Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán

riển AIS
Kéo dài thời gian 
phát triển AIS
Cũ
Mới
Cũ Cũ Cũ
M M Mới
Cũ Mới
Cũ
Mới
5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống 
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống
146
 Tiêu chí chung đánh giá phần mềm
 Nội dung cần chuẩn bị khi trao đổi với nhà cung cấp
phần mềm
 Quy trình đánh giá phần mềm kế toán
Lựa chọn - đánh giá phần mềm kế toán
5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống 
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống
147
 Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng
 Phần mềm phải có tính kiểm soát cao
 Tính linh hoạt của phần mềm
 Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao
 Giá phí của phần mềm
Tiêu chí chung đánh giá phần mềm
5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống 
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống
148
 Các chi tiết về kết xuất, nhập liệu, dữ liệu nhập.
 Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, loại nghiệp vụ,
và khối lượng dữ liệu cần xử lý.
 Các yêu cầu về tốc độ xử lý, về các thời điểm phải cung
cấp thông tin.
 Yêu cầu về phương thức xử lý: theo lô hay trực tuyến
theo thời gian thực.
 Các yêu cầu nâng cấp hay mở rộng hệ thống.
 Các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp.
 Các chính sách tài chính kế toán.
Nội dung cần chuẩn bị khi trao đổi với nhà cung cấp 
phần mềm
06-Jul-19
38
5.1. Tổ chức thực hiện hệ thống 
5.1.2. Chuyển đổi hệ thống
149
 Chuẩn bị: Dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh cho 1
hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm (phiên bản thử
nghiệm), các kết quả thiết kế chi tiết
 Khai báo, nhập liệu, in các báo cáo, đối chiếu để
đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu
 Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm
 Đánh giá các tiêu chí khác
 Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà
cung cấp phần mềm
Quy trình đánh giá phần mềm kế toán
5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống
150
 Mua sắm trang thiết bị
 Lập trình/ mua và cài đặt phần mềm
 Huấn luyện
 Kiểm tra
5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống
151
 Công việc
 Cần lưu ý:
Mua và cài đặt phần mềm
 Hợp đồng mua phần mềm trọn gói
 Tự cài đặt phần mềm
Mua sắm và cài đặt trang bị
5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống
152
 Huấn luyện sử dụng phần mềm
 Huấn luyện vận hành hệ thống
 Lưu ý:
Kiểm tra hệ thống
 Kiểm tra dung lượng và khả năng xử lý
 Kiểm tra tính tương thích
 Đánh giá kiểm soát hệ thống
Huấn luyện
06-Jul-19
39
5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống
153
 Những nhân tố cần xem xét và đánh giá:
 Mục tiêu và đối tượng của hệ thống
 Sự hài lòng của người dùng
 Lợi ích của hệ thống
 Chi phí phát triển hệ thống
 Tính hữu ích và đáng tin cậy của thông tin
 Kiểm soát và an ninh của hệ thống
 Tài liệu hệ thống
 Lưu ý:
 Ghi chú các nhược điểm, lỗi hệ thống hay các yêu cầu mới
 Huấn luyện nhân viên mới
 Sắp xếp bộ máy kế toán trong quá trình vận hành
Xem xét- đánh giá sau chuyển đổi
5.2. Vận hành hệ thống
5.2.1. Tổ chức vận hành hệ thống
154
 Nguyên nhân:
 Lỗi hệ thống
 Thay đổi nhu cầu thông tin
 Phiên bản phần mềm mới
 Lưu ý
 Đánh giá tính cấp thiết
 Đánh giá chi phí
 Lựa chọn giải pháp mới
Bảo trì - cải tiến và tái phát triển hệ thống
5.2. Vận hành hệ thống
5.2.2. Tổ chức kiểm soát hệ thống
155
 Kiểm soát nguồn dữ liệu
 Xét duyệt, phân chia trách nhiệm, quy định tự thực hiện, đối
chiếu giữa các chứng từ  -> Phần lớn đã được thiết lập
thông qua việc thiết lập quy trình lập, luân chuyển và xử lý
chứng từ cho từng nghiệp vụ
 Kiểm soát chung
 Phân quyền sử dụng phần mềm (đã thực hiện trong quá trình
tổ chức bộ máy kế toán)
 Kiểm soát các đối tượng bên ngoài, sao lưu dự phòng dữ liệu,
tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm
 Kiểm soát nhập liệu, xử lý, kết xuất
 Thiết lập thủ tục kiểm soát nhập liệu cho từng màn hình
 Tổ chức việc kiểm tra đối chiếu các kết quả từ các nguồn độc
lập
 Phân quyền sử dụng báo cáo, thông tin
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
Khoa Kế Toán Kiểm Toán
HỆ THỐNG THÔNG TIN 
KẾ TOÁN
156
06-Jul-19
40
CHƯƠNG 6: 
PHẦN MỀM ỨNG DỤNG 
TRONG KẾ TOÁN
158
MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG
• Xây dựng các căn cứ đánh giá, lựa chọn và tổ
chức sử dụng phần mềm kế toán
• Nắm bắt các tiêu chí quan trọng khi đánh giá,
lựa chọn phần mềm kế toán
• Nắm bắt quy trình đánh giá lựa chọn phần mềm
kế toán
• Biết cách sử dụng một phần mềm kế toán
159
NỘI DUNG
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
160
Mục tiêu của tổ chức HTTTKT trong điều
kiện sử dụng PMKT
• Xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng việc tổ
chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù
hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin
• Đáp ứng các yêu cầu quản lý, đặc điểm kinh
doanh đặc thù của doanh nghiệp
• Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin, tính
năng của phần mềm vào trong công tác kế
toán
06-Jul-19
41
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
161
Các yếu tố chi phối
 Môi trường pháp lý
 Môi trường, đặc điểm kinh doanh
 Yêu cầu thông tin kế toán
 Yêu cầu quản lý, các chính sách kế toán
 Công nghệ thông tin: Đặc điểm của phần mềm,
phần cứng .
 Con người
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
162
Phân loại PMKT
 Phân loại theo mục đích hình thành:
 Phần mềm kế toán thương phẩm cho nhiều đối tượng sử
dụng (Off-the-Shelf accounting software)
 Phần mềm kế toán viết theo yêu cầu (developing
accounting Software)
 Theo quy mô:
 Quy mô nhỏ
 Quy mô vừa
 Phần mềm ERP
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
163
Đặc điểm của PMKT thương phẩm
 Đặc điểm về cung cấp thông tin
 Đặc điểm về thu thập dữ liệu, xử lý
 Khả năng kiểm soát
 Khả năng tùy biến
 Khả năng tương thích với các phần mềm xử lý dữ
liệu
 Thời gian thiết lập, ứng dụng
 Chi phí thực hiện
 Nhà cung cấp
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
164
Đặc điểm hoạt động của PMKT
Sự kiện của 
quá trình 
SXKD
Chứng từ Nhập liệu
Nhập liệu các hoạt 
động liên quan
Các tập tin lưu 
trữ dữ liệu
Khai báo
Các đối tượng, nguồn lực (tài 
khoản, đối tượng chi tiết) và chính 
sách kế toán liên quan
Cập nhật, truy 
xuất thông tin 
theo yêu cầu
Thông 
tin theo 
yêu cầu
06-Jul-19
42
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
165
Kết cấu của 1 phần mềm kế toán
Danh mục (màn 
hình) nhập liệu
Danh mục khai báo: thông 
chi tiết
tin chứng từ, chính sách kế 
toán, tài khoản, đối tượng 
Chứng từ
Dữ liệu 
PMKT
Tìm kiếm, truy vấn 
thông tin
Phân quyền
Chức năng kiểm 
tra, ghi sổ
Danh mục báo 
cáo, sổ kế toán
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
166
Hình thức kế toán Máy
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
- BCTC
- BC quản trịMÁY VI TÍNH
CHỨNG TỪ 
KẾ TOÁN
BẢNG TH 
CHỨNG TỪ
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.1. Đặc điểm phần mềm
167
Mục tiêu tiếp cận PMKT
 Am hiểu về kết cấu của PMKT
 Hiểu rõ cách thức thu nhập, xử lý dữ liệu của phần
mềm
 Xác định nội dung, thông tin báo cáo của phần mềm
cung cấp
 Đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của PMKT
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
168
 Tìm hiểu cách thức cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu
 Thiết lập thông số, chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của phần mềm
 Truy xuất và sử dụng báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ hỗ trợ
 Thực hiện các công việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
06-Jul-19
43
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
169
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Yêu cầu về cấu hình
 Cách thức cài đặt chương trình
 Cách thức khởi tạo
 Cách thức kết nối dữ liệu
 Cách thức khởi động, kết thúc 
chương trình
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
170
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức
tổ chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Khai báo thông tin chung, các chính 
sách
 Danh mục các đối tượng, tài khoản
 Nhập liệu số dư, các chứng từ phát 
sinh
 Cập nhật nghiệp vụ
 In và hiển thị các báo cáo liên quan
 Truy vấn thông tin: Truy xuất các 
thông tin cần thiết đáp ứng được yêu 
cầu thông tin.
 Sao lưu, thoát khỏi phân hệ/ chương 
trình
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
171
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Danh mục đối tượng chi tiết
 Danh mục tài khoản và mối quan 
hệ với đối tượng chi tiết
 Số dư ban đầu của tài khoản, các 
đối tượng chi tiết
 Danh mục nhập liệu chứng từ
 Thiết lập chi tiết màn hình nhập 
liệu
 Quản lý người dùng
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
172
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu
của phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Xác định màn hình nhập liệu phù 
hợp
 Xác định nội dung dữ liệu. Lưu ý 
các dữ liệu bắt buộc: 
 Ngày, số chứng từ 
 Tài khoản, các đối tượng liên 
quan
 Giá trị
 Xem xét mối quan hệ giữa các 
nghiệp vụ 
 Ghi nhận nghiệp vụ
06-Jul-19
44
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
173
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử
dụng báo cáo cung
cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Định nghĩa thông tin trên báo cáo
 Truy xuất các báo cáo sẵn có
 Thay đổi, điều chỉnh, định dạng các 
báo cáo sẵn có
 Cách thức tạo báo cáo theo yêu cầu
 Truy xuất báo cáo ra các chương 
trình ứng dụng khác
 Tìm kiếm dữ liệu
 Chọn lọc thông tin
 Theo dõi quá trình xử lý dữ liệu 
(audit trail )
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
174
 Tìm hiểu cách thức
cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ
chức, kết cấu
 Thiết lập thông số,
chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của
phần mềm
 Truy xuất và sử dụng
báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ
hỗ trợ
 Thực hiện các công
việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
 Thực hiện các bút toán cuối kỳ
 Kiểm tra dữ liệu
 Khóa sổ, chuyển sổ
 Sao lưu dự phòng dữ liệu
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
175
 Tìm hiểu cách thức cài đặt
 Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu
 Thiết lập thông số, chính sách ban đầu
 Tổ chức nhập liệu của phần mềm
 Truy xuất và sử dụng báo cáo cung cấp
 Sử dụng các công cụ hỗ trợ
 Thực hiện các công việc kế toán cuối kỳ
 Sao lưu dữ liệu
6.1. Giới thiệu các phần mềm ứng dụng 
6.1.2. Tính năng cơ bản của phần mềm
176
Đánh giá PMKT
 Khả năng cung cấp thông tin
 Khả năng hoạt động của phần mềm (chính xác, ổn định)
 Khả năng kiểm soát (KS chung, KS ứng dụng)
 Khả năng hỗ trợ người sử dụng (hệ thống trợ giúp, giao diện
thân thiện )
Hãy tìm hiểu và làm quen 1 số PMKT
 Quickbook
 SSPAccounting
 Ttsoft 1A
06-Jul-19
45
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.1. Tổ chức hệ thống 
177
Chu trình
Nội dung 
xử lý của kế 
toán
Phương 
thức xử lý
Nguồn 
nhân lực
Kiểm soát
Quản lý tập 
trung nguồn 
lực
Tách biệt 
các hoạt 
động 1 chu 
trình
Tách biệt khai 
báo, nhập liệu 
1 hoạt động
Bộ máy kế toán
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
178
Phân quyền cho bộ máy kế toán
Các hoạt động
Các chu trình
Khai báo Nhập liệu Cập nhật/ báo cáo
Xem Thêm Chỉnh sửa / xóa
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
179
Ma trận phân quyền truy cập
Nội dung KT trưởng NV 1 NV2 
Chu trình doanh thu X: Xem; T: Thêm; S: Chỉnh Sửa
Khai báo
+ Khách hàng X X X
+ Hàng hóa X X X
Nhập liệu/ Xử lý
+ Xuất kho X X T
+ Ghi nhận doanh thu X T X
+ Ghi nhận nợ phải thu X T X
+ Thu tiền X X X
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
180
Chuẩn hóa bộ máy kế toán
 Lập bảng mô tả công việc của từng phần hành kế
toán, bao gồm:
 Mục tiêu của phần hành, các công việc thường xuyên,
công việc định kỳ, các báo cáo cung cấp
 Lập bảng phân công công việc của từng cá nhân
Tên nhân viên Phần hành Nhiệm vụ chi tiết
Nhân viên 1 (nam)
.
06-Jul-19
46
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
181
Tổ chức nhập liệu chứng từ
 Xác định nội dung kế toán cần nhập liệu trong từng quá trình
của chu trình kinh doanh
 Xác định các yêu cầu dữ liệu của từng nội dung nhập liệu
 Xác định, tổ chức màn hình nhập liệu
 Lưu ý: Các nội dung kế toán có cùng yêu cầu dữ liệu, do
cùng 1 đối tượng thực hiện nên tổ chức nhập liệu chung 1
màn hình nhập liệu (VD: xuất kho và ghi nhận GVHB)
Nội dung Yêu cầu dữ liệu Tên màn hình Ghi chú
Ghi nhận xuất kho bán Số: PX0001
Đối tượng: Kho, kh 
TK nợ: 632
TK có: 1561, 157
Phiếu xuất
Ghi nhận GVHB
Tăng tiền gửi NH
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
182
Tổ chức xử lý chứng từ trong phòng kế toán
 Căn cứ vào lưu đồ luân chuyển chứng từ (trong phần tổ
chức luân chuyển chứng từ) để xác định các chứng từ kế
toán nhận được cho từng quá trình kinh doanh
 Căn cứ vào phân công bộ máy kế toán để xác định đối
tượng nhận chứng từ và nội dung xử lý tương ứng
 Căn cứ vào tổ chức nhập liệu chứng từ để xác định màn
hình nhập liệu cho chứng từ
 Vẽ lưu đồ mô tả quá trình xử lý chứng từ trong phòng
kế toán cho từng quá trình của chu trình kinh doanh
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
183
Tổ chức hệ thống báo cáo
• Nội dung: Thông tin báo cáo cung cấp
• Thời gian: Mức độ kết xuất (hàng năm, quý, tháng, tuần)
• Cách thức lập (từ PM hay tự lập?)
• Hình thức (in ra hay không?)
• Đối tượng sử dụng báo cáo
Các chu trình
Báo cáo đánh giá các 
hoạt động
Bảng kê các hoạt động/ sự kiện 
trong kỳ
Phân tích hoạt động theo đối 
tượng/ nguồn lực liên quan
Báo cáo đánh giá các 
hoạt động
Bảng kê các hoạt động/ sự kiện 
trong kỳ
Phân tích hoạt động theo đối 
tượng/ nguồn lực liên quan
Chú ý đặc điểm 
của phần mềm
6.2. Ứng dụng phần mềm kế toán 
6.2.2. Qui trình xử lý hệ thống
184
Báo cáo Nội dung Cách
thức lập
Thời gian 
lập
Hình
thức
Người lập BP sử
dụng
1. Chu trình doanh thu
a. Báo cáo các hoạt động
..
b. Báo cáo tình trạng
.
2. Chu trình chi phí
Báo cáo các hoạt động
Báo cáo tình trạng
06-Jul-19
47
HỆ THỐNG THÔNG TIN 
KẾ TOÁN
THE END
185