Cẩm nang kỹ năng đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại

g nguyên tắc cơ bản: 
1. Đàm phán là một hoạt động tự nguyện. 
2. Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được. 
3. Mục đích của đàm phán là thỏa thuận. 
4. Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận. 
5. Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt. 
6. Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm 
phán. 
7. Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn. 
8. Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên. 
9. Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên. 
3 - Các phương pháp đàm phán 
4 - Các hình thức đàm phán: 
Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cách 
được thể hiện để đàm phán. Tựu chung lại có thể chia đàm phán theo hình thức thể 
hiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện 
thoại. 
Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu 
quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc. 
a -Đàm phán bằng văn bản[/I] 
Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là: 
- Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua 
- Chào hàng 
+ Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong 
thời hạn hiệu lực của chào hàng. 
+ Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng của mình. 
- Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa ra đề nghị 
mới. Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng mới và làm cho chào hàng cũ hết 
hiệu lực. 
- Chấp nhận. Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo: 
+ Hoàn toàn, vô điều kiện. 
+ Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực. 
+ Do chính người được chào hàng chấp nhận. 
+ Được truyền đạt đến tận người chào hàng. 
- Xác nhận: 
Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm 
tính chắc chắn và phân biệt với những đàm phán ban đầu. 
b-Đàm phán bằng gặp mặt[/I] 
- Bắt tay 
Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm 
hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác. 
Các nguyên tắc bắt tay thông dụng: 
+ Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người có chức vụ cao, chủ nhà 
+ Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá 
lâu. 
+ Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ 
- Giới thiệu 
Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với 
nữ, khách với chủ.. 
- Trao và nhận danh thiếp, Khi trao danh thiếp cần chú ý: 
+ Đưa mặt có chữ dễ đọc 
+ Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao 
+ Đưa bằng hai tay 
+ Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên mình 
+ Trao cho tất cả những người có mặt 
- Khi nhận danh thiếp cần chú ý: 
+ Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập 
+ Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi 
+ Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì phải xin lỗi, hẹn lần sau. 
- Ứng xử với phụ nữ 
Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ. Ví dụ 
+ Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước 
+ Chỗ khó đi, phải đi trước mở đường 
+ Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó đi 
+ Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau. 
+ Kéo ghế mời phụ nữ ngồi 
+ Muốn hút thuốc phải xin lỗi 
+ Không chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được quyền 
chạm vào nam giới mà không cần xin phép. 
- Thăm hỏi 
Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng tận 
tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn. 
- Tiếp chuyện 
Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những 
người khác lần lượt ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tư trên dưới theo vị trí xuất 
khẩu hay tuổi tác. Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, không lấy thứ gì ra 
xem khi chủ nhà không giói thiệu. 
c- Đàm phán qua điện thoại [/I] 
- Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi? 
- Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe 
- Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại 
- Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì 
hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không? 
- Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại 
- Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện 
5 - Những lỗi thông thường trong đàm phán 
1. Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn 
2. Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định 
3. Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào 
4. Bước vào đàm phán với mục đích chung chung 
5. Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị 
6. Không kiểm soát các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự 
của các vấn đề 
7. Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước 
8. Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán 
9. Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc 
10. Không biết kết thúc đúng lúc 
Những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường 
1. Không ngắt lời bên kia. Nói ít và tích cực nghe 
2. Đặt các câu hỏi mở có mục đích để tạo sự hiểu biết 
3. Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tich cực 
4. Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ 
5. Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán 
6. Tóm tắt thường xuyên 
7. Liệt kê những điểm cần giải thích và những điểm đã hiểu 
8. Tránh dùng những ngôn ngữ yếu 
9. Không chỉ trích bên kia. Tìm ra những điểm chung của cả 2 bên để đi đến thỏa 
thuận 
10. Tránh chọc tức 
11. Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình. 
12. Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân. 
6 - Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán 
1. Ấn tượng ban đầu. 
Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước 
hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá 
nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có 
cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội 
dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác. 
2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. 
Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp 
nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất một phần ba thông 
tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm 
phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ 
phía đối tác đàm phán. ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán 
sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nói. Chỉ có thể đàm phán 
và thuyết phục thành công 
nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch 
với đối tác. 
3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này 
trong suốt quá trình đàm phán. 
Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình 
không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người 
đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục 
tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều 
mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì 
kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được. 
4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. 
Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật 
sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người 
đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình 
bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng 
thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm 
phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm 
thông tin. 
5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. 
Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản 
mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói 
thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn 
nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao 
giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy 
diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: 
chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển 
hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm 
chất lượng, hình thức của hàng hoá, phương thức thanh toán,... Nếu đối tác bị ấn 
tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán. 
6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều. 
Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về 
tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng 
minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. 
Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý 
muốn của đối tác đàm phán. 
Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. 
+ Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt 
khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự 
bắt đầu đàm phán. 
+ Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những 
giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định 
một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. 
Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm 
giác bực mình, khó chịu. 
7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán 
tới giới hạn nào. 
Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không 
bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, 
tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, 
tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương 
mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán 
tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán không chịu ký kết một hợp đồng 
kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên 
thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không". 
8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng 
thoả hiệp nếu cần thiết. 
Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có 
thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là 
một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, 
phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng 
và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh 
với đối tác đó. 
Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. 
Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích 
riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia. 
9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, 
thương thuyết bị lệch hướng, 
Nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa 
hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là 
nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có 
thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà 
thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp 
theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho 
nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán 
trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo. 
7- Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại 
1. Nói quá nhỏ: 
Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến 
hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm hơn lúc bình 
thường. 
Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà 
nhà đàm phán muốn truyền đạt. 
2. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán: sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không 
tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, 
nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa 
đem lại tin cậy cho đối tác. 
3. Không có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước 
sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm 
phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán. 
4. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối 
tác: 
Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất 
bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử 
nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán. 
5. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán: 
Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang 
hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính 
của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng 
cáo, đàm phán bán một mặt hàng hoàn toàn khác. 
6. Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm 
phán: 
Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà không 
hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng 
nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời 
gian để tiếp nhận, "tiêu hoá" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống 
nhất trong đàm phán. 
7. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: 
Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ 
của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải 
hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của 
mình. 
8. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán: 
Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt 
nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần 
đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả 
những lần đàm phán sau. 
9. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: 
Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là 
người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ 
mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác. 
 Theo Blog quản trị doanh nghiệp