Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm việc nhóm - Nguyễn Quang Hưng

HÓM
  Nhận diện về làm việc nhóm
  Các hình thức cơ bản của làm việc nhóm
  Tầm quan trọng của làm việc nhóm
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 11
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công 
 khi làm việc nhóm
  Điều chỉnh hoạt động giao tiếp của nhóm;
  Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm;
  Những điểm khác biệt tạo nên thành công của nhóm;
  Tăng cường động lực làm việc của nhóm.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 12
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
Chương 3: Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả
  Dẫn nhập/Khởi động/Giới thiệu;
  Những tố chất cần thiết của người lãnh đạo nhóm
  Tập trung vào kết quả;
  Xây dựng cơ cấu tổ chức
  Xây dựng nhóm làm việc
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 13
 Chương 1: NhữngKỸ NĂNG vấn LÀM đề VIỆCchung NHÓM về nhóm và LVN 
 Nội dung chương 1:
 A. CÁC VẤN ĐỀ VỀ NHÓM
 Khái niệm nhóm
 Phân loại nhóm
 Đặc điểm tâm lý của nhóm.
 Vai trò của cá nhân trong nhóm
 B. SỰ CẦN THIẾT CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM
 Nhận diện về làm việc nhóm
 Các hình thức cơ bản của làm việc nhóm
 Tầm quan trọng của làm việc nhóm.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 14
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 CHƯƠNG 1
 A. CÁC VẤN ĐỀ VỀ LÀM VIỆC NHÓM
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 15
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 1. Khái niệm nhóm
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 16
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 KHÁI NIỆM NHÓM ?
  Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp 
 tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn 
 nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động 
 của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung. 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 17
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Thảo luận: KHÁC BIỆT GIỮA NHÓM VÀ ĐÁM ĐÔNG ?
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 18
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 So sánh
 Đám đông Nhóm
  Ít tin tưởng, bất đồng  Cởi mở, tin tưởng
  Phát triển đồng nhất
  Tự do
  Mục đích, sứ mệnh 
  Tập trung vào cá 
 chung
 nhân
 
  
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 19
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Khái niệm nhóm
 Nhóm là tập hợp những người:
 Cùng theo đuổi 1 triết lý, các tư tưởng và giá trị; 
 Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp; 
 Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau 
 nhằm đạt được nhiệm vụ chung; 
 Giao tiếp một cách cởi mở và trung thực; 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 20
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 2. Phân loại nhóm
 2.1. Các nhóm chính thức
  Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng 
 thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân 
 công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải 
 quyết các vấn đề và điều hành các đề án. 
  Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và 
 mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. 
 Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến 
 chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 21
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 2.2 Các nhóm không chính thức
 Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để 
 làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải 
 quyết nhiều nhu cầu, như: 
  Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,
  Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp 
 từng vụ việc,
  Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần 
 nhiều sáng tạo,
  Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút 
 những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 22
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Ví dụ
 Lâu dài Tạm thời
 Nhóm sản xuất Nhóm đặc nhiệm
 Nhóm quản lý Công việc vất vả
 Chính thức
 Nhóm bạn hữu Cộng đồng hành nghề
 Phi chính thức
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 23
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 2.3. So sánh các nhóm chính thức và 
 không chính thức
  Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng 
 lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các 
 quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, 
 và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ. 
  Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình 
 thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát 
 sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn. 
  Tuy nhiên, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo 
 nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa 
 các nhóm với nhau.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 24
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 2.4. Phân loại Nhóm theo mục tiêu 
 công việc:
  Nhóm giải pháp - hình thành nhằm nghiên cứu những vấn đề 
 nan giải cụ thể và đưa ra các biện pháp. 
  Nhóm chạy việc - có trách nhiệm chính thức nhằm dẫn dắt các 
 nhóm khác. 
  Nhóm thực thi - có chức năng thực thi các nhiệm vụ phân 
 công. 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 25
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 2.5. Phân loại Nhóm theo chức năng: 
  Nhóm quan hệ hàng dọc - bao gồm 1 người quản lý và các 
 thành viên, thường gọi là nhóm hoạt động theo mệnh lệnh. 
  Nhóm quan hệ hàng ngang - bao gồm các thành viên có vị trí 
 ngang hàng nhưng khác biệt về chuyên môn. 
  Nhóm phục vụ cho mục đích đặc biệt - hình thành bên ngoài tổ 
 chức để phục vụ dự án đặc biệt và tự giải tán khi dự án hoàn 
 thành. 
  Nhóm theo dự án - liên kết các thành viên ở những bộ phận 
 khác nhau. 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 26
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Phân loại Nhóm theo chức năng: 
 Nhóm theo công việc - có trách nhiệm hoàn toàn tiến 
 trình công việc. Tổ chức công việc và hỗ trợ các 
 thành viên hoàn thành nhiệm vụ. 
 Nhóm hoàn thiện chất lượng - có mục tiêu quan trong 
 là hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nâng 
 cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, hoàn thiện 
 hoạt động của nhóm, và giảm chi phí. Nhóm thuộc 
 thể loại thường thực thi nhiệm vụ sang tạo những 
 phát minh và ý tưởng mới.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 27
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 2.6. Phân loại nhóm trong môi trường làm việc 
 mới 
 Nhóm làm việc qua mạng (Virtual teams) - bao gồm 
 thành viên ở vị trí địa lý hoặc tổ chức bị phân tán 
 nhưng có thể liên hệ với nhau thông qua sự trợ giúp 
 của công nghệ thông tin. 
 Nhóm toàn cầu - thành viên nhóm từ nhiều quốc gia 
 khác. 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 28
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 3. Đặc điểm tâm lý của nhóm
 Mối quan hệ tương tác giữa các thành viên.
 Chia sẻ mục tiêu chung: Mục tiêu càng rõ thì mối 
 tương tác càng mạnh.
 Hệ thống các quy tắc: được thống nhất đề ra và đòi 
 hỏi tất cả mọi thành viên đều phải tuân thủ.
 Cơ cấu chính thức, phi chính thức (cơ cấu ngầm)
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 29
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Bài tập về nhà 
 Các nhóm chuẩn bị để trình bày:
 . Vì sao cần làm việc nhóm ?
 . Điều gì tạo nên thành công trong làm việc 
 nhóm ?
 . Làm thế nào để giải quyết xung đột giữa các 
 thành viên trong nhóm ?
 . (Buổi học sau, mỗi nhóm chuẩn bị 05 tờ báo 
 cũ và 2 cuộn băng dính)
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 30
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 4. Vai trò của cá nhân trong 
 nhóm
  Đảm nhiệm vai trò chuyên môn: tốn nhiều thời gian và sức lực 
 để giúp nhóm đạt được mục tiêu. Các thành viên sẽ làm tròn trách 
 nhiện của mình như: 
 . Tham gia đề xuất các ý tưởng khởi đầu; đưa các quan điểm; tìm thông tin; 
 tóm lược; tiếp sức. 
 . Đảm nhiệm vai trò động viên: động viên các thành viên khi cần thiết. Nhiệm 
 vụ chủ yếu là của thành viên là làm sao: khích lệ các thành viên khác làm 
 việc hiệu quả; sống hài hòa; giảm căng thẳng; đồng hành với các thành viên 
 khác để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm; có thể thỏa hiệp với các nhóm khác 
 nhằm đạt được mục tiêu của nhóm. 
 . Các thành viên phải biết tôn trọng lẫn nhau trong qua trình làm việc. 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 31
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Vai trò của cá nhân trong nhóm
 1. Người lãnh đạo nhóm: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh 
 thần làm việc 
 2. Người góp ý: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.
 3. Người bổ sung: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy
 4. Người giao dịch: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
 5. Người điều phối: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương 
 án liên kết 
 6. Người tham gia ý kiến: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn 
 nhóm
 7. Người giám sát: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 32
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 a. Người lãnh đạo nhóm
  Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao 
 tinh thần làm việc 
  Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá 
 tính của các thành viên trong nhóm.
  Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.
  Có khả năng thông tin hai chiều.
  Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong 
 nhóm.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 33
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 b. Người góp ý
  Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài 
 của nhóm.
  Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu 
 quả.
  Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các 
 mặt yếu trong đó.
  Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.
  Tạo phương sách chỉnh lý khả thi 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 34
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 c. Người bổ sung
  Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy
  Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.
  Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm 
 tránh chúng đi.
  Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.
  Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 35
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 d. Người giao dịch
  Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
  Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu 
 của người khác.
  Gây được sự an tâm và am hiểu.
  Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.
  Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 36
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 e. Người điều phối
  Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với 
 nhau theo phương án liên kết 
  Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.
  Cảm nhận được những ưu tiên.
  Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.
  Có tài giải quyết những rắc rối.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 37
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 f. Người tham gia ý kiến
  Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của 
 toàn nhóm
  Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.
  Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người 
 khác.
  Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển 
 vọng chứ không là những tai hoạ.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 38
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 g. Người giám sát
  Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao
  Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.
  Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.
  Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.
  Không chần chừ đưa vấn đề ra.
  Có khả năng tìm ra sai sót. 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 39
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 B. SỰ CẦN THIẾT CỦA LÀM VIỆC NHÓM
 Together
 Everyone
 Achieves
 More
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 40
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Các nhóm làm việc hiệu quả là nhân tố quan 
 trọng góp phần vào sự thành công của tổ 
 chức, của doanh nghiệp.
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 41
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Xác định mục tiêu quan trọng hơn vai trò
  Nếu bạn nghĩ bạn đại điện cho toàn bộ bức tranh, 
 bạn sẽ không giờ thấy được bức tranh lớn hơn.
  Không có ai trong số chúng ta là quan trọng hơn
 người khác
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 42
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA NHÓM
  Mục tiêu của nhóm phải rõ ràng, phù hợp với mục 
 tiêu chung của công ty.
  Mục tiêu phải được cụ thể hóa và mang tính khả thi
  Mục tiêu của nhóm phải tính đến sự đóng góp và
 trách nhiệm của tất cả cá nhân trong nhóm - “Alone 
 we can do so little; together we can do so much”, 
 Helen Keller.
  Xác định mục tiêu theo nguyên tắc S.M.A.R.T
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 43
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Nguyên tắc S.M.A.R.T
 . Specific - cụ thể, dễ hiểu
 . Measurable – đo lường được
 . Achievable – vừa sức.
 . Realistics – thực tế.
 . Timebound – có thời hạn.
  Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART 
 thành SMARTER. Trong đó:
 . Engagement - liên kết 
 . Relevant - thích đáng
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 44
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Thảo luận
  Xây dựng mục tiêu hoạt động của nhóm theo nguyên tắc 
 SMART
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 45
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Những nhân tố thuận lợi khi làm việc theo nhóm 
  Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng 
  Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ 
  Phát triển sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả 
  Các nhân viên hài long với công việc 
  Tìm phương án tối ưu
  Phát huy sức mạnh tập thể 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 46
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Những bất lợi của làm việc theo nhóm thường gặp 
 trong thực tế. 
 Những nguyên nhân sau đây có thể làm cho nhiều thành 
 viên không nỗ lực tham gia vào công việc chung của 
 nhóm: 
 a. Sự hiện diện của một người quá nổi trội 
 b. Trình bày một việc gây tranh cãi 
 c. Thiếu tự tin về khả năng đóng góp của mình 
 d. Ra quyết định không quan trọng hay vô nghĩa 
 e. Đưa ra quyết định thiếu cơ sở
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 47
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 So sánh lựa chọn làm việc theo nhóm
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 48
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Bài tập về nhà
  Lập bản Phân công trách nhiệm và xây dựng nguyên tắc 
 làm việc của nhóm mình
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 49
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Đặc điểm cơ bản của nhóm làm việc
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 50
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 a. Qui chuẩn 
 Các tiêu chuẩn quy định hành vi nhóm. Chúng có ảnh 
 hưởng mạnh mẽ đến hành vi làm việc và điều tiết hành 
 vi hàng ngày của các nhóm 
 b. Đoàn kết 
 Càng đoàn kết, nhóm càng thu hút được nhiều thành viên 
 và các thành viên này có động lực để ở lại nhóm. Các 
 nhóm đoàn kết: 
 . Giữ được các thành viên 
 . Thúc đẩy hợp tác 
 . Hiệu suất làm việc cao 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 51
 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
 Biện pháp đẩy mạnh đoàn kết trong nhóm 
  Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong nhóm có 
 mặt tại các buổi họp nhóm 
  Tạo thêm cơ hội cho các thành viên nhóm làm việc cùng 
 nhau 
  Tham gia vào các hoạt động mang tính cộng đồng 
  Làm cho nhân viên cảm thấy rằng họ là một phần của 
 một tổ chức “đặc biệt” 
www.ptit.edu.vn Bộ môn Phát triển kỹ năng Trang 52