
 • Giữ lời hứa: không thực hiện những gì bạn nói sẽ dẫn đến những nghi ngờ 
 và nghi ngờ sẽ dẫn đến không tin tưởng, không tin tưởng thì không thể dẫn 
 đến một thỏa thuận 
 • Biết tạm ngưng đúng lúc: tạm ngưng đàm phán có thể giúp bạn lấy lại bình 
 tĩnh, trông có vẻ thận trọng hơn, và giảm “nhiệt” cho quá trình đàm phán 
 • Hiểu rõ mục tiêu của đối tác trước khi bắt đầu thương lượng: bạn sẽ dễ 
 dàng bán được hàng hơn khi bạn biết khách hàng của mình muốn mua gì? 
 • Không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện, phải đổi lại một điều gì 
 đó: những cái gì được “cho không” theo một nghĩa nào đó thì không có giá 
 trị. 
 • Nhượng bộ từ từ và ngày càng ít hơn: đối tác sẽ có cảm giác họ đã đến rất 
 gần giới hạn cuối cùng của bạn 
 • Để dành một nhượng bộ nhỏ cho giai đoạn kết thúc: một nhượng bộ nhỏ 
 vào thời điểm thích hợp có thể mang lại kết quả quan trọng 
 • Để cho đối tác có cảm giác họ đã đạt được một thỏa thuận tốt: lần sau bạn 
 lại có thể có cơ hội hợp tác 
www.ebook.edu.vn 
 • Thay đổi giá là thay đổi toàn bộ giao dịch: đối tác sẽ hiểu rằng mức giá đề 
 nghị đã được cân nhắc kỹ lưỡng 
 • Thời gian luôn là vấn đề có thể thương lượng: thời gian có thể co giãn 
 • Nhấn mạnh đề xuất trong ưu thế của bạn: người ta luôn cảm thấy dễ chịu 
 khi nghe về ưu thế chứ không phải là chi phí 
 • Sử dụng xúc cảm một cách có chủ ý nhưng chân thật: biểu lộ xúc cảm một 
 cách không kiểm soát thì rất dễ thất bại 
 • Khai thác những khoảng im lặng: im lặng có thể là một phản ứng thận 
 trọng hoặc được cân nhắc kỹ trước một đề nghị mang tính công kích hoặc 
 không chấp nhận được 
 • Không quá gây áp lực (chẳng hạn như ra tối hậu thư): điều này có thể dẫn 
 đến bế tắc 
 Bạn cũng cần chuẩn bị một số chiến thuật dự phòng để tùy theo diễn biến của 
cuộc đàm phán mà sử dụng: “nếu đối tác, chúng ta sẽ ” 
 Công ty Phương Chi quyết định đàm phán để thuê ngôi nhà. Qua tìm hiểu 
Phương Chi được biết người trực tiếp đàm phán sẽ là chủ nhà, một người ít học, 
mới trở nên giàu có nhờ những phi vụ làm ăn khá mơ hồ. Một người bạn còn cho 
Phương Chi biết người chủ này luôn tỏ ra bất cần và hiếu chiến. 
 Dưới đây là một vài gợi ý khi bạn gặp một đối tác đàm phán “hung hăng”: 
 • Nếu đối tác đe dọa: bạn nên từ chối đàm phán. Bạn hãy nói với đối tác đàm 
 phán rằng bạn sẽ chỉ nhượng bộ nếu họ đưa ra những lý lẽ hợp lý, dựa trên 
 những thông tin thực tế. Hãy chuẩn bị để rút lui 
 • Nếu đối tác xúc phạm bạn: giữ bình tĩnh, không nổi giận hay lăng mạ họ. 
 Khẳng định lại vị trí của bạn một cách rõ ràng và bình tĩnh. Cảnh báo đối 
 tác rằng nếu họ tiếp tục xúc phạm bạn thì kết quả là cuộc đàm phán sẽ bị 
 hủy bỏ. 
www.ebook.edu.vn 
 • Nếu đối tác ngấm ngầm “ép” bạn: đôi khi việc này được thực hiện rất tinh 
 vi, khó phát hiện. Nếu bạn phát hiện ra điều đó, hãy nhớ rằng đó chỉ là một 
 thủ đoạn. Hãy cảnh giác, không để vì bị áp lực mà dễ dàng chấp thuận một 
 thỏa thuận hoặc một sự nhượng bộ 
 • Nếu đối tác chia rõ nhóm của bạn để chinh phục: đây là một thủ đoạn khác. 
 Bạn hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để đối tác không có cơ hội sử dụng thủ đoạn này. 
 Bạn cũng có thể tạm ngưng đàm phán để giải quyết những mâu thuẫn trong 
 đoàn mình. 
 • Nếu đối tác dùng thủ đoạn lừa bịp: bạn hãy chỉ ra sự dối trá của họ, từ chối 
 đàm phán theo kiểu này. Cảnh giác với những gì họ nói và yêu cầu bằng 
 chứng nếu bạn nghi ngờ họ đang bịa đặt. 
 2.7 Một số chuẩn bị khác: 
 2.7.1 Địa điểm đàm phán: 
 Địa điểm đàm phán là một yếu tố quan trọng mà các nhà đàm phán phải cân 
nhắc. Đơn giản là vì nó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho cuộc đàm phán 
của bạn. Địa điểm đàm phán thường được chia làm 3 loại: trụ sở của bạn, trụ sở của 
đối tác hoặc một nơi trung gian. Mỗi nới đều có những thuận lợi và những bất lợi. 
 Thuận lợi khi đàm phán được tiến hành ngay tại trụ sở của bạn có thể bao gồm: 
 ƒ Bạn sẽ chủ động hơn đối tác đàm phán 
 ƒ Địa điểm đàm phán quen thuộc có thể khiến bạn tự tin hơn 
 ƒ Dễ dàng được hỗ trợ khi cần hơn 
 ƒ Có thể bố trí địa điểm đàm phán để tạo lợi thế cho bạn 
 ƒ Có thể thu xếp những gián đoạn mang tính “chiến lược”. 
 Những khó khăn mà bạn có thể gặp phải khi tiến hành đàm phán ngay tại trụ sở 
của mình là có thể bị ảnh hưởng bởi những can thiệp nằm ngoài dự kiến, đối tác có 
www.ebook.edu.vn 
thể lợi dụng những sơ hở của bạn để tìm hiểu những thông tin mà bạn muốn che 
giấu. 
 Tương tự, khi đàm phán trên “sân khách” những lợi thế mà bạn có được khi 
đàm phán trên “sân nhà” sẽ trở thành lợi thế của “đối phương” và khó khăn của bạn. 
 Một địa điểm trung gian sẽ công bằng hơn cho tất cả các bên đàm phán. Nhưng 
khi lựa chọn một địa điểm trung gian bạn cần đảm bảo nó thực sự trung gian. 
Không có gì tồi tệ hơn khi bạn lựa chọn một khách sạn cho cuộc đàm phán của 
mình rồi sau đó nhận ra rằng đối tác của bạn chính là khách hàng quen thuộc của 
khách sạn đó. Ngoài ra, bạn cũng cần thỏa thuận với đối tác về việc chia sẻ chi phí 
thuê địa điểm và tổ chức. 
 Đôi khi bạn không được quyền quyết định địa điểm đàm phán, chẳng hạn như 
công ty bán phần mềm quản lý doanh nghiệp thường phải đàm phán với khách hàng 
ngay tại văn phòng của khách hàng. Trong trường hợp đó, bạn cũng cần cố gắng 
làm tất cả những gì có thể để giảm thế bất lợi của mình. Dù đàm phán ở đâu, nơi 
đàm phán phải là nơi: 
 ƒ Bạn cảm thấy thoải mái cả về thể chất lẫn tinh thần 
 ƒ Bạn có thể nghe được một cách rõ ràng toàn bộ những nội dung đàm 
 phán 
 ƒ Có tất cả các trang thiết bị mà bạn cần, chẳng hạn như đèn chiếu, bảng 
 ƒ Kín đáo và an toàn để đảm bảo hiệu quả của cuộc đàm phán đồng thời 
 bảo mật thông tin 
 ƒ Thuận tiện cho việc đi lại (nếu bạn phải nghỉ đêm tại khách sạn thì nên 
 chọn ở gần nơi đàm phán). 
 2.7.2 Vị trí trên bàn đàm phán: 
www.ebook.edu.vn 
 Bạn cũng cần xác định vị trí của các thành viên trên bàn đàm phán. Các thành 
viên trong đoàn đàm phán cần ngồi ở những vị trí thích hợp với vai trò của mình. 
Người ta cũng thường căn cứ trên vị trí của những người tham gia đoàn đàm phán 
của đối tác để xác định sớm vai trò của họ. 
 Nếu bạn là trưởng đoàn đàm phán, bạn nên ngồi ở vị trí: 
 ƒ Gần những thành viên mà bạn cần trao đổi hoặc bàn bạc trong quá 
 trình đàm phán 
 ƒ Gần hoặc đối diện với những người (thuộc nhóm đối tác) hay gây khó 
 khăn cho bạn nhất để bạn có thể giao tiếp bằng mắt với họ trong khi 
 nói 
 ƒ Dễ giao tiếp bằng mắt với những thành viên chủ chốt trong đoàn đàm 
 phán của đối tác cũng như của đoàn mình. 
 2.7.3 Phong cách đàm phán: 
 Phong cách đàm phán cũng là một loại “vũ khí” mà các nhà đàm phán thường 
sử dụng, lựa chọn phong cách đàm phán là một quyết định mang tính chiến lược. 
Bạn có thể theo những phong cách khác nhau trong những cuộc đàm phán khác 
nhau, phô trương hoặc dè dặt, quyết liệt hoặc thờ ơ, cởi mở hoặc kín đáo, thu động 
hoặc hiếu chiến, thân thiện hoặc thù địch. 
 Nhưng lựa chọn phong cách đàm phán là một chuyện, thể hiện phong cách đó 
lại là một chuyện hoàn toàn khác, nhất là khi bạn phải đối mặt với những áp lực từ 
phía đối tác đàm phán. Do đó, bạn cần lựa chọn một phong cách đàm phán mà bạn 
cảm thấy thoải mái và khi phân vai cho các thành viên cần đảm bảo rằng vai trò đó 
phù hợp với phong cách tự nhiên của họ. Hầu hết mọi người đều “diễn” tốt vai gần 
giống với bản chất tự nhiên của họ. Thật khó để một người vốn có vẻ mặt biểu cảm 
phải ra vẻ phớt tỉnh và phải duy trì vẻ mặt đó trong một thời gian dài. 
 Dù theo phong cách nào, bạn cũng cần phải: 
 ƒ Suy nghĩ thấu đáo 
www.ebook.edu.vn 
 ƒ Cẩn thận; và 
 ƒ Bình tĩnh 
 2.7.4 Các tài liệu cần thiết 
 Có thể bạn cần đem theo tài liệu để chứng minh, thuyết phục đối tác đàm phán 
hoặc hỗ trợ cho việc trình bày của mình. Hãy liệt kê tất cả những tài liệu cần thiết 
để đảm bảo bạn không bỏ sót. 
 Đến đây, hẳn là bạn đã biết rõ phải chuẩn bị những gì và chuẩn bị như thế nào 
cho một cuộc đàm phán. 
 TÓM TẮT 
 • Chuẩn bị là điều kiện cần để đàm phán thành công. Những công việc chuẩn 
 bị cơ bản bao gồm: 
 ƒ Xác định mục tiêu đàm phán 
 ƒ Thu thập thông tin 
 ƒ Xác định phương án thay thế tốt nhất 
 ƒ Tìm hiểu đối tác đàm phán 
 ƒ Xác định chiến l 
www.ebook.edu.vn 
 CHƯƠNG 3: TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN 
 MỤC TIÊU 
 • Sau khi học xong chương này, bạn sẽ có khả năng: 
 • Giải thích nguyên tắc mở đầumột cuộc đàm phán 
 • Nhận biết một số tín hiệu cho biết thời điểm đưa ra đề nghị 
 • Mô tả cách đưa đề nghị và nhận một đề nghị 
 • Mô tả phương pháp làm cho đề nghị của bạn hấp dẫn hơn mà không thực 
 sự tăng giá trị của nó 
 • Mô tả một số chiến thuật thương lượng cơ bản 
 • Nhận biết thời điểm thích hợp để kết thúc đàm phán 
 3.1 Mở đầu: 
 Ba bước đầu tiên để mở đầu một cuộc đàm phán là 
 + Chào hỏi 
 + Tìm tiếng nói chung 
 + Thống nhất chương trình đàm phán 
 3.1.1 Chào hỏi 
 Chào hỏi là một nghi lễ bình thường trong mọi cuộc gặp gỡ. Chúng ta mỉm cười, 
hỏi thăm, bắt tay, thật là đơn giản! Nhưng có những nhà đàm phán đã trả giá để 
hiểu được chào hỏi không đơn giản. Lời nói của bạn, cử chỉ của bạn có thể khiến 
đối tác đàm phán hiểu sai về bạn và hành động một cách tiêu cực. 
www.ebook.edu.vn 
 Có những hành động, lời nói tưởng chừng như rất bình thường nhưng trong một 
hoàn cảnh nào đó nó lại là điều không thể chấp nhận được. Thông thường, những 
việc bạn nên làm khi chào hỏi là: 
 + Bước vào phòng đàm phán, không cầm vật gì bên tay phải 
 + Chủ động bắt tay đối tác ngay 
 + Bắt tay chắc và nhanh nhưng không siết chặt quá 
 + Mỉm cười một cách cởi mở nhưng không gượng ép 
 + Nhìn thẳng vào mắt đối tác 
 + Lắng nghe lời chào của đối tác và đáp lại 
 Khi thực hiện những nghi thức xã giao này, bạn cần lưu ý yếu tố văn hoá của đối 
tác đàm phán. Chẳng hạn như với nhiều nước Châu Á thì bắt tay không phải là một 
nghi thức chào hỏi. 
 3.1.2 Tìm tiếng nói chung 
 Khi hai bên đã ngồi vào bàn đàm phán, bạn nên sử dụng những giây phút đầu 
tiên để xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm phán: tin cậy và tự tin. Các 
bên đàm phán nên bắt đầu bằng việc trao đổi những chủ đề đơn giản, chẳng hạn như 
tin tức thời sự, tình hình thời tiết, tin thể thao, phim ảnh, các hoạt động văn hóa, tình 
hình gia đình, sở thích Nếu đó là lần gặp gỡ đầu tiên bạn có thể sử dụng những 
phút đầu để tìm hiểu thêm thông tin về đối tác, chẳng hạn như doanh nghiệp có bao 
nhiêu nhân viên, thành lập từ khi nào, lĩnh vực kinh doanh. Trao đổi xung quanh 
những vấn 
www.ebook.edu.vn