Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các công ty chứng khoán

uống phát
sinh. Tuy nhiên, đây là việc làm hết
sức thụ động, không phù hợp với
xu hướng phát triển của kế toán
quốc tế, bởi trong xu thế mới, các
cơ quan quản lý nhà nước chỉ ban
hành các nguyên tắc cơ bản, mang
tính định hướng để các DN vận
dụng vào tình huống cụ thể của
mình chứ không thể hướng dẫn tất
cả các tình huống phát sinh.
Về tổ chức xử lý dữ liệu kế toán
quản trị, các CTCK không có tài
khoản và sổ sách kế toán quản trị
riêng mà hiện nay đều dựa vào nội
dung chi tiết trên tài khoản và sổ
của KTTC, được mở trên phần
mềm kế toán. Chính vì vậy, việc xử
lý thông tin kế toán quản trị phụ
thuộc nhiều vào khả năng tùy biến
của phần mềm kế toán. Những
công ty sử dụng phần mềm kế toán
hơi cứng nhắc thì khi có nhu cầu
thêm về thông tin quản trị, nhân
viên kế toán phải xuất dữ liệu ra
Excel và phân tích, tổng hợp theo
yêu cầu của nhà quản lý hoặc thậm
chí không lọc được dữ liệu cần thiết
từ bộ dữ liệu hiện có. Các kỹ thuật
để xử lý dữ liệu kế toán quản trị
trong các CTCK tương đối đơn
giản, chưa sử dụng các mô hình
phân tích sâu hơn như mô hình chi
phí theo hoạt động (ABC), phân
tích mối quan hệ chi phí – khối
lượng – lợi nhuận (CVP)
• Về tổ chức hệ thống lưu trữ
Đặc thù của CTCK là có lượng
dữ liệu lớn nên các tài liệu và
chứng từ kế toán cần lưu trữ nhiều,
thời gian lưu trữ dài theo quy định
của nhà nước. Tuy các CTCK đã sử
dụng hình thức chứng từ điện tử,
nhiều tài liệu lưu trữ bản mềm,
song ghi nhận thực tế tại các CTCK
vẫn cần nhiều không gian để lưu
chứng từ giấy. Do diện tích các
CTCK được ưu tiên sử dụng cho
việc giao dịch và hệ thống máy
tính, máy trạm nên không gian lưu
trữ chứng từ thường chật hẹp và
khó sắp xếp để có thể tìm kiếm dễ
dàng khi có nhu cầu sử dụng lại.
Cũng vì hạn chế trong không gian
lưu trữ và lượng chứng từ, tài liệu
giấy cần lưu trữ lớn nên có những
CTCK không lưu trữ đủ chứng từ
theo đủ thời gian quy định. 
• Về công tác tổ chức hệ thống
kiểm soát
Tổ chức hệ thống kiểm soát đã
được CTCK chú trọng thực hiện,
tuy đã xây dựng được các quy định,
quy chế và có cả bộ phận độc lập
thực hiện nhưng vẫn còn những
hạn chế, trong đó nổi bật nhất là
việc nhiều công ty kiểm soát mang
tính hình thức. Các quy trình kiểm
soát được thiết lập nhưng việc tuân
thủ chưa nghiêm, các chế tài xử lý
vi phạm chưa được xây dựng hoặc
có nhưng ít áp dụng trong thực tế
nên ít có tính răn đe và phòng ngừa
hành động gây rủi ro.
Một hạn chế nữa là hoạt động
kiểm soát hiện nay còn dựa chủ yếu
vào các thiết lập sẵn có trên phần
mềm kế toán. Khảo sát tại các
CTCK cho thấy, các tính năng bảo
mật và kiểm soát trên phần mềm kế
toán đang sử dụng tại các CTCK
khá đầy đủ và hoàn chỉnh nhưng sẽ
không hiệu quả nếu thiếu các thủ tục
kiểm soát thêm. Ví dụ như việc kế
toán viên tiết lộ tên đăng nhập và
mật khẩu vào phần mềm hoặc
không lưu trữ dữ liệu đúng nơi quy
định, làm cho các chức năng kiểm
soát sẵn có trên thiết bị vô hiệu. Khi
đó, nếu các hình thức kiểm soát
bằng quy trình, quy chế không được
thực hiện nghiêm túc mà chỉ dựa
vào các thiết lập kỹ thuật sẵn có sẽ
không đủ mạnh để phát hiện, phòng
ngừa và xử lý rủi ro.
• Về công tác tổ chức hệ thống
báo cáo 
Tuy đây là việc được đánh giá
là thực hiện tốt nhất trong tổ chức
HTTTKT tại CTCK, song bên cạnh
kết quả đạt được vẫn còn một số
vấn đề tồn tại như sau: 
- Số lượng báo cáo nhiều, thời
hạn nộp và công bố gấp đôi khi kế
toán không kịp cập nhật số liệu,
áp lực công việc cao, có thể xảy
ra sai sót. 
- Việc lập báo cáo phụ thuộc
vào phần mềm, nhưng có những
phần mềm kế toán chỉ tương thích
một phần với phần mềm giao dịch
và quản lý của công ty nên số liệu
chưa đồng bộ. Điều đó khiến cho
quá trình lập báo cáo mất nhiều
thời gian hơn, khả năng xảy ra sai
sót cao hơn. 
- Do thiếu hướng dẫn của Bộ
Tài chính về thực hiện đánh giá các
tài sản tài chính theo giá trị hợp lý
nên nhiều CTCK chưa thực hiện
đánh giá lại các tài sản này, đặc biệt
là các cổ phiếu chưa niêm yết trong
danh mục chứng khoán tự doanh.
Như vậy, khoản mục này vẫn được
đánh giá theo giá gốc và tiềm ẩn
nhiều nguy cơ về việc đánh giá sai
giá trị khiến cho báo cáo tài chính
của CTCK chưa thực sự phản ánh
được tình hình tài chính và kinh
doanh một cách trung thực, hợp lý. 
Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 3/2020 19
Nghiên cứu trao đổi
- Việc lập các báo cáo quản trị
thường làm thủ công bằng cách
xuất dữ liệu ra Excel để xử lý, làm
giảm hiệu quả của hệ thống, tốn
thời gian và công sức. Bên cạnh đó,
do ở khâu xác định nhu cầu thông
tin và quản lý thiếu sót đối với
thông tin kế toán quản trị nên các
báo cáo quản trị lập ra dù đáp ứng
về mặt nội dung nhưng chưa hỗ trợ
tốt cho nhà quản lý trong việc quản
lý và điều hành DN do thiếu các
thông tin về dự toán, dự báo,
Những vấn đề trên cho thấy,
công tác tổ chức HTTTKT trong
các CTCK Việt Nam vẫn còn nhiều
bất cập, ảnh hưởng không nhỏ đến
chính DN và những người sử dụng
thông tin khác. Trong khi đó, hệ
thống kế toán của CTCK là hệ
thống kế toán DN đầu tiên tại Việt
Nam được sửa đổi theo chuẩn mực
kế toán quốc tế. Những kết quả đạt
được hay khó khăn, tồn tại trong
quá trình triển khai hệ thống kế
toán tại CTCK sẽ là bài học kinh
nghiệm quý báu cho các DN khác
khi áp dụng chuẩn mực kế toán
quốc tế, đồng thời giúp các cơ quan
quản lý nhà nước có những hướng
dẫn và điều chỉnh hợp lý trong lộ
trình áp dụng chuẩn mực kế toán
quốc tế tại Việt Nam, giai đoạn
2020-2025. 
3. Một số kiến nghị, giải pháp
hoàn thiện 
3.1 Giải pháp cho việc xác định
nhu cầu thông tin và yêu cầu
quản lý
Các CTCK cần xác định rõ nội
dung thông tin, phạm vi thông tin,
đối tượng sử dụng thông tin, từ
yêu cầu của nhà quản lý. Việc này
cần làm ngay khi thiết kế và xây
dựng HTTTKT cũng như trong quá
trình vận hành hệ thống để đáp ứng
các nhu cầu thông tin phát sinh.
Đặc biệt, các CTCK cần xác định
được nhiệm vụ cụ thể cho hệ thống
kế toán quản trị, làm căn cứ để xác
định chi tiết nội dung thông tin và
yêu cầu quản lý. Ví dụ, đối với các
CTCK có nhiều chi nhánh và
phòng giao dịch, hệ thống kế toán
quản trị có thể phân tích được kết
quả và hiệu quả của các trung tâm
doanh thu, trung tâm chi phí hay
trung tâm lợi nhuận tùy theo mô
hình tổ chức của công ty. 
Để nâng cao nhận thức của nhà
quản lý về hệ thống kế toán quản
trị, CTCK có thể thực hiện đào tạo
nội bộ hoặc tham gia các khóa học,
các buổi hội thảo chuyên môn về
việc sử dụng hệ thống thông tin kế
toán quản trị trong quản lý và điều
hành. Bên cạnh đó, các CTCK có
thể học hỏi những kinh nghiệm và
phương pháp quản trị tốt từ các
công ty khác để thiết lập nhiệm vụ
phù hợp và sử dụng hữu hiệu hệ
thống thông tin kế toán.
3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ
chức dữ liệu đầu vào
Thứ nhất, các CTCK cần thiết
kế hệ thống chứng từ kế toán quản
trị riêng để thu nhận thông tin phục
vụ mục tiêu quản trị của mình. Các
CTCK cần xem xét các vấn đề: nội
dung chứng từ và dữ liệu chứa trên
chứng từ, tài liệu kế toán, phạm vi
thu thập, trách nhiệm của những
người tham gia lập chứng từ và tài
liệu kế toán,... đồng thời xây dựng
trình tự lưu chuyển chứng từ, tài
liệu này trong nội bộ CTCK.
Thứ hai, cần tăng cường sử
dụng dữ liệu điện tử. Do định
hướng hoạt động của CTCK ngày
càng sử dụng nhiều giao dịch điện
tử, dịch vụ tư vấn tự động, quản lý
danh mục đầu tư tự động nên các
dữ liệu của HTTTKT tại CTCK sẽ
chủ yếu là dữ liệu điện tử. Thêm
vào đó, HTTTKT cần thu thập
nhiều dữ liệu từ bên ngoài DN như
dữ liệu thị trường, dữ liệu từ các
CTCK khác, từ các ngân hàng
thanh toán, trung tâm lưu ký, sở
giao dịch chứng khoán, nên việc
sử dụng dữ liệu điện tử sẽ giúp
CTCK thu thập dữ liệu một cách
nhanh chóng và chính xác hơn.
Trong bối cảnh ứng dụng công
nghệ thông tin để hướng tới xác
thực giao dịch theo thời gian thực
thì HTTTKT sử dụng dữ liệu điện
tử theo thời gian thực sẽ nhanh
chóng cung cấp thông tin hỗ trợ ra
quyết định nhanh và chính xác hơn,
từ đó tăng khả năng và cơ hội cạnh
tranh cho CTCK.
• Giải pháp hoàn thiện tổ chức
hệ thống xử lý dữ liệu
Như đã đề cập, CTCK nên lựa
chọn phương pháp và công cụ xử
lý dữ liệu kế toán quản trị phù hợp
và hiện đại như mô hình ABC hay
CVP, thay vì chỉ phân tích thông
tin tăng, giảm so với kế hoạch. Bên
cạnh đó, CTCK cần tăng khả năng
xử lý dữ liệu của phần mềm kế toán
cũng như tăng khả năng đồng bộ
thông tin của phần mềm kế toán với
các phần mềm giao dịch và quản lý
khác trong CTCK.
• Giải pháp hoàn thiện tổ chức
hệ thống lưu trữ
Trong điều kiện công nghệ
thông tin ngày càng phát triển và
Cách mạng Công nghệ 4.0 có ảnh
hưởng ngày càng sâu rộng trong
mọi lĩnh vực, CTCK có thể hướng
đến việc số hóa và lưu trữ chứng từ,
tài liệu điện tử trong đó có chứng
từ, tài liệu kế toán, sử dụng chuỗi
khối (Block chain) vừa ghi nhận,
theo dõi và lưu trữ các giao dịch
một cách nhanh chóng, thuận tiện
theo thời gian thực. CTCK nên xây
dựng quy định về lưu trữ dữ liệu
như quy định về tạo folder, tạo file,
cách đặt tên, cách sắp xếp, để
việc lưu trữ khoa học và dễ dàng
tìm kiếm, sử dụng lại khi cần. 
Việc sao lưu dữ liệu từ phần
mềm kế toán sang các thiết bị lưu
trữ được thực hiện theo định kỳ,
phù hợp với yêu cầu của phần mềm
kế toán và kế hoạch hoạt động của
CTCK. Tuổi thọ của thiết bị lưu trữ
và tính an toàn của dữ liệu khi lưu
trữ theo dạng kỹ thuật số cũng là
vấn đề phải quan tâm. việc bảo trì,
bảo dưỡng hệ thống cũng phải làm
thường xuyên, liên tục để đảm bảo
Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 3/202020
Nghiên cứu trao đổi
khả năng hoạt động, không làm
gián đoạn, ảnh hưởng tới hoạt động
chung của công ty. 
Các thiết bị trực tiếp lưu trữ dữ
liệu như máy tính, ổ cứng, phải
thường xuyên đánh giá lưu lượng
đã sử dụng và lưu lượng còn trống
để có kế hoạch mở rộng kho lưu trữ
khi cần.
3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ
chức hệ thống kiểm soát
Muốn nâng cao hiệu quả kiểm
soát, các CTCK cần thành lập bộ
phận kiểm soát nội bộ độc lập,
chuyên trách và được xây dựng bài
bản theo quy chuẩn. Các quy trình
hoạt động tại các bộ phận cần được
giám sát chặt chẽ đảm bảo tính tuân
thủ phải được thực hiện. Qui trình
hoạt động và quy trình kiểm soát
cần được xem xét lại hàng năm để
tránh việc lạc hậu với những thay
đổi trên thực tế, tránh việc kiểm tra
theo lối mòn, không hiệu quả. Đối
với tầng kiểm soát thứ hai là bộ
phận quản lý rủi ro, để nâng cao
hiệu quả hoạt động của bộ phận
này cần phải nâng cao tính độc lập,
chuyên trách, trình độ chuyên môn
về quản lý rủi ro và quản lý tài
chính. Hiện nay, đã có những
CTCK tiên phong trong việc thành
lập ủy ban kiểm toán hay kiểm toán
nội bộ trực thuộc hội đồng quản trị.
Các CTCK có thể tham khảo và
nhân rộng mô hình này nhằm đạt
được hiệu quả tối đa trong kiểm
soát tài chính, kế toán nói chung và
HTTTKT nói riêng. 
Về các biện pháp kiểm soát,
CTCK cần bổ sung những tính
năng trên để tăng khả năng kiểm
soát của phần mềm kế toán. Bên
cạnh đó, cần có kế hoạch kiểm tra
báo cáo sử dụng hệ thống và dấu
vết chỉnh sửa theo định kỳ nhằm
phát hiện kịp thời các gian lận, sai
sót. CTCK cần cập nhật những
hình thức bảo mật mới nhất và yêu
cầu nhân viên thực hiện nghiêm túc
chế độ phân quyền và bảo mật bằng
mật khẩu, không tiết lộ tài khoản và
mật khẩu truy cập phần mềm kế
toán cho người khác. 
Ngoài ra, các CTCK cũng cần
hoàn thiện các quy trình xử lý
nghiệp vụ kế toán và các thủ tục
kiểm tra, kiểm soát tại chính bộ
phận này, đặt trọng tâm vào việc
hoàn thiện phân quyền hệ thống.
Các vị trí cần phân tách gồm người
phân tích hệ thống, người lập trình,
người vận hành hệ thống máy tính,
người sử dụng hệ thống, người
quản trị thư viện dữ liệu và người
kiểm soát dữ liệu.
3.4. Giải pháp hoàn thiện tổ
chức hệ thống báo cáo
Hệ thống báo cáo kế toán trong
CTCK bao gồm hệ thống báo cáo
tài chính và hệ thống báo cáo quản
trị. Đối với hệ thống báo cáo tài
chính, các phương pháp lập và trình
bày được Bộ Tài chính ban hành và
bắt buộc CTCK tuân thủ chặt chẽ.
Bản thân các CTCK cần thực hiện
nghiêm túc việc lập và công bố
thông tin báo cáo tài chính. Về tổ
chức hệ thống báo cáo quản trị, các
CTCK cần bổ sung các loại báo cáo
phục vụ cho việc ra các quyết định
ngắn hạn và dự báo như báo cáo
định hướng hoạt động kinh doanh,
báo cáo phân tích kết quả kinh
doanh theo các tình huống, báo cáo
kết quả theo các quyết định quản trị
khác nhau Bên cạnh đó, CTCK
cần lựa chọn hình thức trình bày và
thể hiện báo cáo dễ dàng sử dụng
đối với nhà quản lý cũng như có thể
phân quyền tự động cho các nhà
quản lý được lập và sử dụng báo
cáo trong phạm vi công việc của họ.
3.5. Một số giải pháp khác 
Phần mềm kế toán là thành
phần quan trọng và không thể thiếu
trong HTTTKT tại CTCK. Các
CTCK cần tăng tính linh hoạt và
khả năng tùy biến của phần mềm
kế toán theo nhu cầu thay đổi
thường xuyên của CTCK. Bên
cạnh đó, CTCK có thể nghiên cứu
triển khai sử dụng hệ thống ERP để
tích hợp các hệ thông thông tin
trong công ty.
Một yếu tố quyết định sự thành
công của việc tổ chức HTTTKT là
con người. Các CTCK cần nâng
cao trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ cho kế toán viên, nâng cao tính
tuân thủ cung như khả năng sử
dụng hệ thống của kế toán viên.
Đồng thời, việc đào tạo để nâng
cao khả năng linh hoạt, thích ứng
với sự thay đổi của thể chế, chính
sách cũng rất cần thiết trong bối
cảnh hệ thống kế toán Việt Nam nói
chung và hệ thống kế toán trong
CTCK nói riêng đang có nhiều thay
đổi như hiện nay.
Các giải pháp và kiến nghị trên
cần được triển khai một cách có hệ
thống, để HTTTKT thực sự trở
thành công cụ quản lý hữu hiệu
trong các CTCK Việt Nam. 
Tài liệu tham khảo
1. Nguyễn Phước Bảo Ấn (2012). Giáo
trình Tổ chức hệ thống kế toán trong điều kiện
tin học hóa - Tập 3, Nxb Đại học Kinh tế TP.
Hồ Chí Minh
2. Nguyễn Hữu Bình (2017), Ảnh hưởng
của hệ thống kiểm soát nội bộ và công nghệ
thông tin đến chất lượng HTTTKT của các
doanh nghiệp tại TP.Hồ Chí Minh, Tạp chí
Phát triển Khoa học và Công nghệ,
19(4Q)/2017, tr05-20
3. Bộ Tài chính (2014), Thông tư
210/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán
CTCK.
4. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số
334/2016/TT-BTC, ngày 27/12/2016 sửa đổi,
bổ sung và thay thế Phụ lục 02 và 04 của
Thông tư 210/2014/TT-BTC hướng dẫn kế
toán áp dụng cho CTCK.
5. Lưu Thị Thanh Huệ (2013). Nhận dạng
và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân
tố chi phối đến việc tổ chức HTTTKT trong
các DN tại Việt Nam trong môi trường CNTT,
Luận văn Thạc sỹ, Trường Đại học Kinh tế
TP. Hồ Chí Minh
6. Tô Hồng Thiên (2017). Nghiên cứu các
nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống
thông tin kế toán tại các trường đại học công
lập ở Việt Nam, Luận án Tiến sỹ, Trường Đại
học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh
7. Romney, Marshall B., & Steinbart,
Paul J. (2015). Accounting Information Sys-
tems, 13th Edition, Essex, England: Pearson
Education, Inc
8. Tài liệu do phòng kế toán của các
CTCK tham gia khảo sát cung cấp.
Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 3/2020 21
Nghiên cứu trao đổi