Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 2: Kế toán nguồn và chi các loại kinh phí - Trần Thị Vinh

mục đích sử dụng; nguồn
hình thành và nội dung chi từng hoạt động
2. Giải thích được sự khác nhau khi hạch toán
từng loại kinh phí như thường xuyên, không
thường xuyên; Kinh phí tự chủ và kinh phí
giao chưa tự chủ
2
3. Trình bày được nguyên tắc, quy trình kế toán
kinh phí hoạt động; kinh phí dự án; kinh phí
theo đơn đặt hàng và kinh phí đầu tư xây
dựng cơ bản.
4. Trình bày được nội dung, nguyên tắc và quy
trình kế toán chi phí quản lý chung đối với
một số khoản chi liên quan đến nhiều hoạt
động trong đơn vị
MỤC TIÊU
3
NỘI DUNG
Kế toán nguồn và chi kinh phí hoạt động
Kế toán nguồn và chi kinh phí dự án
Kế toán nguồn và chi kinh phí thực hiện đơn hàng
của Nhà nước
Kế toán nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản
Kế toán chi phí quản lý chung
4
KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG
 Nguồn hình thành
 Nội dung chi kinh phí hoạt động
 Nguyên tắc kế toán
 Kế toán chi tiết
 Kế toán tổng hợpVNĐ
5
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn
kinh phí được dùng để thực hiện
nhiệm vụ chính trị, duy trì bộ máy
hoạt động theo chức năng của cơ
quan, đơn vị, tổ chức
6
NGUỒN HÌNH THÀNH
2017
VINHTT_OU 2
 NSNN cấp hàng năm
 Các khoản thu hội phí và đóng góp của các hội
viên
 Bổ sung các khoản thu phí, lệ phí, thu sự
nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị HCSN
theo quy định
 Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi
 Tiếp nhận viện trợ, biếu tặng, tài trợ
 Các khoản khác
NGUỒN HÌNH THÀNH
7
Chi hoạt động thường xuyên theo chức 
năng, nhiệm vụ 
Chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho 
công tác thu phí và lệ phí
Chi không thường xuyên 
NỘI DUNG CHI HOẠT ĐỘNG
8
NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN
Đối
với
NGUỒN
kinh
phí
hoạt
động
1. Chi tiết theo từng nguồn hình thành
2. Sử dụng đúng mục đích, nội dung, tiêu
chuẩn, định mức, trong phạm vi dự toán
3. Mở sổ chi tiết theo dõi kinh phí tự chủ và
chưa tự chủ
4. Cơ quan quản lý cấp trên: phản ánh số
KP được cấp của bản thân đơn vị và số KP
đã cấp cho cấp dưới
9
NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN
Đối với
NGUỒN
kinh phí
hoạt
động
5. Cuối kỳ, phải làm thủ tục quyết
toán, số kinh phí sử dụng chưa hết
được xử lý theo quy định
6. Cuối ngày 31/12, kết chuyển số dư
từ TK4612 sang TK 4611 chờ duyệt
quyết toán
10
NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN
Đối
với
CHI
kinh
phí
hoạt
động
Mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo
từng nguồn hình thành
Hạch toán thống nhất với dự toán, các khoản
chi thực hiện đúng quy định và quy chế chi 
tiêu nội bộ
Hạch toán các khoản chi thuộc kinh phí hàng
năm
Cuối ngày 31/12, kết chuyển từ TK6612 sang 
TK 6611 chờ duyệt quyết toán
11
- Sổ theo dõi dự toán (S41-H)
- Sổ theo dõi nguồn KP (S42-H)
- Sổ tổng hợp nguồn KP (S43-H)
- Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H)
- Sổ chi tiết các tài khoản (S33-H)
Lệnh chi tiền
Giấy rút dự toán
NS
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Giấy nộp trả KP
Các chứng từ khác
KẾ TOÁN CHI TIẾT
12
2017
VINHTT_OU 3
Kế toán tổng hợp
- Số kinh phí đã nhận của Ngân
sách Nhà nước
- Số kinh phí nhận được do viện
trợ, tài trợ.
- Các khoản thu khác theo qui
định của chế độ tài chính.
- Số kinh phí đã nhận của cấp
trên;
- Số kinh phí bổ sung từ kết quả
hoạt động sản xuất, kinh
doanh và các khoản thu theo
qui định của chế độ tài chính.
TK 461”Nguồn kinh phí hoạt động”
- Số kinh phí được cấp trước cho 
năm sau (nếu có).
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn 
hoặc đã chi nhưng chưa được 
quyết toán
- Số kinh phí nộp lại Ngân 
sách Nhà nước hoặc nộp 
lại cho cấp trên
- Kết chuyển số chi hoạt 
động (Số chi thường xuyên 
và số chi không thường 
xuyên) đã được phê duyệt 
quyết toán với nguồn kinh 
phí hoạt động;
- Các khoản được phép ghi 
giảm nguồn kinh phí.
13
- Các khoản được phép ghi
giảm chi và những khoản
đã chi không được duyệt y
- Kết chuyển số chi hoạt
động với nguồn kinh phí
khi báo cáo quyết toán
được duyệt y.
TK 661” Chi hoạt động”
Các khoản chi hoạt động
chưa được quyết toán
hoặc quyết toán chưa
được duyệt y 
- Chi hoạt động thực tế
phát sinh ở đơn vị;
Kế toán tổng hợp
14
- Rút dự toán chi hoạt
động ra sử dụng
- Số nộp khôi phục dự
toán (ghi -) 
TK 008” Dự toán chi hoạt động”
Dự toán chi hoạt động
còn lại chưa rút
- Dự toán chi hoạt động
được giao
- Số dự toán điều chỉnh
trong năm (tăng ghi
dương +, giảm ghi âm -) 
Kế toán tổng hợp
15
Sơ đồ kế toán
TK 4612
•Phụ lục 2.1 
TK 6612
•Phụ lục 2.2 
Số tiết kiệm chi 
thuộc nguồn NS 
cấp chi thường
xuyên
=
Dự toán chi thường
xuyên NS cấp hằng
năm (kể cả số bổ
sung)
-
Thực chi kinh
phí thường
xuyên thuộc
NS cấp
Chênh lệch thu chi 
thuộc phí, lệ phí
và nguồn khác
=
Tổng số phí, lệ phí và
nguồn khác thực thu
(phần để lại chi)
-
Tổng số thực
chi phí, lệ phí
và nguồn khác
KẾ TOÁN TIẾT KIỆM CHI VÀ CHÊNH LỆCH
THU – CHI HOẠT ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN
17
Nguyên tắc hạch toán
Chỉ hạch toán vào Tài khoản 004
“Chênh lệch thu, chi hoạt động
thường xuyên” số chênh lệch thu
và chi của hoạt động thường
xuyên đối với các loại kinh phí
được giao được giao tự chủ tài
chính trong các cơ quan hành
chính và đơn vị sự nghiệp công lập
theo quy định của chế độ tài chính
18
2017
VINHTT_OU 4
Kế toán chi tiết
Chứng từ kế 
toán
• Bảng thanh toán
TNTT (C02b-HD)
• Báo cáo số tiết kiệm
chi và chênh lệch
thu chi thường
xuyên
• 
Sổ kế toán chi 
tiết
• Sổ chi tiết các tài
khoản (S33-H)
19
Khi trích quỹ hoặc chi trả
thu nhập tăng thêm theo
quy định của chế độ tài
chính (tạm trích trong
năm và sau khi quyết
toán được duyệt theo
quy định của chế độ tài
chính).
Số chênh lệch thu lớn hơn chi của
hoạt động TX chưa sử dụng còn lại
cuối kỳ. 
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động thường xuyên do tăng thu, tiết kiệm
chi đơn vị tạm xác định trong năm (hàng
tháng hoặc quý theo quy định của chế độ
tài chính);
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động thường xuyên theo quyết toán được
cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn số
đơn vị tạm xác định trong năm;
- Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt
động thường xuyên theo quyết toán được
cấp có thẩm quyền phê duyệt thấp hơn số
đơn vị tạm xác định trong năm (ghi âm)
TK 004 ”Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên”
20
Sơ đồ hạch toán
21
TK 334 TK 66121
TK 431
2a) Tạm trích thu
nhâp tăng thêm và
các quỹ
TK 004
2b) ĐT ghi
thực chi 
thu nhập
tăng thêm
và các quỹ
1) Tạm xác
định chênh
lệch thu chi
3) Quyết
toán chênh
lệch thu chi 
thực tế > số
tạm xác định
hoặc <số
tạm xác định
(ghi âm)
KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ DỰ ÁN
 Nguồn hình thành và nội
dung chi
 Nguyên tắc kế toán
 Kế toán chi tiết
 Kế toán tổng hợp
22
 Thực hiện các dự án, chương trình, đề tài,
mục tiêu mà Nhà nước giao cho từng ngành
 Nguồn hình thành
 NSNN cấp, cấp trên cấp
 Tiếp nhận viện trợ, biếu tặng, tài trợ
 Vay dự án
 Các khoản khác
23
Nguồn hình thành NỘI DUNG CHI DỰ ÁN
24
Nguồn kinh phí dự án sử dụng chi cho
các nội dung sau đây:
• Chi quản lý dự án
• Chi thực hiện dự án
2017
VINHTT_OU 5
NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN
Đối
với
NGUỒN
kinh
phí dự
án
1. Chi tiết theo từng dự án, nguồn cấp phát
kinh phí
2. Sử dụng đúng mục đích, nội dung, tiêu
chuẩn, định mức, trong phạm vi dự toán
3. Cuối kỳ kế toán hoặc kết thúc chương
trình, dự án thì đơn vị phải làm thủ tục
quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng
nguồn kinh phí dự án với cơ quan cấp trên, 
cơ quan tài chính và nhà tài trợ
25
Kế toán tổng hợp
- Số kinh phí chương
trình, dự án, đề tài đã
thực nhận trong kỳ;
TK 462 ”Nguồn kinh phí dự án”
Số kinh phí chương trình, dự 
án, đề tài chưa sử dụng hoặc 
đã sử dụng nhưng quyết toán 
chưa được duyệt.
- Số kinh phí dự án sử dụng không hết 
phải nộp lại cho NSNN hoặc nhà tài 
trợ;
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn 
kinh phí chương trình, dự án, đề tài;
- Kết chuyển số chi của chương trình, 
dự án, đề tài được quyết toán với 
nguồn kinh phí của từng chương trình, 
dự án, đề tài;
- Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí 
dự án đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp 
dưới.
26
- Số chi sai bị xuất toán 
phải thu hồi
- Số chi được quyết toán 
với nguồn kinh phí dự 
án
TK 662 ” Chi dự án”
Số chi chưa hoàn thành 
hoặc đã hoàn thành 
nhưng quyết toán chưa 
được duyệt
- Chi thực tế cho 
việc quản lý, thực 
hiện chương trình, 
dự án, đề tài
Kế toán tổng hợp
27
- Rút dự toán chi 
chương trình, dự án ra 
sử dụng;
- Số nộp khôi phục dự 
toán (ghi âm (-).
TK 0091 “Dự toán chi dự án”
Dự toán chi chương 
trình, dự án còn lại 
chưa rút.
- Dự toán chi chương 
trình, dự án được giao;
- Số dự toán điều chỉnh 
trong năm (Tăng ghi 
dương (+), giảm ghi âm 
(-)
Kế toán tổng hợp
28
Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí dự án
TK 462
•Phụ lục 2.3
TK 662
•Phụ lục 2.4 
KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG
• Nguồn hình thành và
nguyên tắc kế toán
• Kế toán chi tiết
• Kế toán tổng hợp
30
2017
VINHTT_OU 6
Nguồn hình thành
 Là loại kinh phí không thường xuyên chỉ phát
sinh ở đơn vị mà Nhà nước đặt hàng.
 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng do NSNN
cấp, cấp trên cấp trên cơ sở dự toán được
duyệt theo khối lượng thực hiện và đơn giá
của Nhà nước
31
Nguyên tắc kế toán
Nguồn
kinh
phí
theo
đơn
đặt
hàng
Chỉ sử dụng cho những đơn vị được NSNN cấp
phát kinh phí để thực hiện đơn đặt hàng đã được
cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
Được theo dõi và hạch toán chi tiết theo Mục lục
NSNN và theo từng nguồn kinh phí ngân sách
cấp theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước
Cuối kỳ kế toán, khi hoàn thành đơn đặt hàng, đơn
vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận
và sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước đặt hàng với
cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính theo quy
định
32
Nguyên tắc kế toán
Chi 
thực
hiện
theo
đơn
đặt
hàng
Chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước quy
định là các khoản chi thực tế để thực hiện khối
lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng
của Nhà nước
Phải mở sổ chi tiết theo dõi số chi thực tế phát
sinh theo từng đơn đặt hàng theo niên độ kế
toán và theo Mục lục ngân sách
Chi phải đảm bảo thống nhất với công tác lập
dự toán và khớp đúng giữa kế toán tổng hợp
với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng
từ và báo cáo tài chính
33
Kế toán tổng hợp
Tiếp nhận nguồn kinh phí 
theo đơn đặt hàng
TK 465” NKP theo ĐĐH của NN”
Nguồn kinh phí theo đơn 
đặt hàng của NN hiện còn 
chưa được quyết toán
 Khối lượng hoàn thành đơn 
đặt hàng được nghiệm thu 
thanh toán
 Kết chuyển số KP theo ĐĐH 
đã cấp trong kỳ cho các đơn 
vị cấp dưới (Cấp trên ghi)
 Số kinh phí theo đơn đặt 
hàng không sử dụng hết 
nộp lại do không hoàn thành 
khối lượng
34
Kết chuyển chi phí thực tế 
của khối lượng, công việc 
hoàn thành theo đơn đặt 
hàng vào TK 511 khi 
được nghiệm thu thanh 
toán
TK 635” Chi theo ĐĐH của NN”
Chi phí thực tế của khối 
lượng sản phẩm, công 
việc hoàn thành theo 
ĐĐH của NN chưa được 
kết chuyển
Chi phí thực tế phát sinh 
để thực hiện khối lượng 
sản phẩm, công việc theo 
đơn đặt hàng
Kế toán tổng hợp
35
Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí theo ĐĐH
TK 465
•Phụ lục 2.5
TK 635
•Phụ lục 2.6
2017
VINHTT_OU 7
KẾ TOÁN NGUỒN KP ĐẦU TƯ XDCB
 Nguồn hình thành
 Nguyên tắc kế toán
 Kế toán chi tiết
 Kế toán tổng hợp
37
Nguồn hình thành và nguyên tắc kế toán
 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB được dùng để
mua sắm TSCĐ, xây dựng các công trình đã
được phê duyệt
 Công tác đầu tư XDCB phải tôn trọng và chấp
hành các qui định của Luật xây dựng và các
thủ tục đầu tư xây dựng
 Phải theo dõi từng công trình, từng hạng mục
công trình, theo nội dung kinh phí đầu tư XDCB
và số kinh phí nhận được từ khi khởi công đến
khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử
dụng.
38
 Toàn bộ các khoản tiền, hàng viện trợ không
hoàn lại chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS
thì không được ghi tăng nguồn kinh phí. Đồng
thời, đơn vị không được quyết toán các khoản
chi từ các khoản tiền, hàng viện trợ khi đơn vị
chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS.
 Khi công tác đầu tư XDCB hoàn thành, đơn vị
phải tiến hành bàn giao đưa công trình vào sử
dụng và làm thủ tục quyết toán vốn, đồng thời
phải ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và
tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
Nguồn hình thành và nguyên tắc kế toán
39
Kế toán chi tiết 
Lệnh chi tiền 
Giấy rút dự toán 
ngân sách 
Chứng từ có liên quan 
Sổ chi tiết 
các tài 
khoản 
(S33-H)
40
Kế toán tổng hợp 
Nguồn KPĐT XDCB giảm do:
 Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt
bỏ đã được duyệt y.
 Chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB thành
nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi xây
dựng mới, cải tạo, mở rộng, nâng cấp và
mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí đầu tư
hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.
 Kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp
trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới ( cấp trên
ghi )
 Hoàn lại kinh phí đầu tư XDCB cho NS
hoặc cấp trên.
 Các khoản khác làm giảm nguồn kinh phí
đầu tư XDCB
Nguồn kinh phí XDCB tăng do:
 Nhận được kinh phí đầu tư XDCB do
ngân sách hoặc cấp trên cấp.
 Chuyển các quỹ và các khoản thu
theo quy định thành NKPĐT XDCB.
 Các khoản khác làm tăng nguồn kinh
phí đầu tư XDCB như :viện trợ, tài
trợ, biếu, tặng......
Nguồn kinh phí đầu tư XDCB chưa
sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng
chưa được quyết toán.
TK 441 - NKPĐTXDCB 
41
Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí ĐTXDCB
TK 441
•Phụ lục 2.7
2017
VINHTT_OU 8
KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG
• Khái niệm
• Nguyên tắc kế toán
• Kế toán chi tiết
• Kế toán tổng hợp
43
Khái niệm
 Chi phí quản lý chung là chi phí liên quan đến các
hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động sản
xuất, kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng,
hoạt động xây dựng cơ bản và các hoạt động
khác.
 Chi phí này chỉ sử dụng ở các đơn vị có phát sinh
các khoản chi phí liên quan đến nhiều hoạt động
mà khi phát sinh chi phí không thể xác định cụ thể,
rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng nên không
hạch toán ngay vào các đối tượng chịu chi phí mà
tập hợp chung vào TK chi phí quản lý chung
44
Nguyên tắc kế toán
Chi 
phí
quản
lý
chung
Tài khoản 642 phải được hạch toán chi tiết theo 
từng nội dung chi phí theo yêu cầu quản lý của 
đơn vị;
Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán, kết 
chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào 
các tài khoản tập hợp chi phí (TK 631, TK 635, 
TK 661) có liên quan theo tiêu thức phù hợp;
Không sử dụng TK 642 trong trường hợp các 
khoản chi phí quản lý phát sinh xác định được 
cho từng đối tượng sử dụng và hạch toán trực 
tiếp vào đối tượng chịu chi phí.
45
Kế toán chi tiết 
Bảng phân bổ 
chi phí quản lý chung
Chứng từ có liên quan 
Sổ chi phí 
quản lý 
chung 
(mẫu S73-H)
46
TK 642 “Chi phí quản lý chung”
• Các khoản ghi giảm chi 
phí quản lý chung;
• Kết chuyển và phân bổ 
chi phí quản lý chung vào 
bên Nợ các TK có liên 
quan 631, 635, 661, 662, 
241.
Các chi phí quản 
lý chung phát sinh 
trong kỳ. 
Không có số dư cuối kỳ
Kế toán tổng hợp 
47
Sơ đồ kế toán chi phí quản lý chung
642
152,153
111,112
334,332
331
631,661,662,
DCLB: Nợ TK 005
(1)
(4)
(3)
(2) (5)
48
2017
VINHTT_OU 9
LOGO
THANK YOU