Bài giảng Kỹ năng đàm phán và những điều cần lưu ý trong việc đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế - Trần Hồng Hải

 7/15/2012
 
 Trả lời các câu hỏi sau để xem những hiểu biết của
 các bạn trong kỹ năng đàm phán ở mức độ nào, 
 với mỗi câu hỏi, chọn mức độ phù hợp nhất:
 
 1. Hoàn toàn đồng ý
 Người hướng dẫn: Trần Hồng Hải 
 2. Đồng ý
 
 3. Không xác định
 
 4. Không đồng ý
 
 5. Hoàn toàn không đồng ý

 Tôi tin rằng tất cả mọi thứ đều có thể đàm phán được 
 Với các câu 1, 3, 5, điểm của bạn là: 6 – số bạn

 Trong tất cả các cuộc đàm phán, một số người sẽ được chọn
 (lợi) và một số người sẽ mất (thiệt)
 
 Với các câu 2, 4,6 điểm của bạn chính là số bạn

 Tôi cố gắng thu thập thông tin càng nhiều càng tốt về
 đối tác trước khi tiến hành cuộc đàm phán chọn

 Những đề nghị ban đầu của đối tác định hình chiến 
 Tổng điểm: 
 lược đàm phán của tôi 
 <19: bạn chưa hiểu biết nhiều về đàm phán


 Tôi cố gắng mở ra các cơ hội đàm phán với những 
 19 – 24: bạn có hiểu biết về đàm phán, song có
 hành động tích cực như đề nghị một sự nhượng bộ
 nhỏ những điều cần rèn luyện thêm

 Tôi tạo ra hình ảnh của sự thành công bằng việc chú 
 >25: bạn cơ bản hiểu biết về đàm phán
 trọng vào chiến thắng càng nhiều càng tốt trong các
 cuộc đàm phán

 Sự phức tạp của nhận thức 
 Người đàm phán giỏi là do bẩm sinh

 Nhu cầu cho những phản hồi khẳng định 
 Kinh nghiệm là người thầy tốt nhất

 Cảm tính, trực giác 
 Người đàm phán tốt là người chấp nhận rủi ro
 
 Người đàm phán tốt tin vào trực giác
 1
 7/15/2012

 Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái 
 Khoảng cách lợi ích quá lớn giữa hai bên
 ta mong muốn từ người khác, đó là quá trình giao 
 Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia
 tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đi đến thỏa 
 Do không hiểu nhau (giao tiếp không tốt)
 thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền
 
 Không có kỹ năng đàm phán tốt, chuẩn bị không
 lợi chung và quyền lợi đối kháng (Getting to YES tốt trước khi đàm phán
 – Roger Fisher & Williams Ury)

 Quá trình trong đó hai hay nhiều bên trao đổi các
 hàng hóa, dịch vụ và nỗ lực đạt tới sự đồng ý về
 “giá cả” của sự trao đổi này

 Xác định miền đàm phán Thỏa thuận

 Xác định BATNA của mình và đối tác (Best 
 Alternative to No Agreement) Miền chấp nhận của A
 Miền chấp nhận của B
 Miền thỏa thuận
 Mục tiêu
 Mục tiêu Điểm từ Điểm từ
 tối đa
 tối đa chối của chối của
 của B
 của A B A

 Best Alternative to No Agreement: Giải pháp thay 
 Xác định BATNA
 thế tốt nhất cho một thỏa thuận đang được ◦ Lập danh sách các thỏa thuận thay thế nếu thỏa thuận
 thương lượng không đạt được
 ◦ Đánh giá và lựa chọn giải pháp thay thế tốt nhất

 Chính là hành động được ưu tiên thực hiện khi
 thỏa thuận không đạt được 
 Hoàn thiện BATNA
 ◦ Những cách thức, yếu tố hoặc điều khoản nào mà bạn

 BATNA cần được xác định trước khi hai bên bước
 nhận ra được trước hoặc ngay trong quá trình thương
 vào cuộc thương lượng lượng có thể làm cho BATNA của bạn tốt hơn là gì?

 BATNA cần được xác định đúng để tăng sức
 mạnh trong cuộc đàm phán
 2
 7/15/2012
 
 Liên hệ các nguồn thông tin trong lĩnh vực ngành, 
 Chân thành 
 tạo sự tin cậy từ phía đối tác, tiết lộ
 nghề thông tin cần thiết
 
 

 
 Kiểm tra các ấn phẩm kinh doanh có liên quan Quan sát tinh thần, thái độ, cử chỉ, tâm lý của phía
 bên kia và có cách ứng xử cho phù hợp
 
 Xem lại báo cáo hàng năm (hay các tài liệu được
 
 Lắng nghe, đặt câu hỏi 
 thu thập thông tin
 công bố)
 
 Đồng cảm, tôn trọng 
 đặt mình vào vị thế của
 
 Tưởng tượng xem nếu bạn là họ, bạn sẽ quan tâm người khác, tôn trọng sự khác biệt, nhưng tránh để
 những gì, nhu cầu của bạn ra sao? cảm xúc xen vào quá nhiều trong quyết định
 
 Lắng nghe và Đặt các câu hỏi thường xuyên trong 
 Khoan dung 
 kiên nhẫn, chấp nhận sự khác biệt
 quá trình thương lượng 
 Thuyết phục 
 bằng cách đưa ra các lý lẽ phù hợp
 (cả cảm tính và lý tính cân bằng), nên chuẩn bị nhiều
 phương án khác nhau khi ngồi vào bàn đàm phán
 
 Câu hỏi đóng 
 Thu thập thông tin
 
 Câu hỏi mở 
 Kiểm tra
 
 Khi nào thì sử dụng các dạng câu hỏi trên? 
 Làm rõ
 
 Thực tập: hai bạn trong lớp sẽ thu thập thông tin 
 Khẳng định
 về một sở thích bất kỳ của nhau, một người hỏi, 
 Gợi ý
 một người trả lời và sau đó đổi vai. Các bạn khác 
 Điều khiển
 trong lớp quan sát và cho nhận xét?

 Nghe khác nhau với lắng nghe như thế nào?
 
 Đừng ngắt lời/vừa nói vừa nghe

 Nguyên nhân lắng nghe kém?
 
 Không nói chen vào ý người khác
 ◦ Thích nói hơn thích nghe
 ◦ Tự mãn về tầm hiểu biết của mình 
 Đừng đưa ra lời khuyên quá vội vàng
 ◦ Tốc độ suy nghĩ nhanh hơn tốc độ nói 
 Tiết chế cảm xúc
 ◦ Định kiến riêng 
 Tránh các yếu tố gián đoạn
 ◦ Không chuẩn bị 
 Diễn đạt lại ý/đặt câu hỏi
 ◦ Thời gian
 
 Thái độ lắng nghe tích cực, tập trung
 ◦ Ngôn ngữ
 ◦ Nội dung 
 Chuẩn bị cho quá trình lắng nghe
 ◦ Quá tải thông tin 
 Chú ý các yếu tố phi ngôn ngữ (hình thể, giọng
 ◦ Các yếu tố gây mất tập trung nói, tốc độ nói..)
 ◦ Khả năng giao tiếp của người nói
 3
 7/15/2012

 Vẻ bề ngoài 
 Hướng về người mà bạn đang nói chuyện

 Biểu hiện nét mặt 
 Gật đầu nhẹ và thể hiện sự quan tâm

 Ánh mắt 
 Ngồi hướng về phía trước + ánh mắt, cười, gật

 Di chuyển đầu đầu

 Cử chỉ 
 Nhấn mạnh những điểm chính trong nội dung 

 Tư thế cuộc nói chuyện

 Định hướng 
 Bắt chước tư thế của người đối diện

 Khoảng cách vật lý 
 ..

 Đụng chạm cơ thể

 Nhìn đi chỗ khác 
 Hàng hóa

 Cau mày, nhăn mặt 
 Thị trường


 Kéo tai 
 Đối tác (nhà cung ứng, khách hàng)

 Hướng người về chỗ khác
 
 Phương pháp nghiên cứu

 Cắn viết, cắn móng tay
 
 Chuẩn bị giao dịch xuất khẩu

 Khoanh tay trước ngực
 
 Kỹ thuật và nội dung đàm phán

 Tay chống hông

 Tay choàng qua cổ, ngả người về phía sau

 Vặn các khớp ngón tay

 Nhìn đồng hồ

 ..

 Chất lượng, công dụng của hàng hóa 
 Quan hệ ngoại giao

 Tình hình cung – cầu, giá cả 
 Tình hình chính trị - xã hội, luật pháp

 Tình hình đối thủ cạnh tranh 
 Tình hình kinh tế

 Tỷ suất ngoại tệ của mặt hàng (quyết định lúc nào 
 Tình hình tài chính – tiền tệ
 nên xuất, nhập) 
 Tình hình vận tải, giá cước
 
 Văn hóa tiêu dùng của thị trường
 
 Những yêu cầu đặc biệt so với các thị trường khác
 
 Tiêu dùng theo mùa
 4
 7/15/2012

 Tư cách pháp nhân 
 Nghiên cứu tại bàn (Desk research)

 Lĩnh vực kinh doanh ◦ Tìm kiếm thông tin qua các nguồn thông tin thứ cấp
 (thông tin có sẵn)

 Khả năng tài chính
 ◦ Sách, báo, ấn phẩm kinh doanh, Internet, hiệp hội, các

 Uy tín kinh doanh bộ, ngành..

 Khả năng hợp tác 
 Ưu điểm: có sẵn, chi phí thấp, thông tin có tính

 Người quyết định thực sự trong công ty? tổng hợp
 
 Nhược điểm: thông tin lạc hậu, dàn trải, ảnh
 hưởng bởi quan điểm của người viết

 Nghiên cứu trực tiếp (field research) 
 Tìm hiểu nguồn hàng trong nước để làm cơ sở ký
 ◦ Trực tiếp đi tới các đơn vị, thị trường cần thiết để thu kết hợp đồng xuất khẩu
 thập thông tin ◦ Cách thức: tự sản xuất, gia công, xuất ủy thác, liên doanh

 Ưu điểm: thông tin cập nhật, chứng kiến trực tiếp, liên kết
 cơ hội giao tiếp trực tiếp, mở rộng quan hệ bạn 
 Định giá hàng xuất khẩu: giá xâm nhập
 hàng (penetrating), giá hớt váng (skimming), giá trung

 Nhược điểm: Chi phí cao, thông tin ngắn hạn (tức hòa (neutral)
 thời), ảnh hưởng bởi quan điểm của người quan ◦ Quy dẫn giá: theo đơn vị đo lường, theo đơn vị tiền tệ, 
 sát theo thời gian và theo điều kiện thương mại Incoterms

 Gửi đơn chào hàng 
 Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả và
 ◦ Free offer thuyết phục giữa hai bên mua bán về nội dung có
 ◦ Firm offer liên quan tới giao dịch mua bán như số lượng, 
 ◦ Initiative offer chất lượng, giá cả sản phẩm, mẫu mã, bao bì, 
 ◦ Passive offer phương thức thanh toán, vận chuyển.. nhằm đạt
 được sự thống nhất để ký kết hợp đồng thương
 mại
 5
 7/15/2012

 Quá trình tác động lẫn nhau giữa chủ thể có lợi 
 Đàm phán thư tín
 ích chung và lợi ích xung đột, nhằm tối đa hóa lợi 
 Đàm phán qua điện thoại
 ích chung và giảm thiểu xung đột về lợi ích giữa
 hai bên, từ đó đề ra được các giải pháp có thể 
 Đàm phán trực tiếp
 chấp nhận được cho các chủ thể đó

 Quá trình thống nhất giữa hai (các) mặt đối lập, 
 mục tiêu của đàm phán là đạt được một thỏa
 thuận chứ không phải là một thắng lợi hoàn toàn, 
 chịu sự chi phối về thế và lực của các chủ thể
 tham gia

 Mang tính nghệ thuật và khoa học, cần kết hợp
 nhuần nhuyễn để đạt hiệu quả đàm phán

 Hình thức đàm phán trong đó các bên trao đổi với 
 Ưu điểm:
 nhau bằng thư từ, điện tín, fax, telex, email.. để đi 
 Tiến hành dễ dàng
 tới thỏa thuận 
 Chi phí thấp

 Hình thức phổ biến trong thương mại quốc tế 
 Cùng một lúc có thể đàm phán với nhiều đối tác
 
 Có thời gian cân nhắc trước khi trả lời
 
 Có thể tham khảo ý kiến của nhiều người

 Nhược điểm: 
 Nên sử dụng khi mới làm quen, hoặc khi muốn bổ

 Tốc độ chậm, có thể bỏ lỡ thời cơ mua bán sung cho hợp đồng đã được ký kết

 Khó chiếm được lòng tin của bạn hàng 
 Lời lẽ cần lịch sự, lễ phép, nội dung phải rõ ràng

 Khó đi đến quyết định cuối cùng 
 Cần trả lời đối tác nhanh chóng

 Không phù hợp khi đàm phán trong các hợp đồng 
 Giao dịch cho tới khi kết thúc vấn đề
 phức tạp

 Hiệu quả không cao
 6
 7/15/2012

 Hình thức đàm phán mà hai bên tiến hành trao 
 Hai bên tiến hành đàm phán thông qua gặp gỡ
 đổi thông tin với nhau thông qua điện thoại trực tiếp tại một địa điểm thỏa thuận trước, có thể

 Ưu: nhanh chóng, dễ kết thúc vấn đề, thuận tiện tại nước người bán, người mua hoặc một nước
 cho các trường hợp cần nắm bắt nhanh cơ hội trung gian

 Nhược: chi phí cao, nội dung ngắn, dễ nhầm lẫn, 
 không có bằng chứng xác thực như thư tín

 Nguyên tắc tiến hành:

 Chuẩn bị kỹ trước khi tiến hành, chủ động gọi, 
 chuẩn bị trước nhiều phương án, sau khi kết thúc
 cần ghi nhận bằng văn bản và yêu cầu đối tác xác
 nhận

 Ưu điểm: 
 Nhược điểm:

 Hai bên có điều kiện hiểu nhau rõ hơn thông qua 
 Chi phí tốn kém, thủ tục rườm rà
 tiếp xúc trực tiếp, quan sát, lắng nghe.. 
 Khó che giấu điểm yếu trước đối phương (cảm

 Có thể sử dụng phối hợp nhiều phương pháp để xúc, tâm lý, cách giao tiếp..)
 quan sát tình thế và thuyết phục đối phương 
 Dễ yếu thế khi không ở trên sân nhà (ngôn ngữ, 

 Tốc độ đàm phán nhanh chóng văn hóa..)

 Đem lại hiệu quả cao nhất trong các hình thức 
 Hình thức đàm phán phức tạp và phải chuẩn bị
 công phu nhất

 Nguyên tắc tiến hành: 
 Giai đoạn đàm phán:
 


 Giai đoạn chuẩn bị: Mở đầu lịch thiệp, tạo không khí tốt đẹp, cởi mở
 
 Nên chỉ định một người phát ngôn duy nhất, tránh sơ

 Là cơ sở cho cuộc đàm phán thành công hở nội bộ

 Đừng bám chặt vào nguyên tắc cố định ban đầu, 
 Cần có một người theo dõi, ghi chép nội dung cuộc
 nhưng điều kiện ban đầu đưa ra thường tạo ấn đàm phán
 tượng quan trọng nhất 
 Chủ động nắm thời cơ, chốt lại từng vấn đề

 Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật 
 Dẫn dắt đối phương đi tới câu trả lời quyết định, 
 nhưng cũng dành sự bảo lưu cho mình

 Chuẩn bị địa điểm, thời gian, chương trình, đội
 
 Tránh nói chuyện riêng, tránh dùng tiếng mẹ đẻ
 ngũ, tài liệu, thông tin về đối tác
 
 Nên dùng phiên dịch nếu không hiểu rõ ngôn ngữ
 giao tiếp và nên cố gắng hiểu biết ngôn ngữ để tránh
 bị phụ thuộc hoặc chơi xấu
 7
 7/15/2012

 Sau khi đàm phán: 
 Cách thức viết thư thương mại trong đàm phán

 Nên giành quyền soạn thảo hợp đồng 
 Các phong cách tiếp cận trong vấn đề đàm phán:

 Chuẩn bị phương án tiếp đãi khi cần thiết ◦ Hợp tác
 ◦ Thỏa hiệp

 Theo dõi tình hình thực hiện của cả hai bên để kịp
 thời ứng phó, dự liệu những trường hợp bất ngờ ◦ Dàn xếp
 ◦
 xảy ra Né tránh
 ◦ Điều khiển
 
 Các kiểu đàm phán
 ◦ Thương thuyết lập trường
 ◦ Nguyên tắc
 8