Để đạt được giá tốt nhất khi đàm phán với nhà cung cấp

 Để đạt được giá tốt nhất khi đàm phán 
 với nhà cung cấp 
Ngày nay, âm thanh, hình ảnh và ánh sáng dường như đã trở thành 
những hạng mục không thể không có khi tổ chức bất kì sự kiện nào. Đó 
là những yếu tố bạn nhất thiết phải có nhưng vấn đề nằm ở chỗ là bạn 
là không thể biết chính xác bạn phải trả bao nhiêu cho chúng! Và điều 
đó càng khó hơn khi giá cả luôn có sự chênh lệch giữa các nhà cung 
ứng. 
Liệu những điều đó sẽ nằm ngoài tầm tay của bạn? Warren K. Kong, 
creative/technical director tại công ty Orlando, Fla.-based Chameleon 
Designs LLC sẽ cung cấp cho bạn một số lời khuyên giúp bạn “cầm chắc tay 
lái” hơn trên con thuyền đàm phán với nhà cung ứng trong lĩnh vực này. 
Lựa chọn nhà cung ứng: 
Đầu tiên, bạn phải nhận ra rằng những dịch vụ mà bạn sắp sửa nhận được 
chính là những thứ mà khách hàng của bạn sẽ nhận được. Do vậy, hãy lựa 
chọn nhà cung ứng của bạn thật cẩn thận bởi không ai muốn mất khách hàng 
của mình cả. Một ê-kíp đáng tin cậy, có kinh nghiệm và kiến thức chuyên 
môn sẽ là người đồng hành tuyệt vời của bạn, giúp bạn ghi điểm trong mắt 
khách hàng. 
Trước đó, cuộc đàm phán với nhà họ sẽ là chìa khoá để dẫn bạn tới việc tổ 
chức một sự kiện thành công. Và chất lượng cũng là vấn đề chính yếu trong 
buổi đàm phán này. Bạn nên nhớ một điều rằng, đòi hỏi họ cho bạn một cái 
giá không thể thấp hơn cũng chưa hẳn là tốt, vì như vậy có nghĩa là bạn sẽ 
có thêm một vấn đề đau đầu – giá cả là thấp nhất nhưng sự kiện bạn tổ chức 
cũng phải đạt được những hiệu ứng về ánh sáng, âm thanh, hình ảnh hoàn 
hảo. Do đó, khi bạn nhận được một bảng báo giá với “quá nhiều con số 0”, 
thì đôi lúc có lẽ bạn sẽ không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc chấp nhận 
để đảm bảo các hiệu ứng sẽ theo ý của mình. Tất nhiên, không phải công ty 
nào cũng có khả năng chi trả như vậy; đối với những sự kiện có một khoản 
ngân quỹ eo hẹp thì chiến lược đàm phán “cứng” là không thể tránh khỏi. 
Hãy chú ý đến những thiết bị mà bạn đang sở hữu, và đảm bảo là bạn sẽ tận 
dụng tối đa công suất của chúng trong sự kiện của bạn. 
Chất lượng hay giá cả? 
Luôn chuẩn bị cho mình một phương án thay thế sẽ giúp bạn tự tin hơn khi 
đàm phán. Thêm vào đó, nếu bạn đang có một thiết bị nào đó cần thiết cho 
tổ chức sự kiện mà đối phương phải đi thuê lại, thì đó sẽ là một cơ hội tốt để 
bạn đòi hỏi cái giá mình muốn. Đôi khi, bạn phải thông cảm cho nhà cung 
ứng nếu như cái giá họ đưa ra là khá cao, bởi khi thuê lại thiết bị của một 
bên nào khác thì chắc chắn phần thiệt sẽ thuộc về người sử dụng cuối cùng. 
Khi đàm phán, bạn hãy nhớ hỏi người đại diện liệu có thiết bị nào họ phải 
thuê lại không, nếu có thì tại sao?. Những câu hỏi đơn giản như thế này có 
thể giúp cả hai bên giải quyết vấn đề, cũng như mang lại kết quả win- win. 
Nếu câu trả lời của họ là có thì hãy liệt kê những thiết bị của bạn có tính 
năng tương tự và đề nghị với họ việc sử dụng chúng, nhằm tiết kiệm chi phí. 
Và trên hết, khi sử dụng chiến lược này bạn hãy luôn nhớ rằng chất lượng 
phải luôn là ưu tiên hàng đầu. Đừng sa quá sâu vào cái bẫy giá cả! 
Hãy cho các đối tác thấy tiềm năng của bạn! 
Chỉ bằng cách hé lộ một ít thông tin về những sự kiện trong tương lai bạn 
sắp đảm trách, bạn đã có một chiêu hữu hiệu nhằm gây sự chú ý cho đối tác 
cũng như nâng cao vị trí của bạn trên bàn đàm phán. Chính điều này sẽ biến 
bạn thành một khách hàng đầy triển vọng đối với các nhà cung ứng, và tất 
nhiên bạn sẽ có nhiều quyền lợi hơn khi thảo luận về giá. Thêm vào đó, đây 
cũng là một cơ hội để bạn củng cố mối quan hệ với đối tác, một khi bạn đạt 
được mối quan hệ thân thiết với bên cung ứng thì bạn đã có được những 
nhà cung ứng hiểu bạn, cũng như củng cố vị trí của bạn trên thị trường đầy 
rủi ro này. 
Mô hình “One stop shop”(tạm dịch là “cửa hàng một điểm đến”) 
Với sự “hỗn loạn” về giá cả cho phần âm thanh và ánh sáng.. thì có nhiều 
công ty sản xuất lựa chọn các nhà cung ứng đi theo mô hình One stop shop 
để giải quyết tất cả các vấn đề trên, như vậy họ không phải lo lắng về từng 
chi tiết quá nhiều. Tuy nhiên, đừng quên giai đoạn khảo sát trước các công 
ty này trước khi họ trở thành người hợp tác với bạn nhé! 
Trước tiên, bạn phải nhận thức được điều mình muốn mang lại cho khách 
hàng, vì thực sự mỗi dịch vụ bạn nhận được tại hình thức cung cấp “cửa 
hàng một điểm đến” này đều đã được tính vào chi phí; bằng cách đến đó để 
quan sát, bạn sẽ có nhiều thông tin hơn cho việc lựa chọn của bạn, bạn sẽ 
biết liệu nó có hay không những dịch vụ bạn cần. Nếu thực sự là ở đó có thể 
đáp ứng mọi nhu cầu của bạn thì đừng quên xem xét các khoản về máy móc, 
thiết bị, tình hình bảo dưỡng chúng và các chuyên gia tại đó để tư vấn cho 
bạn. 
Nếu hinh thức cung cấp này không có những gì vừa nêu ở trên, thì khả năng 
rất lớn là họ có được những mối quan hệ làm ăn với các nhà cung cấp thiết 
bị cỡ địa phương và cỡ quốc gia. Những công ty như thế này có doanh thu 
rất cao nhờ đi thuê các thiết bị với giá thấp rồi cho thuê lại. Nếu như biết 
cách tận dụng các mối quan hệ này thì bạn đã đạt được một món hời lớn khi 
sử dụng dịch vụ của các công ty theo mô hình “one-stop shop”. 
Đến những thời điểm cần thiết, thì mô hình này sẽ là một sự lựa chọn khôn 
ngoan cho bạn, cụ thể đó là khi bạn tổ chức những sự kiện không cần quá 
nhiều máy móc phức tạp, “one-stop shop” sẽ là giải pháp tối ưu. Nhưng nếu 
bạn e ngại là sẽ xảy ra sự cố (dù lớn hay nhỏ) đối với các thiết bị dễ ảnh 
hưởng đến sự kiện thì tôi khuyên bạn nên chọn một giải pháp khác. 
Tầm cỡ của nhà cung ứng liệu có quan trọng? 
Bằng cách chọn những hiệu quảng cáo nhỏ chuyên biệt về một lĩnh vực nào 
đó như âm thanh, ánh sáng,..mặc dù có thể khiến bạn gặp rắc rối lúc đầu 
nhưng lại giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu về dài. Một ưu điểm nữa khi bạn lựa 
chọn nhà cung ứng này, đó là sự quan tâm của họ dành cho khách hàng rất 
sâu sắc, nên họ sẽ đặc biệt thấu hiểu nhu cầu của bạn. Nhưng chúng ta 
không thể quên một điểm yếu của họ, đó là chất lượng thiết bị họ cung cấp 
không thể nào sánh kịp với các công ty lớn. 
Mặt khác, các nhà cung ứng lớn tưởng như giá họ đưa ra ban đầu so với các 
nhà cung ứng nhỏ là tốt hơn, nhưng thực ra khi bạn chọn các đối tác này, 
bạn sẽ rất khó tiến sâu vào việc thoả thuận để có một cái giá phù hợp hơn. 
Do vậy, dù bạn có chọn ai trong số họ để cung cấp dịch vụ và thiết bị cho 
bạn thì họ cũng đều có những ưu và nhược điểm, bạn chỉ cần nhớ một điều 
đó là một mối quan hệ thật sự và đáng tin cậy mới là thứ bạn cần quan tâm. 
Giải quyết các vấn đề về trục trặc kỹ thuật 
Bạn nghĩ sao nếu đưa thêm vào đội ngũ của mình một công ty hoặc người 
giám sát về kỹ thuật? Chắc chắn rồi, cho dù việc này có thể làm bạn mất 
thêm một khoản nữa, nhưng nó sẽ chả thấm vào đâu so với cả đống tiền và 
thuốc trị nhức đầu mà bạn sẽ nhận lấy nếu không có bộ phận này. Bạn cần 
họ để đảm bảo là bạn không bị mua hớ bất kì thiết bị nào, đồng thời bạn còn 
có thể khai thác mối quan hệ mà họ có với nhiều nhà cung cấp khác; thêm 
vào đó, họ cũng sẽ đảm bảo là cho bạn không có bất cứ rắc rối nào với pháp 
luật nào tại nơi mà bạn tổ chức. 
Một điều quan trọng nữa đó là bộ phận kĩ thuật sẽ đưa ra những câu hỏi sâu 
sát hơn về lĩnh vực này cho khách hàng mà có lẽ người ngoài ngành sẽ 
không nghĩ đến, do vậy họ sẽ giúp bạn có những phương án tối ưu, tiết kiệm 
chi phí mà tránh những rắc rối không cần thiết. 
Tóm lại, đàm phán với các nhà cung ứng thiết bị nghe nhìn, thiết bị ánh 
sáng, hiệu ứngluôn là một thử thách không nhỏ đối với những người tổ 
chức sự kiện. Nhưng với một số hiểu biết nhất định về lĩnh vực này thì sẽ 
không quá khó để bạn chi một khoản hợp lí cho nó nhưng vẫn có được 
những hiệu ứng như mong muốn.