Bài giảng Kế toán tài chính - Chương 2: Hình thức kế toán

g
sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
 Sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp,
số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng,
họ tên người giữ và ghi sổ, ghi vào sổ đăng ký sử
dụng sổ tờ rời, sổ tờ rời phải được sắp xếp theo
thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự
an toàn, dễ tìm.
Ghi sổ
Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ
kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy
định về chứng từ kế toán.
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có
chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng
minh.
9/11/2017
5
Khóa sổ
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi
lập báo cáo tài chính.
Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các
trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác
theo quy định của pháp luật.
Bài tập thực hành 2
Hãy thực hiện mở- ghi và khóa sổ cái TK 112-Tiền gởi ngân
hàng trong tháng 01/20x0 với những dữ liệu sau:
 Số dư ngày 01/01/20x0: 2.700.000.000đ
 Một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gởi ngân
hàng trong tháng 01/20x0:
1. Ngày 5/1: Chuyển khoản để mua cổ phiếu thương mại
công ty A, giá mua là 80 triệu đồng, chi phí mua là 0,2%
giá mua. (GBN 1010)
2. Ngày 10/1: Khách hàng B thanh toán nợ mua hàng 200
triệu đồng bằng chuyển khoản. (GBC 2102)
3. Ngày 15/1: Rút tiền gởi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt để
tạm ứng lương cho nhân viên 360 triệu đồng. (GBN 1018)
4. Ngày 18/1: Bán hàng thu ngay bằng chuyển khoản, giá
bán chưa có thuế GTGT 10% là 180 triệu đồng, giá vốn là
142 triệu đồng. (Hóa đơn 0014578; GBC 2121, PXK 004)
Sửa chữa sổ kế toán
Phương pháp cải chính
Phương pháp ghi số âm
Phương pháp ghi bổ sung
Sửa chữa sổ khi dùng 
phần mềm kế toán
Phương pháp cải chính
Nguyên nhân:
• Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến
quan hệ đối ứng của các tài khoản;
• Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng
cộng.
Cách sửa:
• Gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai
nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai.
• Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng
bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ
ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán
bên cạnh chỗ sửa
9/11/2017
6
Ví dụ 1
Ngày 20/01/20x6, kế toán phát hiện Phiếu chi số 076
ngày 17/01/20x6 có nội dung là thanh toán tiền chi phí
tiếp khách, số tiền 3.620.500 được kế toán ghi vào sổ
cái TK 642 là 3.920.500. Kế toán tiến hành sửa sổ bằng
phương pháp cải chính như sau:
22
SỐ CÁI
Tháng 01/20x6
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: 642
ĐVT: đồng
Ngày 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung Số 
hiệu 
TKĐƯ
Số tiền phát sinh
Số Ngày
Trang 
sổ
STT 
dòng
Nợ Có
5/01 PB01 03/01
Phân bổ chi phí
CCDC
6 3 142 483.000
20/01
0589 15/01
Mua vật dụng cho
phòng KT
6 9 111 277.500
” PC076 17/01
Thanh toán tiền
chi phí tiếp khách
7 1 111
3.620.500
3.920.500
Phương pháp ghi số âm
Nguyên nhân:
• Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định
khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại
bằng phương pháp cải chính;
• Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài
chính cho cơ quan có thẩm quyền
Cách sửa:
• Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút
toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai.
• Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay
thế.
• Lập chứng từ ghi sổ điều chỉnh, trình KTT ký duyệt
Ví dụ 2
Ngày 01/02/20x6, kế toán phát hiện Phiếu chi số 076
ngày 17/01/20x6 có nội dung là thanh toán tiền chi phí
tiếp khách, số tiền 3.620.500 được kế toán ghi vào sổ
cái TK 642 là 3.920.500. Kế toán tiến hành sửa sổ bằng
phương pháp ghi âm như sau:
9/11/2017
7
25
SỐ CÁI
Tháng 01/20x6
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: 642
ĐVT: đồng
Ngày 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký 
chung Số hiệu 
TKĐƯ
Số tiền phát sinh
Số Ngày
Trang 
sổ
STT 
dòng
Nợ Có
5/1 PB01 03/1 Phân bổ chi phí CCDC 6 3 142 483.000
20/1
0589 15/1
Mua vật dụng cho
phòng KT
6 9 111 277.500
” PC076 17/1
Thanh toán tiền chi phí
tiếp khách
7 1 111 3.920.500
31/
1
KH01 30/1 Trích khấu hao TSCĐ 7 8 214 267.800
KC01 31/1 Kết chuyển CPQLDN 7 12 911 7.601.800
Tổng cộng 7.601.800 7.601.800
26
CHỨNG TỪ GHI SỔ ĐIỀU CHỈNH
STT: 007
Ngày 01/02/20x6
ĐVT: đồng
Diễn giải
Số hiệu tài khoản Số tiền
Ghi 
chú
Nợ Có
Xóa số tiền ghi sai của PC076 
ngày 17/1 đã ghi sổ cái TK 642, 
111
642 111 (3.920.500)
Điều chỉnh lại số tiền đúng theo 
PC076 ngày 17/1
642 111 3.620.500
Người lập Kế toán trưởng
Lập chứng từ ghi sổ điều chỉnh
27
CHỨNG TỪ GHI SỔ ĐIỀU CHÍNH 
STT: 008
Ngày 01/02/20x6
ĐVT: đồng
Diễn giải
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Ghi 
chúNợ Có
Xóa số tổng cộng kết chuyển từ 
TK 642 TK 911
911 642 (7.601.800)
Điều chỉnh lại số tiền kết 
chuyển
911 642 7.301.800
Người lập Kế toán trưởng
Lập chứng từ ghi sổ điều chỉnh
28
SỐ CÁI
Tháng 01/20x6
Tên tài khoản: Chi phí quản lý DN Số hiệu: 642
ĐVT: đồng
Ngày 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung
Số hiệu 
TKĐƯ
Số tiền phát sinh
Số Ngày
Trang 
sổ
STT 
dòng
Nợ Có
KC01 31/1 Kết chuyển CPQLDN 7 12 911 7.601.800
Tổng cộng tháng 1/20x6 7.601.800 7.601.800
1/2 ĐC007 1/2 Xóa số tiền ghi sai 111 (3.920.500)
ĐC007 “ Ghi lại số tiền đúng 111 3.620.500
ĐC008 “ Xóa số tiền đã kết chuyển 911
(7.601.80
0)
ĐC008 “
Điều chỉnh lại số kết 
chuyển 
911 7.301.800
Tổng cộng T1/20x6 
(đã điều chỉnh)
7.301.800 7.301.800
Ghi vào sổ từ CTGS điều chỉnh
9/11/2017
8
Phương pháp ghi bổ sung
Nguyên nhân:
• Ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản
nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên
chứng từ
• Bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng
từ.
Cách sửa:
• Ghi lại bút toán bổ sung bằng mực thường.
• Lập chứng từ ghi sổ điều chỉnh, trình KTT
ký duyệt
Ví dụ 3
Ngày 20/01/20x6, kế toán phát hiện Phiếu chi số 076
ngày 17/01/20x6 có nội dung là thanh toán tiền chi phí
tiếp khách, số tiền 4.620.500 được kế toán ghi vào Sổ
cái TK 642 và Sổ cái TK 111 là 3.620.500. Kế toán tiến
hành sửa sổ bằng phương pháp ghi bổ sung như sau:
31
SỐ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: 642
ĐVT: đồng
Ngày 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký 
chung
Số 
hiệu 
TKĐ
Ư
Số tiền phát sinh
Số Ngày
Tran
g sổ
STT 
dòng
Nợ Có
5/1 PB01 03/1
Phân bổ chi phí
CCDC
6 3 142 483.000
20/1 0589 15/1
Mua vật dụng cho
phòng KT
6 9 111 277.500
” PC076 17/1
Thanh toán tiền chi
phí tiếp khách
7 1 111 3.620.500
32
CHỨNG TỪ GHI SỔ BỔ SUNG 
STT: 011
Ngày 20/01/20x6
ĐVT: đồng
Diễn giải
Số hiệu tài khoản Số tiền
Ghi 
chú
Nợ Có
Bổ sung số tiền của 
PC076 ngày 17/1
642 111 1.000.000
Người lập Kế toán trưởng
Lập chứng từ ghi sổ bổ sung
9/11/2017
9
33
Ghi vào sổ từ CTGS bổ sung
SỐ CÁI
Tháng 01/20x6
Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: 642
Ngày 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký 
chung
Số 
hiệu 
TKĐƯ
Số tiền phát sinh
Số Ngày
Trang 
sổ
STT 
dòng
Nợ Có
5/1 PB01 03/1
Phân bổ chi phí
CCDC
6 3 142 483.000
15/1 0589 15/1
Mua vật dụng cho
phòng KT
6 9 111 277.500
” PC076 17/1
Thanh toán tiền chi
phí tiếp khách
7 1 111 3.620.500
20/1 011 20/1
Bổ sung số tiền theo 
PC076
111 1.000.000
Thực hiện sửa sổ tương tự cho sổ cái TK 111
Sửa chữa sổ khi dung phần mềm kế toán
 Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo
cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước
có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào
sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
 Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo
tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước
có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào
sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên
máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế
toán năm có sai sót;
Phương pháp áp dụng: Ghi âm, ghi bổ sung
Bài tập thực hành 3
Có nghiệp vụ sau: ngày 5/01/20x6: Nhận Giấy báo nợ
khoản thanh toán tiền mua chứng khoán kinh doanh, số
tiền là 80.160.000 (Nợ TK 121/ Có TK 112:
80.160.000đ). Hãy trình bày cách chữa sổ kế toán trong
các trường hợp sau:
Bài tập thực hành 3 (tiếp) Trường hợp a
SỔ CÁI
Tên tài khoản TIỀN GỞI NGÂN HÀNG
Số hiệu: 112
Ngày, 
tháng 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Số 
hiệu 
TK đối 
ứng
Số tiền
Số 
hiệu
Ngày, 
tháng
Nợ Có
A B C D E 1 2
Tháng 1/20x6
Số dư đầu tháng 1/20x6 100.200.000
5/1 1010 5/1 Mua cổ phiếu công ty A 121 80.000.000
10/1 2102 10/1 Thu nợ khách hàng B 131 200.000.000
... ... ... ...
Số tiền ghi vào sổ là 80.000.000đ, ngày phát hiện sai sót là ngày 30/01/20x6
9/11/2017
10
Bài tập thực hành 3 (tiếp) Trường hợp b
Số tiền ghi vào sổ là 80.000.000đ, ngày phát hiện sai sót là ngày 03/02/20x6
SỔ CÁI
Tên tài khoản TIỀN GỞI NGÂN HÀNG
Số hiệu: 112
Ngày, 
tháng 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu 
TK đối 
ứng
Số tiền
Số 
hiệu
Ngày, 
tháng
Nợ Có
A B C D E 1 2
Tháng 01/20x6
Số dư đầu tháng 100.200.000
5/1 1010 5/1 Mua cổ phiếu công ty A 121 80.000.000
10/1 2102 10/1 Thu nợ khách hàng B 131 200.000.000
... ... ... ...
Cộng tháng 01/20x6 398.000.000 440.000.000
Số dư cuối tháng 01/20x6 31.800.000
Bài tập thực hành 3 (tiếp) Trường hợp c
SỔ CÁI
Tên tài khoản TIỀN GỞI NGÂN HÀNG
Số hiệu: 112
Ngày, 
tháng 
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Số 
hiệu 
TK đối 
ứng
Số tiền
Số 
hiệu
Ngày, 
tháng
Nợ Có
A B C D E 1 2
Tháng 1/20x06
Số dư đầu tháng 1/20x6 100.200.000
5/1 1010 5/1 Mua cổ phiếu công ty A 128 80.160.000
10/1 2102 10/1 Thu nợ khách hàng B 131 200.000.000
... ... ... ...
Số tiền ghi vào đúng nhưng sai TK đối ứng (ghi Nợ TK 128), ngày phát
hiện sai sót là ngày 30/01/20x6
Hình thức kế toán
 Khái niệm
 Các kiểu tổ chức sổ kế toán
 Căn cứ lựa chọn hình thức kế toán
 Trình tự ghi sổ theo từng hình thức 
kế toán
Khái niệm
Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ 
kế toán:
• Số lượng sổ
• Kết cấu sổ
• Mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi 
chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc 
để cung cấp thông tin cho chỉ tiêu cần lập 
trên các báo cáo kế toán. 
9/11/2017
11
Các kiểu tổ chức sổ kế toán
Hình thức kế toán NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG
Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ
Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Căn cứ lựa chọn hình thức kế toán
 Đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhằm: 
• Đảm bảo thông tin về các giao dịch phải 
được phản ánh đầy đủ, kịp thời;
• Dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức 
Nhật ký- Sổ cái
• Sổ tổng hợp: Nhật ký –
sổ cái
• Sổ chi tiết: Các sổ (thẻ) 
chi tiết
Sổ kế toán sử dụng:
• Quy mô nhỏ
• Có ít nghiệp vụ kinh tế 
phát sinh
• Sử dụng ít tài khoản
Điều kiện vận dụng:
44
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp 
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
Nhật ký – sổ cái
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp
chi tiết
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ- SỔ CÁI
9/11/2017
12
Ví dụ 4
Trích một số nghiệp vụ của công ty ABC trong tháng 01/20x1:
1. Ngày 2/1: Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt 200.000.000đ. GBN111;
PT444
2. Ngày 3/1: Mua hàng hóa PP với giá mua chưa có thuế GTGT
10% là 140.000.000đ, đã trả bằng TGNH. HĐ222; GBN112
3. Ngày 5/1: Chuyển khoản ứng lương cho nhân viên văn phòng là
10.000.000đ. PC333
4. Ngày 7/1: Bán hàng PP chưa thu tiền, giá bán chưa có thuế
GTGT 10% là 48.000.000đ. HĐ888
5. Ngày 8/1: Chuyển khoản thanh toán tiền điện ở văn phòng là
8.000.000đ, chưa có thuế GTGT 10%. PC334
6. Ngày 10/1: Thu tiền nhượng bán TSCĐ là 3.000.000đ, chưa có
thuế GTGT 10%, bằng tiền mặt. PT445
7. Ngày 10/1: Khách hàng trả nợ mua hàng bằng chuyển khoản là
80.000.000đ. GBC555
8. 
Yêu cầu: Hãy ghi sổ Nhật ký- Sổ cái
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức 
Nhật ký chung
• Sổ tổng hợp: Nhật ký
chung; Các Nhật ký
chuyên dùng (Nhật ký
đặc biệt); Sổ cái
• Sổ chi tiết: Các sổ
(thẻ) chi tiết
Sổ kế toán sử dụng:
• Mọi loại hình doanh
nghiệp, nhất là trong điều
kịên ứng dụng tin học.
• Kết cấu sổ và ghi chép đơn
giản, thuận lợi cho việc ứng
dụng tin học
• Trình tự xử lý nghiệp vụ
nhanh
Điều kiện vận dụng:
47
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán 
Chi tiết
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối 
số phát sinh
Bảng tổng hợp
Chi tiết
Báo cáo tài chính
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ví dụ 5
Trích một số nghiệp vụ của công ty ABC trong tháng 01/20x1:
1. Ngày 2/1: Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt 200.000.000đ. GBN111;
PT444
2. Ngày 3/1: Mua hàng hóa PP với giá mua chưa có thuế GTGT
10% là 140.000.000đ, đã trả bằng TGNH. HĐ222; GBN112
3. Ngày 5/1: Chuyển khoản ứng lương cho nhân viên văn phòng là
10.000.000đ. GBN113
4. Ngày 7/1: Bán hàng PP chưa thu tiền, giá bán chưa có thuế
GTGT 10% là 48.000.000đ. HĐ888
5. Ngày 8/1: Chuyển khoản thanh toán tiền điện ở văn phòng là
8.000.000đ, chưa có thuế GTGT 10%. GBN114, HD 1234
6. Ngày 10/1: Thu tiền nhượng bán TSCĐ là 3.000.000đ, chưa có
thuế GTGT 10%, bằng tiền mặt. PT445, HĐ889
7. Ngày 10/1: Khách hàng trả nợ mua hàng bằng chuyển khoản là
80.000.000đ. GBC555
8. 
Yêu cầu: Hãy ghi sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 112
9/11/2017
13
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức 
Chứng từ ghi sổ
• Sổ tổng hợp: Sổ
đăng ký chứng từ ghi
sổ; Sổ cái
• Sổ chi tiết: Các sổ
(thẻ) chi tiết
Sổ kế toán sử dụng:
• Doanh nghiệp có nhiều
nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, sử dụng nhiều tài
khoản.
• Mọi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh được định khoản trên
các Chứng từ ghi sổ
• Ghi chép thủ công, còn
trùng lắp, không kịp thời
Điều kiện vận dụng:
50
Chứng từ gốc/
Bảng tổng hợp chứng từ 
Sổ quỹ
Sổ chi tiếtChứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối 
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp
Chi tiết
Sổ đăng ký
CTGS
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 
Bài tập thực hành 4
Hãy điền từ thích hợp:
Trong hình thức Chứng từ ghi sổ, căn cứ để ghi vào
các sổ cái là ...(a)..., còn số liệu trên sổ chi tiết được
ghi nhận từ ...(b).... Cuối kỳ, kế toán sử dụng số liệu
ở ...(c)... để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Trước khi lập
BCTC, kế toán cần đối chiếu số liệu giữa ...(d)... và
...(e)..., ngoài ra kế toán còn phải đối chiếu sổ liệu là
số ...(g)... trên Bảng cân đối tài khoản với số tổng
cộng của ...(h).... Số liệu để lập Bảng cân đối số
phát sinh là từ ...(i)....
52
BẢNG KÊ
NHẬT KÝ 
CHỨNG TỪ
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP
CHI TIẾT
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ 
CÁC BẢNG PHÂN BỔ
SỔ, THẺ KẾ 
TOÁN CHI TIẾT
Quy trình ghi sổ Hình thức Nhật ký- chứng từ
9/11/2017
14
53
SỔ KẾ TOÁN
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ 
KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính 
- Báo cáo kế toán quản trị 
PHẦN MỀM KẾ 
TOÁN
MÁY VI TÍNH
Ghi chú: 
Nhập số liệu hàng ngày 
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra 
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Quy trình ghi sổ Hình thức kế toán trên máy vi tính 
Bài tập thực hành 5
Chứng từ và sổ kế toán
Nhật ký 
chung
Nhật ký-
Sổ cái
Chứng từ 
ghi sổ
Sổ nhật ký chung x - -
Sổ nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái
Sổ Nhật ký-Sổ cái
Sổ chi tiết
Thẻ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc (phiếu thu, 
HĐGTGT, ..)