Bài giảng môn học Kỹ năng làm việc nhóm

động, thú
 vị.
ƒ Mong muốn đượclắng nghe ý kiếncủanhững
 ngườikhác.
ƒ Nhìn các vấn đề như những cơ hộicáchtân
 đầytriểnvọng chứ không là những tai hoạ.
4.7 Ngườigiámsát
ƒ Nhiệmvụ: Bảo đảmgiữ vững và theo đuổicáctiêu
 chuẩncao
ƒ Luôn hy vọng vào những gợiý đầyhứahẹn.
ƒ Nghiêm túc, đôi khi còn cầntỏ ra mô phạm, chuẩnmực.
ƒ Phán đoán tốtvề kếtquả công việccủamọingười.
ƒ Không chầnchừđưavấn đề ra.
ƒ Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót. 
III/CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM
1. Tạosựđồng thuận
ƒ Những buổihọplàcáchthứctuyệthảo để bổi
 đắptinhthần đồng độivàthóiquenlàmviệc
 theo nhóm ngay từ lúc đầumới thành lập
 nhóm. 
ƒ Những loạtbuổihọpgiúpcácthànhviênmới
 làm quen vớinhau, tạosự nhấttrívề các mục
 tiêu được giao cùng các vấn đề cầngiảiquyết
 về mặttổ chức.
1.Tạo sựđồng thuận
ƒ Những điểmcần ghi nhớ:
9 Mọithànhviêncủa nhóm cầnthống nhấtvề
 việcphảinhắmtới.
9 Các mụctiêuchỉổn định khi đãbànthảoxong
 các biệnphápthựchiện.
9 Mặc dù các thành viên của nhóm cần được
 định hình các mụctiêu, nhưng nên phổ biến
 các mụctiêuchocáchộiviênnắm.
9 Để đạt đượcnhững kếtquả cao nhất, các mục
 tiêu còn phải đượcthử thách bằng cách kết
 hợpgiữanhững mụctiếu chung và mụctiêu
 riêng.
2.Thiết lậpcácmốiquanhệ vớiban quảntrị
ƒ Mọi nhóm cầncósự hỗ trợ của đôi ngũ thâm
 niên ở cơ quan chủ quản. 
ƒ Ba mốiquanhệ chủ yếumànhómcầntớilà: 
9 Ngườibảotrợ chính củanhóm
9 Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan
9 Và bấtkỳ ai quảnlýtàichínhcủanhóm
3. Khuyếnkhíchócsángtạo
ƒ Nhiềungườitrở thành những kẻ chỉ biếtlàm
 theo kinh nghiệm và tính cách riêng củahọ. 
 Hãy phá thế thụđộng ấyvàtạotínhsángtạo. 
ƒ Đừng để nhóm củabạnbị phân lớpthành
 những con ngườichuyênsángtạovànhững
 kẻ thụđộng. Muốnvậy, bạnluônbiếthoan
 nghênh tính đadạng củacácquanđiểmvàý 
 tưởng, để rồiláibuổitranhluận đi đếnchỗ
 thống nhất.
4. Phát sinh những ý kiếnmới
ƒ Việccóđượcnhững sáng kiến đòi hỏicóngười
 lãnh đạovàcầnmộthìnhthứctổ chứcnàođó, 
 để kếtquả buổihọpcóthể mở ra mộthướng
 đi. 
ƒ Mọiý kiếncần đượcghichéplênbiểu đồ hay 
 bảng để mọingườicóthể nhìn thấy. Sau đó, 
 loạibỏ nhũng ý kiếnbấtkhả thi và tóm tắt
 những ý khả thi.
4. Phát sinh những ý kiếnmới
 Những điểmcần ghi nhớ:
ƒ Phương pháp vậndụng trí tuệ tậpthểđôi khi đượcgọi
 là “tư duy hành động nhóm”.
ƒ Sự chỉ trích làm giảmócsángtạo. 
ƒ Đừng bao giờ miệtthị ý kiến nào trong buổihọp.
ƒ Nhiềuý kiếntưởng chừng ngớ ngẩnlạico ựthểđưa đến
 những giảiphápđáng giá.
ƒ Cầnghimọi ý kiến lên bảng cho dù đấychưahẳnlàý 
 kiến độc đáo.
ƒ Những ý kiếnsángtạo trong những buổihọpbaogiờ
 cũng cao hơný kiếncủamột cá nhân đưara.
5. Họccáchủythác
ƒ Sựủytháccóihaihìnhthức: ủytháccông
 việcvàủy thác quyềnhành. 
ƒ Ủytháccôngviệclàphânnhỏ mỗikế hoạch
 thành các phầnviệcriêngvàvớimụctiêu
 riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của
 nhóm. Sau đó, phó mặcchohọ và chỉ can 
 thiệpkhikhôngđạtmụctiêu. 
ƒ Việc ủythácquyền hành là sau khi tham khảo
 ý kiến, trao cho người được ủyquyền đầy đủ
 quyềnvàđể họđượchànhxử nó. 
5. Họccáchủythác
 Khi ủythác, cầnnhậndiệncácloại đặctínhkhiủythác:
ƒ Có khả năng muốnthựchiện: Đây là trường hợptagặp
 người được ủynhiệmlýtưởng, sẵnlòngnhậntrách
 nhiệmvàcũng sẵnlòngthamkhảo ý kiếnngườikhác, 
 thựchiện theo ý khi được ủy nhiệm.
ƒ Có khả năng không muốnthựchiện: Loạingườinày
 không sẵnlònghọchỏivàtiếpthuý kiếncủangười
 khác, thiếutinhthầnhợptác, khôngnêngiaoquyền
 cho họ.
ƒ Thiếukhả năng muốnthựchiện: Cần được đào tạobổ
 khuyếtnhững mặtyếutrướckhiđược ủynhiệm.
ƒ Thiếukhả năng, không muốnthựchiện: Giao việccho
 loạingười này hẳnlàhỏng to.
6. Khuyếnkhíchmọingườiphátbiểu
ƒ Ngườilãnhđạocần động viên mọingườibàn
 thảo, ngay cả vớiý kiếnnghịch lạicũng có giá
 trị củanó.
7. Chia sẻ trách nhiệm
ƒ Bổ sung các cách thứchànhđộng, giám sát
 tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt
 động nhóm gặptrở ngạitạmthời. 
ƒ Cũng cầntạobầu không khí thông hiểunhau
 giữacácthànhviênnhất thông tin về tiến độ
 và những thay đổi đường lốilàmviệc.
8. Cầnlinhhoạt
ƒ Mỗi thành viên phảicókhả năng thựchiệnvaitròcủa
 mình chí ít cũng như ngườikhác.
ƒ Mỗingườiphải được phân nhiệm để hành động chủ
 động trong nhóm.
ƒ Dù việckhóđến đâu nhưng nếucósựđồng lòng của
 toàn nhóm thì đềucóthể hoàn thành.
ƒ Mọingười đều được phân nhiệmrõràngtửđầu đến
 cuối.
ƒ Mọingười đều được khuyến khích làm theo phương cách
 hiệuquả nhấtcủamình
IV/ THÔNG TIN TRONG NHÓM
1. Những phương pháp thông tin
ƒ Có nhiềucáchđể nhóm thông tin với nhau, dù
 là tình cờ hay có hẹntrước. Ví dụ như: 
ƒ Những trao đổibấtchợtgiữacácđồng nghiệp.
ƒ Những phương tiệntruyềnthống như sổ ghi
 nhớ, báo cáo, yếtthị, fax, điệnthoại.
ƒ Các phương tiện điệntử nhưđiệntử, mạng
 nộibộ,
ƒ Phim ảnh hộinghị.
2. Chọnnhững phương pháp thông tin
ƒ Thưđiệntử là mộtphương tiệntruyền thông giữacác
 thành viên trong nhóm, có điếu độ ttin cậy không chắc
 chắn.
ƒ Các phầnmềmcóthểđáp ứng vịêc thông tin giữacác
 chuyên viên và nhóm.
ƒ Việc thông tin bằng phim ảnh hộinghị cũng hữudụng, 
 giúp các thành viên đánh giá các điệubộ và trạng thái
 củangườikhác.
ƒ Hệ thống điệnthoạitốt giúp thông báo tin tứchộihọp
 hay hộiý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác
 nhau.
3. Thông tin từ nộibộ
ƒ Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ
 lưutâmsự vững mạnh tự tại–sự toàn tâm
 toàn ý củanhóm–khiếnnhómcóthể bị yếu
 đi: họ trở thành cụcbộ, chỉ biếtmình.
ƒ Muốntránhđiềunày, họ cầndựavàonhững
 bộ phậnkhácngaytrongnộibộ cơ quan, 
 chẳng hạnkhicầndữ liệu, họ phảinhờđếnbộ
 phậnmáytính.
4. Duy trì sự giao tiếp
ƒ Cầngiữ liên lạcvớinhững nhân vậtchủ chốt ở
 các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, 
 biếtchắcailànhững ngườicần được thông tin 
 đặcbiệt. 
ƒ Dùng mọiphương tiệnhiện đại để cậpnhậtt
 hoá và soạnlại danh sách này thường xuyên
 để khi cầnbạncóthể liên hệ nhờ giúp đỡ
 nhóm trong suốtquátrìnhhoạt động.
5. Tránh sự trùng lặp
ƒ Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở
 những cơ quan lớn. 
ƒ Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưuhànhbảng
 liệtkêngắnvề chứcnăng của đôi nhóm cho
 nnhững người có liên quan, nhờ đ1o có thể
 phát hiệnsự trùng lắpngay.
6. Thông tin như thác đổ
ƒ Việctải thông tin như thác khiến nhiềukhibị
 nhiễu, bóp méo,  từđólàmxáotrộncácmục
 tiêu và hiệuquả củanhóm.
ƒ Để tránh điềunày, cầngặpgỡ mở rộng hơnlà
 thu hẹp, và rồi, nếucầnthiết, thẩmtrangược
 lên.
7. Sự cẩnthận
ƒ Đúng ra mộtnhómchẳng có điềugìbímậtgiữacác
 thành viên của nhóm, mà nếucóchẳng qua cũng chỉđể
 gây sự ngạc nhiên thú vị vềđềán. 
ƒ Trướckhiquyết định điềugìcầngiữ kín, hãy hỏi, “có ai
 khác cầnbiếtvấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệu có tai 
 hại gì không ?”. 
ƒ Nếu đây là vấn đề mà mọingườicóthể biếtthìcứ việc
 thông tin thoảimái. Thế nhưng, nếucóđiềugìcầngiữ
 kín, lúc đóphải đượcgiữ tuyệt đối. 
III/QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM 
1. Tạilầnhọp đầutiên
ƒ Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽđem ra cho các
 thành viên trong nhóm thảoluận chung, tìm ý tuởng
 hay, phát biểuvàđóng góp ý kiến.
ƒ Nhóm sẽ phân công, thảoluậncôngviệcchophùhợp
 khả năng từng ngườidựatrênchuyênmônvủahọ.
ƒ Đề ra kế hoạch cụ thể, nhậtkýcôngtác, thờigiandự
 tính sẽ hoàn thành và chuẩncholầnhọpsau. Thông
 báo phầnthưởng, phạtvới các thành viên.
2. Những lầngặpsau
ƒ Tiếptục có nhiềucuộchọpkhácđể bổ sung 
 thêm ý kiếnvàgiải đáp thắcmắcchotừng
 người.
ƒ Biên tậplạibàisoạncủatừng ngươìcũng như
 chuẩnbị tài liệubổ sung. 
3. Lầnhọpcuối cùng trướckhihoànthànhcông
việc
ƒ Ngườitrưởng nhóm tổng hợplạitoànbộ phần
 việccủamỗithànhviên
ƒ Chuẩnbị sẵn bài thuyếttrìnhvàtrả lờinhững
 câu hỏithường gặp.
ƒ Chọnngười đứng lên thuyếttrìnhđề tài, trả lời
 câu hỏi, ghi chú và mộtsố ngườidự bị. 
4. Mụctiêubuổihọp
ƒ Mỗibuổihọpcầncómụctiêurõràngdựatrên
 việctraođổi thông tin. 
ƒ Cầnxácđịnh mụctiêubuổihọp. 
ƒ Hướng dẫndự bàn thảovànhấnmạnh mục
 tiêu, nhưng cầnnhắm đếnsựđồng thuậncủa
 cả nhóm.
5. Tầnsố hộihọp
ƒ Thường ta cầntổ chứchọphaituầnmộtlần
 nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ
 các kế hoạch và thờihạncôngviệc, đồng thời, 
 giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều
 đặn. 
ƒ Ngoài buổihọp chính thứcthìnhững hình thức
 thông tin khác vẫn đượcduytrì.
6. Tốc độ diễnbiếncuộchọp
ƒ Khi điềuhànhbuổihọpbảnthânbạnphải
 chuẩnbị nghị trình trước. 
ƒ Đếngiờ họplàtiếnhànhchương trình làm
 việcngay. 
ƒ Lý tưởng là mộtbuổihọpchỉ kéo dài tối đa
 chùng 75 phút, thờihạnmàmọingừơicóthể
 tập trung vào vấn đề. 
ƒ Cố gắng diễngiảivấn đề ngắngọn, rõ ràng. 
IV/ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM
1. Làm thuấnnhầmtinhthần đồng đội
ƒ Hãy cho các thành viên tự hào về phầnviệc
 củahọ.
ƒ Đưaranhững mụctiêuđặcbiệtcótínhthử
 thách sứcmạnh toàn nhóm.
ƒ Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho
 nhau biếtcácvấn đề và luôn khen họ (nếu
 đáng).
ƒ Dành thờigiantrả lờichi tiết các báo cáo và
 thông tin của nhóm.
2. Nhậnracácvấn đề
ƒ Toàn nhóm đang gặpkhókhănâmỉ. Bạn
 muốnmọingườihợp lòng với nhau nhưng xem
 chừng họđang có những bấthoàvới nhau
 hoặcbất hòa trong toàn nhóm. 
ƒ Hãy đặtvấn đề xem những rắcrốinàynằm ở
 đâu hoặcdấuhiệu không thoả lòng chung
3. Chuyệntròvớitừng người
ƒ Cầngiảiquyếtcácvấn đề cá nhân giữacác
 thànhviênvớitinhthầnxâydựng.
ƒ Đừng vộiphản ứng vớinhững sự việcchođến
 khi bạnnắm rõ nguyên nhân.
ƒ Nhóm nào cũng có những khó khăncầnvượt
 qua.
ƒ Cầnngănchặnkiểu“đổ lỗi” cho ngườikhác–
 nếukhôngnósẽ làm mấttinhthần đồng đội.
3. Chuyệntròvớitừng người
ƒ Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong
ƒ Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm.
ƒ Nhậnravàtándương nhóm hay cá nhân có
 thànhtíchxuấtsắc.
ƒ Dùng mọitàikhéoléođể lôi cuốnmọingười
 hợplực.
4. Xử sự vớingườigâyravấn đề
ƒ Sau khi đã nói chuyệnvớingườigâyravấn
 đề, có thể cầncóhànhđộng xa hơn. Hãy tích
 cựctìmcáchhàngắnmọimốiquanhệ. Những
 điềulưuý:
9 Hãy nói thậtnhững gì bạnthấy được.
9 Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.
9 Hãy lợidụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi.
9 Luôn lạcquankhigiảiquyếtvấn đề.
4. Xử sự vớingườigâyravấn đề
ƒ Cầnlàgiảiquyếtvấn đề hơnlàlàmđình trệ công việc
 củabạn.
ƒ Không nên cố chấpvớingườiquáquắt.
ƒ Chớ nóng nảyvớibấtkỳ ai trong nhóm.
ƒ Đừng sao lãng mục tiêu củatoànnhóm.
ƒ Đừng vộinhờđếnsự giúp đỡ bên ngoài.
ƒ Đừng phớtlờ trướcnhững căng thẳng khiếnvấn đề trở
 nên tệ hạihơn
5. Giảiquyết mâu thuẫn
ƒ Sự mâu thuẫncánhânvới nhau có thể mau
 trở thành vấn đề cho toàn nhóm. 
ƒ Hãy tạo điềukiện để mộthay cả hai bên trình
 bày vớibạn để có hứơng xoa dịu tình hình. 
ƒ Trường hợpdo lỗi điềuhànhcủabạn, lúc ấy
 cầntraođổivớitoànnhómđể nói lên hướng
 khắcphục. 
ƒ Vấn đề ở đây là cảithiệncáchhànhxử, tránh
 mang tính chấtkhiểntráchhoặcphêphán.
6. Sử dụng cách giảithíchvấn đề
ƒ Coi những vấn đề liên quan đếncôngviệc
 như những cơ hội để cả nhóm họchỏivàcải
 thiện. 
ƒ Hãy diễngiảivấn đề để cả nhóm nhậnra
 chúng và họchỏi. 
ƒ Có thể cử mộtngườigiảiquyếtvấn đề và báo
 cáo lạidiếnbiếnquátrìnhgiảiquyếtvàkết
 quả giảiquyếtrasao. 
V/ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ NHÓM
1. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá
ƒ Nỗ lựccủanhómchứa đựng mộtsố yếutố có
 thểđánh giá bằng việcthựchiện. 
ƒ Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầmrộng khi
 phân tích việcthựchiện. 
ƒ Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đómàviệccải
 tíên của chúng bảo đảmcáclợiíchkinhtế
 thực.
2. Đánh giá kếtquả
ƒ Việc đánh giá kếtquả cầnphảicóý nghĩavà
 chính xác, nghĩalàcầnthiếtthực, vì nếucần, 
 bạncóthể hỏithêmnhững ngườibênngoài
 để họđánh giá.
3. Đolường sự thựchiệncủa nhân viên
ƒ Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so vớimục
 tiêu của đề án, kế hoạch thờigian, vàtài
 chính.
ƒ Tài chính: chi phí thựctế; lãi so vớidự kiến.
ƒ Thờigian: thànhquả so vớikế hoạch làm việc.
ƒ Chấtlượng: độ chính xác; sự hài lòng của
 khách hàng.
ƒ Sự tiếntriển: đóng góp vớitậpthể; khả năng.
4. Lãnh đạo
ƒ Đánh giá hiệuquả củaviệc lãnh đạonhómtrongviệchỗ
 trợ và hướng dẫn nhóm.
ƒ Việc điều hành: đạt được các kếtquả như kế hoạch đã
 vạch ra.
ƒ Ý kiến đánh giá ở trên: thựchiện đạttiến độ của nhóm.
ƒ Ý kiến đánhgiábêndưới: Thựchiện đạtchỉ tiêu bên
 trên.
ƒ Tinh thần: ý kiếncủa nhóm, khách hàng, những người
 có liên quan.
5. Tiểu nhóm
ƒ Đánh giá hiệuquả củamỗitiểu nhóm theo
 định mứccủachỉ tiêu.
ƒ Các mụctiêu: những kếtquảthựctê so vớichỉ
 tiêu.
ƒ Chấtlượng: ý kiến đánh giá củanộibộ.
ƒ Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng.
ƒ Cảitiến: dự tính các kếtquả tương lai.
6. Các thành viên nhóm
ƒ Đánh giá sựđóng góp củacánhânvàoviệc
 thựchiệnkế hoạch toàn nhóm.
ƒ Hiệusuất: so vớichỉ tiêu.
ƒ Ý kiến đánh giá: củacấptrên, của đồng
 nghiệp, và của khách hàng.
ƒ Tựđánh giá: so với đồng nghiệp.
ƒ Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý 
 thức trách nhiệm
VI/ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM
1. Tính toán chi phí
ƒ Mặcdùviệc đào tạocần chi phí, nhưng như
 vậycònđỡ tốnkémhơnnếucứ giữ mãi tình
 trạng trì trệ gây tổnhạichoviệcthựchiệnkế
 hoạch. 
ƒ Tính toán các chi phí đào tạo, bao gồmmọi
 khoảnnhư họcphí, tiền thuê phòng. Cân
 nhắclợiíchđạt đượcsaukhiđào tạo. 
2. Đào tạo nhân viên
ƒ Sau khi đãtínhtoánmặtlợiíchcủavấn đề, 
 hãy đưavấn đề ra bàn thảovớicả nhóm, phác
 thảokế hoạch đào tạo, sau đóthựchiệntheo
 nhu cầucủatừng cá nhân
3. Đào tạolãnhđạo
ƒ Là lãnh đạo nhóm, bạncầncócácphẩmchất
 cầnthiết để điều hành nhóm có hiệuquả. 
ƒ Để đạt được điều đó, bạncần được đào tạo
 theo yêu cầu để phát triểncáckỹ năng hàng
 đầu, khả năng theo dõi các tiến độ, đảm
 đương công việcthừahành, rồikhả năng lãnh
 đạonhư biếtlắng nghe, biếtphêphánvớitinh
 thầnxâydựng, biếtlượng thứ trong lúc chỉnh
 sửakhuyết điểmcủangườikhác, vàbámsát
 chỉ tiêu.
4. Sử dụng những ngày gặpgỡ
ƒ Đôi khi nên xem những ngày nhóm đitham
 quan, gặpgỡởnhững nơikhácnhư là những
 buổihọchỏithêm. 
ƒ Nhờ những phê bình và góp ý củangườingoài
 để bổ sung kiếnthứcchuyênmônchocác
 thànhviêncủanhóm
VIII/PHÁT TRIỂN NHÓM
1. Phát triển nhóm củabạn
ƒ Ngườilãnhđạo nhóm giỏicầnhiểurõrằng sự
 thành đạtcủa nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào
 việcpháttriểncủacácthànhviênrasao. 
ƒ Hãy quan tâm đếnviệcbồidưỡng và đào tạo
 các thành viên của nhóm. Hãy giúp họ thăng
 tiếntaynghề bằng cách phát triểncáctài
 năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo, đưa
 ra những thử thách, cùng những mụctiêu
 thiếtthực
2. Để con ngườipháttriển
ƒ Nhóm càng lớnvàcàngdễ hoán chuyển, các
 thànhviêncàngcónhiềucơ hộipháttriển
 nghề nghiệpdo việcthayđổicácvaitròvà
 đượctăng tiến. 
ƒ Mặcdùsự tăng tiếnthường theo chiềuthẳng, 
 nhưng tay nghề trong nhóm lạithường tăng
 tiếntheochiều ngang, nghĩalàhọchỏilẫn
 nhau. Hãy để các thành viên đựơcquyềntìm
 hướng phát triểnchứđừng cảntrở họ.
3. Xây dựng sự nghiệp
ƒ Dù bạn hay các đồng nghiệp đượcviệc đến đâu nhưng
 vấn đề là mọi thành viên phảibiếtlàhọ có trách nhiệm
 hoàn toàn đốivớisự nghiệpcủahọ. 
ƒ Hãy khuyến khích các thành viên coi việclàmviệc trong
 nhóm là mộtphầncủaviệcthăng tiến, ởđólúcnào
 cũng mở ra các cơ hộimới để họchỏi, giúp họ tiếntới
 trên đường sự nghiệp–dùhọ có thuyên chuyển đi đâu
 chăng nữa. 
ƒ Việc xây dựng sự nghiệpluônhiệuquả hơnnếunólà
 đích nhắmcủangườicóóccầutiến để họ vững vàng
 bướctới thành công.
CẢM ƠN SỰ THEO DÕI CỦA BẠN