Bài giảng PDCA trong hoạt động nhóm

PDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM 
WELCOME TEAM LEADERS 
ĐÁNH GIÁ ViỆC LẬP KHCL CỦA CBN 
STT 
NHẬN XÉT 
SỐ LƯỢNG (17) 
SL 
% 
1 
Chưa phân tích tình trạng 
1 
5.88 
2 
Không đưa ra nguyên nhân 
4 
23.53 
3 
Nguyên nhân đưa ra không cụ thể 
1 
5.88 
4 
Không đưa ra giải pháp 
5 
29.41 
5 
Giải pháp đưa ra không phù hợp với nguyên nhân 
5 
29.41 
6 
Giải pháp đưa ra không cụ thể 
1 
5.88 
7 
Không đưa ra mục tiêu tổng thể 
5 
29.41 
8 
Không đưa ra mục tiêu của từng giai đoạn 
4 
23.53 
9 
Trình bày không rõ ràng, mạch lạc 
1 
5.88 
10 
Lạc đề ( cách XD kế hoạch, XD kế hoạch tổng thể) 
2 
11.76 
MỤC TIÊU 
PDCA 
Nắm được các bước trong chu trình PDCA 
Thực hành phân tích và lập KHCL theo PDCA 
Vận dụng 1 số kỹ thuật sơ đồ xương cá, bản đồ tư duy, phương pháp 	20/80 
1 
Giới thiệu 
Các bước của chu trình 
2 
Giải thích các bước 
P-D-C-A 
3 
Bài tập thực hành 
NỘI DUNG 
PDCA là công cụ hữu hiệu , phương pháp luận khoa học để giải quyết vấn đề 
Được thiết kế để áp dụng liên tục , nhiều lần 
Bao gồm các hoạt động theo vòng khép kín 
Nâng cao kiến thức cá nhân khi đánh giá nguyên nhân của vấn đề 
Mục đích cuối cùng của chu trình PDCA là cải tiến liên tục làm cho khách hàng hài lòng 
Khi thực hiện cần : 
Dữ liệu 
Bằng chứng về việc dữ liệu và số liệu liên quan đến vấn đề 
Phân tích khách quan và tư duy phê phán xung quanh vấn đề 
Giới thiệu 
P – Plan - Lập kế hoạch 
D – Do - Thực hiện 
C – Check - Kiểm tra 
A – Act - Hành động 
Prof. Edwards Deming (1900 – 1993) 
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 
P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu 
P : Xác định nguyên nhân 
P: Xác định nguyên nhân chính , nguyên nhân gốc rễ của vấn đề 
P : Tìm , phát triển các giải pháp , lập kế hoạch hành động 
D : Thực hiện kế hoạch hành động 
C : Xác định hiệu quả của kế hoạch 
A : Chuẩn hoá các kết quả , tổ chức triển khai thực hiện ở toàn đơn vị , ở các lĩnh vực có liên quan 
KHÁI NIỆM: 
Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó 
VAI TRÒ: 
 “ Không lập kế hoạch 
là lập kế hoạch cho thất bại ” 
Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các nhà quản lý 
P - Lập kế hoạch 
1 
Xác đinh , 
Đo lường vấn đề 
2 
4 
Xác định mục tiêu cho giải pháp 
Lập kế hoạch 
3 
Đề xuất giải pháp 
Phân tích 
nguyên nhân 
Khi gặp bất cứ vấn đề gì , chúng ta thường đặt 
ra các câu hỏi : 
What: Vấn đề là gì ? 
Where: Nguyên nhân ở đâu ? 
Why : Tại sao nảy sinh vấn đề 
How : Chúng ta phải giải quyết nó như thế nào 
Lập kế hoạch 
DO 
CHECK 
ACT 
Ø 
Ø 
PLAN 
Bài tập 1 
Trong thời gian qua nhóm bạn có 1 số vấn đề cần giải quyết. Trong thời gian 2 tháng tới bạn ưu tiên giải quyết vấn đề số 1 ( handout1). Là cán bộ nhóm các bạn hãy phân tích các nguyên nhân và đánh giá, xác định nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn. 
Hỗ trợ từ cơ quan 
Xây dựng chương trình giảng dạy 
Thiết kế khóa học 
Hỗ trợ tài năng 
Hỗ trợ sinh viên (đào tạo kỹ thuật) 
Môi trường vật chất 
Sự thỏa mãn cao hơn 
Hiểu biết rộng hơn 
Tỉ lệ tiêu hao thấp 
PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN  SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE) 
People/Man/Con người: Bất cứ ai tham gia quá trình phục vụ 
Methods/ Phương pháp: Quá trình thực hiện và những yêu cầu đặc biệt để tiến hành quá trình đó như các chính sách, qui trình, luật, lệ, qui định 
Machines/ Máy móc: Any equipment, computers, tools etc. required to accomplish the job (Bất cứ công cụ, máy tính, dụng cụ,v.v nào cần thiết để hoàn thành công việc) 
Materials/ Vật liệu: Vật liệu thô, các bộ phận, bút, giấy,v.v.. được sử dụng để tạo nên thành phẩm cuối cùng 
Measurements/ Đo lường: Dữ liệu được thu thập từ quá trình được dùng để đánh giá chất lượng của quá trình đó 
Environment/ Môi trường : Các điều kiện, như địa điểm, thời gian, nhiệt độ và văn hóa nơi mà quá trình diễn ra 
Bài tập 2 
Với các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn, bạn hãy đề xuất các giải pháp khắc phục. 
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP ) 
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) 
 Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi lại rất nhanh . Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư duy xuất hiện. Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó. Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn 
 Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn. 
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) 
 Làm thế nào để mind map?!?  - Tư duy hai chiều (phản biện)Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết.- Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra.- Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung tổng quất của toàn bộ mind map.- Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh.- Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi chú.- Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước.- Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map.- Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết.- Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang nhánh khác- Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự.- Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào.- In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn.- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề.- Hãy sáng tạo.- Bắt tay vào và HAVE FUN.  
Bài tập 3 
Với tất cả các giải pháp đã đề ra bạn hãy lựa chọn những giải pháp chính cho phù hợp với điều kiện nguồn lực, khả năng của nhóm bạn và đặt mục tiêu cho các giải pháp đó. 
LỰA CHỌN GiẢI PHÁP ( PHƯƠNG PHÁP 20/80) 
Richard Kock, người sáng lập ra Bain & Co và BCG Consultant, từng khẳng định rằng: “20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuôi cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”. 
S pecific - cụ thể , dễ hiểu 
M easurable - đo lường được 
A chievable - vừa sức , có thể đạt được 
R ealistics - thực tế 
T imebound - có thời hạn . 
Xác định mục tiêu 
Xác định mục tiêu 
SMART 
Phương pháp xác định 5W - 1H 
Why 
What 
Where 
When 
Who 
How 
Lập kế hoạch chất lượng 
Bài tập 4 
TT 
Nội dung công việc 
MT 
Thời gian thực hiện ( theo tháng/tuần/ngày ) 
Nguồn lực 
T1 
T2 
T3 
T4 
T5 
T6 
T7 
1 
Căn cứ mô tả , HDCV 
2 
3 
Căn cứ các phân tích trên ( nguyên nhân, giải pháp, mục tiêu) nhóm bạn hãy lập bản KHCL 
TH 
Tại mỗi khâu 
Plan – Do – Check - Act đều lần lượt đi qua các quy trình con với đầy đủ các bước P – D – C – A 
DO - THỰC HIỆN 
DO : Tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra 
Mục đích : 
 - Truyền thông tới toàn bộ những người có liên quan trong kế hoạch 
 - Cung cấp cho họ kiến thức , kỹ năng những nhiệm vụ , công việc phải làm để đạt mục tiêu chung của tổ chức 
Vai trò : 
Thử nghiệm các giải pháp 
Xem xét , đo lường , phân tích kết quả 
Đánh giá các giải pháp 
CHECK 
ACT 
Ø 
Ø 
DO 
PLAN 
DO - THỰC HIỆN 
 Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi người trong tổ chức : 
Nắm được kế hoạch 
Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình 
Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả 
	 công việc của từng cá nhân đối với kết quả của chung 
DO - THỰC HIỆN 
Để làm tốt khâu DO phải : 
Plan: Làm gì trước , sau (When) 
 Làm như thế nào , cách thức (How) 
Do: Triển khai thực hiện theo Plan 
Check: Kiểm tra , giám sát các bước DO đã làm đúng ? 
Act: Tự khắc phục những sai sót trong quá 
 trình DO để hoàn thiện 
DO 
Bài tập 5 
Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản KHCL ở bài tập 4 các kế hoạch/công việc liên quan đến phần tổ chức thực hiện 
CHECK - KIỂM TRA 
CHECK - Kiểm tra lại những việc đã làm 
 xem đã đúng chưa , có phù 	 hợp không và có sai sót gì 	 không ? 
Vai trò : - Giúp phát hiện những điểm 	 chưa phù hợp để kịp thời 	 	 điều chỉnh 
DO 
ACT 
Ø 
Ø 
PLAN 
CHECK 
CHECK - KIỂM TRA 
Đo lường để hợp thức hoá và thẩm định những thay đổi 
So sánh kết quả với yêu cầu 
Nếu có thay đổi , t ìm hiểu lý do 
Xem xét , đánh giá sự thay đổi đó theo chiều hướng tốt hơn , tồi hơn hay vẫn vậy . 
CHECK - KIỂM TRA 
	 Cần thiết phải có 1 chu trình con để chuẩn bị 
	 về phương pháp và công cụ 
 Plan - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H 
 Do - Thực hiện kiểm tra theo Plan 
 Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả 
	 kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của phương 
	 pháp , công cụ kiểm tra đã áp dụng 
 Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra để hoàn 	 thiện 
CHECK - KIỂM TRA 
Plan 
Lập kế hoạch kiểm tra 
5W – 1H 
Do 
Thực hiện kiểm tra theo kế hoạch 
Check 
Mức độ chính xác và hiệu quả 
Act 
Khắc phục và cải tiến 
CHECK - KIỂM TRA 
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 
Kiểm tra chéo 
Đánh giá thực tế 
Kiểm tra trong suốt quá trình 
Kiểm tra theo kết quả , hồ sơ 
Bài tập 6 
Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản KHCL ở bài tập 5 các kế hoạch/công việc liên quan đến phần kiểm tra thực hiện 
Áp dụng các tiêu chuẩn mới , đã cải tiến 
Huấn luyện mọi người c á c phương pháp 
Cập nhật các số liệu , qui trình cải tiến theo yêu cầu 
Chia sẻ các tiêu chuẩn mới 
Tiếp tục áp dụng PDCA  
ACT – HÀNH ĐỘNG 
CHECK 
DO 
Ø 
Ø 
PLAN 
ACT 
ACT – HÀNH ĐỘNG 
Khắc phục và phòng ngừa những sai sót , 
những điểm không phù hợp cần : 
Có một Plan cụ thể cho việc khắc phục 
Khắc phục theo đúng Plan 
Kiểm tra lại kết quả khắc phục 
Tiếp tục khắc phục để cải tiến 
Nếu kết quả không tốt thực hiện lại PLAN 
Nếu đạt kết quả tốt cần huấn luyện mọi người các phương pháp mới , qui trình chuẩn 
ACT – HÀNH ĐỘNG 
ACT – HÀNH ĐỘNG 
Trước khi đưa ra một hành động , m ột mục tiêu mới cần : 
Cân nhắc , xem xét v à phân tích các số liệu . 
Đảm bảo các số liệu , kết quả thu được là số liệu thực , chính xác 
Bài tập 7 
Giả sử trong quá trình thực hiện kế hoạch đã đề ra khi đánh giá kết quả không được như mục tiêu, bạn sẽ làm gì? 
Bài tập 8 
Hoàn thiện kế hoạch CL tổng thể của nhóm bạn cho cả quá trình P-D-C-A để giải quyết vấn đề của nhóm bạn (tiếp bài tập 6) 
Yêu cầu : 
Xác định vấn đề : nguyên nhân và các giải pháp cho vấn đề trên 
Thiết lập mục tiêu cho từng giải pháp 
Lập bảng kế hoạch chi tiết cho từng bước P-D-C-A 
Thực hiện theo chu trình PDCA 
Bạn phải : 
Được cấp trên đồng ý 
Có nhóm trưởng 
Có điều kiện , nguồn lực để thực hiện 
Có các thành viên trong nhóm 
BÀI TẬP VỀ NHÀ – DÀNH CHO NHÓM THỰC TÊ 
Áp dụng kiến thức đã được trao đổi, bạn hãy lập kế hoạch chất lượng cho nhóm của mình để giải quyết vấn đề quan trọng nhất mà nhóm bạn đã xác định. 
Thời gian: 30/9 
Phương thức: Làm trên máy và gửi mail đến địa chỉ: luuhienninh.pvhk1@niags.com.vn 
Thank You !