Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

hính xác 
Kiểm tra tính nguyên trạng của quá trình xử lý 
dữ liệu. 
Quy định phải kiểm tra lại tất cả những thay 
đổi của dữ liệu tiền lương gốc. 
Chấm công người 
lao động 
Dữ liệu về sự có mặt và thời 
gian làm việc của người lao 
động không chính xác 
Tự động hóa việc thu thập dữ liệu. 
Dùng nhận dạng sinh trắc học như vân tay, 
khuôn mặt để chấm công. 
Phân tách nhiệm vụ giữa việc chấm công và 
thẻ thời gian làm việc. 
Giám sát việc kiểm tra lại. 
Lập bảng lương Sai sót trong xử lý tiền lương Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử 
lý dữ liệu: Quá trình chạy lô tổng hợp, cộng 
chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tài khoản 
bù trừ tiền lương 
Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ và 
các báo cáo khác. 
Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động. 
Thanh toán 
tiền lương 
Ăn cắp hoặc Gian lận về 
phân phối trong phiếu 
thanh toán 
Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ 
liệu tiền lương. 
Hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền 
điện tử. 
Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương 
và kiểm tra lại tất cả các giao dịch chuyển 
khoản điện tử. 
 Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 
58 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 
Yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để 
chứng minh cho các séc thanh toán. 
Hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc 
tiền lương. 
Phân tách sự kiểm tra tài khoản tiền lương và 
tài khoản tạm ứng. 
Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài 
khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê 
nhân viên). 
Kiểm tra sự xác nhận của tất cả người lao 
động đã nhận được séc thanh toán. 
Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp 
số tiền của những séc không có người nhận 
và tìm hiểu nguyên nhân. 
Thanh toán thuế 
tiền lương và các 
khoản giảm trừ 
Quên làm yêu cầu trả tiền Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thành 
toán theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước. 
 Trả tiền không đúng thời gian 
quy định 
Định dạng hệ thống để làm yêu cầu 
thanh toán. 
 Trả tiền không đúng Kiểm soát tính toàn vẹn, nguyên trạng của 
quá trình xử lý. 
Giám sát việc xem xét lại các báo cáo. 
Người lao động cần xem xét lại các báo cáo 
thu nhập của mình. 
Với từng hoạt động cụ thể của chu trình nhân sự, như trong bảng 4.1 đã đề cập, có thể 
thấy những rủi ro và các thủ tục kiểm soát như sau: 
 Rủi ro và kiểm soát cập nhật dữ liệu gốc tiền lương 
Thay đổi không được phép của dữ liệu gốc tiền lương có thể khiến cho chi phí 
không chính thức của lao động tăng lên. Phân tách nhiệm vụ hợp lý là thủ tục kiểm 
soát quan trọng nhất để kiểm soát rủi ro này. Chỉ có phòng nhân sự mới có khả 
năng được phân quyền để cập nhật tệp dữ liệu gốc tiền lương về tuyển dụng, thôi 
việc, tăng lương và khen thưởng. Nhân viên của phòng nhân sự không trực tiếp 
tham gia vào quá trình xử lý tiền lương và phân phối séc trả tiền. Sự phân tách 
nhiệm vụ này ngăn cản người nào đó truy cập để tạo ra người lao động ảo hoặc 
thay đổi tỷ lệ, thang bậc lương và ngăn chặn những séc không trung thực. Thêm 
vào đó, tất cả những thay đổi liên quan đến tệp gốc tiền lương nên được kiểm tra 
lại và được phê chuẩn bởi một người khác. Để thuận tiện cho việc kiểm tra lại, hệ 
thống nên được định dạng để tạo ra những báo cáo liệt kê tất cả những thay đổi 
liên quan đến tiền lương và được gửi tới cho những người giám sát. 
Kiểm soát quá trình truy cập hệ thống tiền lương cũng rất quan trọng. Hệ thống 
nên được định dạng để so sánh tên truy cập và mật khẩu truy cập để xác định 
những hành động của mỗi người lao động được phép thực hiện và xác nhận những 
tệp dữ liệu của mỗi người lao động được phép truy cập. 
Một rủi ro khác là cập nhật dữ liệu gốc tiền lương không chính xác. Điều này có 
thể gây ra sai sót trong việc thanh toán lương với người lao động và thanh toán các 
khoản thuế phải trả với cơ quan nhà nước và các chức khác. Để giảm bớt những 
rủi ro này, doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp lệ số người lao động và kiểm tra sự 
hợp lý của những thay đổi được thực hiện, nên kiểm tra tất cả những giao dịch 
 Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 59 
thay đổi tiền lương. Đồng thời các nhà quản trị nên kiểm tra lại các báo cáo của 
toàn bộ những thay đổi của người lao động trong bộ phận làm việc của hộ theo 
đúng cách để phát hiện ra sai sót. 
 Rủi ro và kiểm soát hoạt động chấm công người lao động 
Rủi ro chính của hoạt động này là dữ liệu về sự có mặt của lao động và thời gian 
lao động là không chính xác. Dữ liệu không chính xác có thể làm tăng chi phí lao 
động và làm tăng sai sót trong những báo cáo chi phí lao động. Hơn nữa, việc dữ 
liệu không chính xác có thể làm giảm động lực làm việc của người lao động nếu 
séc thanh toán lương không đúng với công sức người lao động được hưởng. 
Sử dụng cách thu thập nguồn dữ liệu tự động có thể làm giảm rủi ro về sai sót 
không mong muốn trong việc thu thập dữ liệu về sự có mặt và thời gian lao động 
của nhân viên. Ví dụ có thể dùng máy đọc thẻ để thu thập dữ liệu tự động cung 
cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý tiền lương. Doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng 
khoa học công nghệ để thu thập dữ liệu thời gian làm việc của người lao động để 
tăng năng suất lao động và cắt giảm chi phí như sử dụng máy đọc vân tay để tiết 
kiệm thời gian của người lao động 
Sử dụng công nghệ thông tin có thể giảm rủi ro liên 
quan đến sự không chính xác của dữ liệu về thời 
gian lao động của người lao động. Một số doanh 
nghiệp hiện nay sử dụng công nghệ nhận dạng sinh 
trắc học như quét bàn tay để xác định lao động ra 
vào nơi làm việc. Mục đích của việc này là ngăn 
cản những người đến muộn hay về sớm. Phân tách 
nhiệm vụ cũng rất quan trọng để giảm rủi ro. Dữ liệu thẻ chấm công sử dụng để 
tính toán tiền lương nên phải phù hợp với dữ liệu Bảng chấm công - công việc sử 
dụng cho tính toán chi phí và mục tiêu quản lý và được kiểm tra bởi người không 
liên quan đến việc tạo ra dữ liệu đó. Tổng thời gian của tất cả các công việc được 
ghi nhận trên Bảng chấm công - công việc không được vượt quá thời gian có mặt 
trên thẻ chấm công của người lao động. Ngược lại, tất cả thời gian làm việc sẽ 
được giải thích trên Bảng chấm công - công việc. 
Thêm vào đó, những người giám sát của của các phòng ban cần phải tiến hành 
giám sát và phê chuẩn thẻ chấm công và Bảng chấm công – công việc cung cấp dữ 
liệu thời gian lao động và sự có mặt của người lao động một cách chính xác 
 Rủi ro và kiểm soát của hoạt động lập bảng lương 
Sự phức tạp của quá trình xử lý tiền lương, đặc biệt là các yêu cầu của các luật 
thuế khác nhau, làm cho quá trình xử lý dễ xảy ra sai sót. Việc sai sót có thể làm 
giảm động lực lao động của nhân viên nếu séc thanh toán bị muộn. Ngoài ra việc 
tính không đúng số chi phí liên quan đến lao động còn có thể bị các cơ quan thuế 
phạt nếu sai sót liên quan đến số thuế phải nộp. Có 3 loại kiểm soát nguyên trạng, 
quá trình xử lý dữ liệu có thể làm giảm những rủi ro về sai sót tiền lương như sau: 
o Tổng lô: Ngay cả những hệ thống quản lý tiền lương và quản trị nguồn nhân 
lực hiện đại cũng vẫn sử dụng quá trình xử lý lô dữ liệu tiền lương. Do đó, tổng 
lô dữ liệu nên được tính toán khi ghi các nghiệp vụ vào sổ sách và nên được 
 Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 
60 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 
kiểm tra lại suốt các bước của quá trình xử lý dữ liệu. Một dữ liệu tổng lô được 
coi là phù hợp với dữ liệu tiền lương nếu: 
(1) Tất cả bản ghi tiền lương đã được xử lý; 
(2) Dữ liệu đầu vào chính xác; 
(3) Không có Thẻ thời gian không có thật được ghi vào dữ liệu trong quá trình 
xử lý. 
Nếu tổng lô không phù hợp, doanh nghiệp cần phải có bằng chứng của một lỗi 
tiền lương để sửa chữa ngay lập tức. 
o Cộng chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tổng của các cột Thực thanh toán phải 
bằng tổng các khoản phải trả trừ đi các khoản giảm trừ. Nếu không bằng nhau, thì 
đã có sai sót trong quá trình xử lý và cần phải được phát hiện và sửa chữa. 
o Sử dụng tài khoản bù trừ tiền lương: Tài khoản 
bù trừ tiền lương là tài khoản sổ cái được sử 
dụng trong quá trình xử lý 2 bước để kiểm tra 
tính chính xác và đầy đủ của việc ghi nhận chi 
phí tiền lương và phân bổ chi phí đến các trung 
tâm chi phí một cách thích hợp. Đầu tiên, tài 
khoản bù trừ tiền lương sẽ được ghi nợ tổng số 
tiền phải trả/Ghi có tổng số tiền lương thực trả và ghi có số tiền của các khoản 
giữ lại vào các tài khoản phải trả riêng biệt khác nhau. Thứ hai, quá trình kế 
toán chi phí phân bổ chi phí lao động thành các loại chi phí khác nhau và ghi 
có tài khoản bù trừ tiền lương cho tổng khoản chi phí lao động đã phân bổ. 
Tổng khoản tiền ghi có trên tài khoản bù trừ tiền lương phải bằng tổng số tiền 
đã ghi nợ của tiền thực trả và khoản tiền giữ lại. 
Thêm vào đó, những người giám sát nên xem xét lại việc ghi vào sổ và các báo 
cáo khác nhằm phát hiện để xác định các sai sót của quá trình xử lý tiền lương. 
Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động để phát hiện được các sai sót 
một cách rõ ràng bởi vì người lao động sẽ có thể phát hiện ra sai sót tiền lương 
một cách dễ dàng vì đây là quyền lợi trực tiếp của họ. 
Cần phải phân loại một cách chính xác những người lao động trong doanh 
nghiệp, là người lao động của doanh nghiệp hay người thầu khoán, người lao 
động ngắn hạn hay lao động theo vụ việc, thời vụ. Bởi vì nếu không phân loại 
đúng, doanh nghiệp có thể phải trả nhầm các khoản thuế, thậm chí có thể bị cơ 
quan thuế phạt. Vấn đề này thường phát sinh khi các nhà quản trị tại các bộ 
phận muốn cố gắng phá vỡ sự thuê mướn ổn định bằng việc sử dụng những 
người thầu khoán độc lập. Phòng quản trị nhân lực nên kiểm tra lại các hợp 
đồng hoặc quyết định thuê khoán tạm thời. 
 Rủi ro và kiểm soát hoạt động thanh toán tiền lương 
Một số rủi ro trong quá trình thanh toán lương là gian lận trong phiếu chi lương 
hoặc mất trộm séc thanh toán lương hay phát hành séc thanh toán cho người lao 
động không có thật hoặc người lao động đã chấm dứt hợp đồng. Điều này có thể 
khiến cho doanh nghiệp bị tăng chi phí và mất tiền. Những rủi ro này có thể được 
giảm thiểu bằng các thủ tục kiểm soát sau: 
 Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 61 
o Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ liệu tiền lương, hạn chế truy cập hệ 
thống chuyển tiền điện tử, hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc tiền lương bằng 
thủ tục xác nhận đa yếu tố. Việc sử dụng sự xác nhận đa nhân tố cũng giảm rủi 
ro của việc tạo ra những séc cho người lao động không tồn tại. 
o Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương và kiểm tra lại tất cả các giao dịch 
chuyển khoản điện tử. 
o Thủ quỹ phải ký tất cả séc thanh toán lương và 
phải yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để 
chứng minh cho các séc thanh toán lương (sổ 
tiền lương và chứng từ thanh toán lương). 
o Thêm vào đó, séc trả lưởng không được dùng để rút tiền trên tài khoản thông 
thường ngân hàng của doanh nghiệp. Thay vào đó, phục vụ cho mục tiêu kiểm 
soát, cần phải sử dụng tài khoản thanh toán lương tách biệt với tài khoản thông 
thường của doanh nghiệp tại ngân hàng. Điều này có thể dễ dàng thích hợp với 
quỹ tiền lương và phát hiện những séc thanh toán giả mạo. 
o Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền 
thuê nhân viên) cũng là một thủ tục quan trọng để hạn chế rủi ro. Kế toán 
thanh toán có trách nhiệm ghi sổ tiền lương. Thủ quỹ chịu trách nhiệm phân 
phát séc thanh toán. Người phân phát séc thanh toán hoặc phê chuẩn giao dịch 
chuyển tiền điện tử không có nhiệm vụ nào khác liên quan đến nhiệm vụ quản 
trị lao động. 
o Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp số tiền của những séc không có 
người nhận và tìm hiểu nguyên nhân, có thể phải đối chiếu lại với dữ liệu tiền 
lương gốc. Bởi vì, điều này có thể xảy ra khi người lao động không tồn tại hoặc 
người lao động đã nghỉ việc. 
 Rủi ro và kiểm soát của hoạt động tính các khoản thuế và các khoản khấu trừ 
Hoạt động tiền lương cuối cùng là tính toán thanh toán thuế thu nhập và những 
khoản giảm trừ của người lao động với cơ quan nhà nước và các đối tượng khác. 
Các rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động này là: Quên làm yêu cầu trả tiền, thanh 
toán tiền không đúng thời gian quy định, sai sót trong thanh toán tiền. Những rủi 
ro này có thể khiến doanh nghiệp bị các cơ quan nhà nước phạt hoặc bị người lao 
động khướu nại. 
Những thông tư, văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước của cơ quan bảo hiểm 
có thể cung cấp những hướng dẫn cho doanh nghiệp về việc tính toán và thanh 
toán các khoản thuế và các khoản giảm trừ của người lao động. Doanh nghiệp cần 
căn cứ vào những quy định này để định dạng hệ thống tiền lương và thanh toán 
một cách tự động trong quá trình xử lý dữ liệu tiền lương, thuế thu nhập của người 
lao động và các khoản trích theo lương nhằm giảm thiểu rủi ro nộp các khoản 
không đúng thời gian quy định. Kiểm soát sự toàn vẹn của quá trình xử lý dữ liệu, 
cộng ngang các cột dọc, chạy tổng lô có thể giảm thiểu những sai sót trong tính 
toán. Những người kiểm soát cần giám sát các bao cáo tiền lương một cách định 
kỳ để phát hiện những sai sót. Thêm vào đó cần cung cấp cho người lao động báo 
cáo thu nhập để họ phát hiện và báo cáo những vấn đề sai sót. 
 Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 
62 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 
Tóm lược cuối bài 
Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương bao gồm hai hệ thống con vừa có sự liên hệ 
mật thiết, vừa có sự tách biệt là quản lý lao động và tiền lương. Hệ thống quản lý lao động ghi 
nhận và xử lý các hoạt động của thuê mới, tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá và 
sa thải người lao động. Hệ thống tiền lương ghi nhận và xử lý dữ liệu để thanh toán tiền lương 
tiền công cho người lao động. 
Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương phải được thiết kế tuân theo nhiều quy định 
của chính phủ liên quan đến cả thuế và các quy định về lao động. Hơn nữa, các thủ tục kiểm soát 
phù hợp phải được thiết kế để ngăn cản được các rủi ro như: 
 Trả thừa người lao động do dữ liệu về thời gian và sự có mặt của người lao động không có 
giá trị. 
 Trả tiền cho người lao động không có thật. 
Những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng việc phân tách nhiệm vụ phù hợp, đặc biệt trong 
việc thực hiện các chức năng như: Cho phép và thực hiện sự thay đổi đối với dữ liệu gốc tiền 
lương liên quan đến tuyển dụng, sa thải, tăng lương ghi nhận và xác nhận thời gian làm việc 
của lao động, chuẩn bị séc thanh toán, phân phối séc thanh toán, sự khớp nhau tài khoản tiền 
lương tại ngân hàng. 
 Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự 
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 63 
Câu hỏi ôn tập 
1. Cho biết các mục tiêu của chu trình nhân sự? 
2. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình nhân sự và các biện pháp có thể làm tăng hiệu 
quả của các hoạt động này? 
3. Chu trình nhân sự có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế và phòng 
chống các rủi ro đó?