Bài giảng Giao dịch và đàm phán trong kinh doanh - Chương 9: Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh

> Th«ng tin còng cã nhiÒu nguån kh¸c nhau, chóng ta cã thÓ 
 thu thËp tÊt c¶ c¸c bµi b¸o, b¶n viÕt tay cã liªn quan 
 ®Õn nhu cÇu vµ ho¹t ®éng cña m×nh b»ng c¸ch c¾t, sao 
 chôp, in l¹i c¸c lo¹i t¹p chÝ hay
 8
 I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n 
 kinh doanh 
 a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:
(TIẾP)
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
Muèn gi¶m nhÑ g¸nh nÆng trong viÖc thu thËp tµi liÖu cÇn tu©n theo c¸c 
 nguyªn t¾c sau ®©y:
- GiÊy tr¾ng vµ c¸c lo¹i phiÕu nªn cã kÝch th­íc b»ng phong b× cña b­u ®iÖn 
 th× tiÖn lîi h¬n c¶.
- CÇn ghi b»ng mét vµi tõ then chèt, nhÊn m¹nh néi dung chñ yÕu cña b¶n 
 chÐp tay hoÆc phiÕu ghi. 
- C¸c phiÕu ph¶i ®¸nh sè thø tù, ch÷ viÕt ph¶i râ rµng.
- ChØ viÕt mét mÆt phiÕu ®Ó dÔ tra cøu vµ t¨ng tÝnh trùc quan cña tµi liÖu.
- Dµnh ®ñ chç (lÒ) ®Ó bæ sung tµi liÖu.
- G¹ch d­íi nh÷ng vÊn ®Ò quan träng trong phiÕu hoÆc bµi viÕt tay ®ã.
 9
I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh 
 doanh 
 a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:
(TIẾP)
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
C¸c c©u hái lµm tiªu chuÈn cho viÖc lùa chän tµi liÖu mét c¸ch nhanh 
 chãng phôc vô cho c«ng viÖc:
- Tµi liÖu nµy ®em l¹i lîi Ých thùc tÕ g× cho lËp tr­êng quan ®iÓm cña 
 chóng ta, cho viÖc tiÕn hµnh ®µm ph¸n ?
- CÇn thêi gian bao l©u ®Ó tr×nh bµy tµi liÖu ?
- Tµi liÖu cã tÝnh thuyÕt phôc, cã dÔ hiÓu ®èi víi ®èi t¸c hay kh«ng ?
- Tµi liÖu cã tÇm quan träng ®Õn møc nµo trong viÖc n¾m t×nh h×nh vµ 
 th«ng qua quyÕt ®Þnh cuèi cïng ?
- Cã thÓ bá tµi liÖu ®ã ®­îc kh«ng ? 
 10
 I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh 
 doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n 
 kinh doanh
a.Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban 
 ®Çu: (TIẾP)
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
KÕ ho¹ch hÖ thèng ho¸ tµi liÖu phôc vô cho cuéc ®µm ph¸n 
 chia thµnh ba møc ®é:
- Møc ®é tæng thÓ mang tÝch chÊt chøc n¨ng.
- Møc ®é c¸c ®Ò ¸n: TËp hîp c¸c chi tiÕt cïng lo¹i trªn cïng 
 mét kÕ ho¹ch 
- Nhãm c¸c ®Ò ¸n chi tiÕt.
 11
I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n 
 kinh doanh
 a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban ®Çu:
(TIẾP) 
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
ViÖc thu thËp vµ xö lý tµi liÖu cÇn tiÕn hµnh theo c¸c b­íc sau:
+ X¸c ®Þnh nguån th«ng tin (b¸o c¸o tæng kÕt, s¬ kÕt, chuyªn 
 ®Ò, c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu, c¸c bµi b¸o, t¹p chÝ, sè 
 liÖu thèng kª chÝnh thøc, c¸c mèi quan hÖ c¸ nh©n trªn 
 thùc tÕ...).
+ §¸nh gi¸ s¬ bé vÒ møc ®é thu thËp tµi liÖu (khèi l­îng, chÊt 
 l­îng...)
+ TiÕn hµnh thu thËp th«ng tin
Chó ý sau khi thu thËp th«ng tin nµo ®ã cÇn cã ý kiÕn nhËn xÐt, 
 ®¸nh gi¸ ngay. 
 12
 I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n kinh 
 doanh.
1. Néi dung c«ng t¸c chuÈn bÞ ®µm ph¸n 
 kinh doanh 
a. Thu thËp vµ xö lý tµi liÖu ban 
 ®Çu:(TIẾP)
a1. C«ng t¸c thu thËp vµ xö lý tµi liÖu:
Khèi l­îng vµ chÊt l­îng th«ng tin thu ®­îc phô thuéc vµo:
+ Møc ®é am hiÓu th«ng tin nãi chung
+ Ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin
+ Tr×nh ®é kiÕn thøc chuyªn m«n cña ng­êi thu thËp th«ng tin
+ Sù nhanh trÝ, s¸ng t¹o, tÝnh kiªn tr× vµ tinh thÇn tËn tuþ víi 
 c«ng viÖc cña c¸n bé thõa hµnh 
 13
I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh 
 doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán 
 kinh doanh (TIẾP)
a2 Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu:
 Mục tiêu đàm phán quyết định nội dung thao tác lựa 
 chọn và hệ thống hoá tài liệu. Thực chất đây là sự tiếp 
 tục quá trình thu thập tài liệu
- a3 Phân tích tài liệu thu thập được:
 Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các 
 hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, 
 lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút 
 ra các kết luận cụ thể.
 14
 I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh 
 doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán 
 kinh doanh (TIẾP)
b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh 
 doanh.
Để bảo đảm thành công cho một cuộc đàm phán cần áp dụng 10 quy tắc dưới đây:
1. Bài phát biểu trong cuộc đàm phán phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu về 
 nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
2. Tính rõ ràng: Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc. Phải loại trừ 
 các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.
3. Tính trực quan: Sử dụng tối đa các phương tiện bổ trợ 
4. Có phương hướng ổn định: Cần phải luôn ghi nhớ những nhiệm vụ cơ bản và nhắc nhở 
 đối tác bám sát chủ đề tránh lan man, chệch hướng.
5. Quy tắc về nhịp điệu: Cố gắng tăng cường độ đàm phán vào lúc kết thúc, nhất là các vấn 
 đề then chốt, quan trọng.
 15
 I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh 
 doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh 
 doanh 
b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh doanh. 
 (tiếp)
6. Quy tắc nhắc lại: cần phải nhắc lại những vấn đề cơ bản, có ý nghĩa 
 quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ được những thông tin, điều 
 khoản cần thiết.
7. Quy tắc bất ngờ: phải suy nghĩ chọn lọc thông tin, gây được bất ngờ 
 cho đối tác vào thời điểm cần thiết.
8. Tính hàm súc khi nhận xét và lập luận: cần dẫn dắt cuộc đàm phán sao 
 cho có những “cao trào” (đòi hỏi đối tác phải tập trung chú ý), 
 và “thoái trào” (cho phép đối tác nghỉ ngơi, liên tưởng, suy 
 nghĩ).
9. Thông tin vừa đủ:
10. Hài hước, châm biếm vừa phải. Khi cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu 
 hoặc phải bác ý kiến thì hài hước hoặc châm biếm có tác dụng 
 đặc biệt.
 16
 I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh 
 doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh 
 doanh 
b- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung một cuộc đàm phán kinh 
 doanh. (tiếp)
cần lưu ý các chỉ dẫn sau đây để các cuộc đàm phán đạt được kết quả.
- Nội dung và phương pháp tiến hành đàm phán có ý nghĩa rất lớn đối 
 với bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào. Vì thế ngoài việc đảm 
 bảo nội dung có chiều sâu, phương pháp tiến hành đàm phán 
 cũng phải thật khoa học, chặt chẽ.
- Chú ý phân biệt sự kiện và lời bình về sự kiện đó.
- Cần có các phương án khác nhau cho mỗi cuộc đàm phán 
- Thỉnh thoảng cần nhắc lại và rút ra kết luận từ những điều đã trình 
 bầy.
- Luôn luôn quan tâm, chú ý đến đối tác vì quan hệ, hiểu biết lẫn nhau 
 có ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh.
 17
 I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán 
 kinh doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm 
 phán kinh doanh 
c- Nghiên cứu các phương pháp sử dụng ngôn ngữ 
 biểu cảm trong đàm phán kinh doanh:
căn cứ vào thể loại và mức độ tác động, biểu cảm 
 có thể phân biệt chúng thành các nhóm sau:
- Phương pháp biểu cảm trực quan: 
- Phương pháp gây ấn tượng
- Phương pháp gây căng thẳng
 18
I. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh 
 doanh.
1. Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán 
 kinh doanh 
d- Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc 
 đàm phán kinh doanh.
Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào:
+ Thiên hướng, năng lực, trí tưởng tượng , động cơ thói 
 quen làm việc của người thừa hành.
+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán
+ Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán.
Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh, cần xác 
 định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội dung từng 
 giai đoạn cụ thể. 
 19
 Chương 9 
 Hoạt động chuẩn bị đàm 
 phán kinh doanh 
I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n 
 kinh doanh.
II. X©y dùng kÕ ho¹ch ®µm ph¸n 
 kinh doanh. 
III. KiÓm tra vµ tËp d­ît c¸c ph­¬ng 
 ¸n ®µm ph¸n kinh doanh
 20
 II. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh 
 doanh.
1. Tầm quan trọng của công tác xây dựng kế 
 hoạch đàm phán
> Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, 
 nhất là đối với những vấn đề phức tạp, đòi hỏi còn phải tranh 
 luận 
> Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa là vạch ra một sơ đồ có tính 
 khái quát lôgíc áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có 
 thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể, nhằm đạt 
 mục tiêu đã định.
> Tuỳ theo ý nghĩa, tầm quan trọng, quy mô cuộc đàm phán, số lượng 
 các thành viên tham gia, kinh nghiệm tiến hành đàm phán mà 
 lập một sơ đồ, kế hoạch đàm phán cụ thể cho phù hợp
> việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho những cuộc đàm phán là hết sức 
 quan trọng nhất là những vấn đề đàm phán có quy mô lớn.
 21
 II. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh 
 doanh.
 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm 
 phán
Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn chi phí 
 và khả năng thực hiện mục tiêu. 
* Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực hiện các 
 thao tác sau:
- Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán
- Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của việc đàm phán.
- Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó 
 (nghĩa là đề ra cách thức giải quyết vấn đề thông qua đàm phán).
- Phân tích yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan) 
 của việc thực hiện kế hoạch đàm phán.
- Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn trung hạn cho cuộc đàm phán và mối 
 liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ.
- Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên (bao gồm lập chương 
 trình và kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời 
 những bế tẵc xuất hiện trong quá trình đàm phán.
 22
 II. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh 
 doanh.
 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm 
 phán ( tiếp)
* Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chi tiết.
Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán là:
- Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các 
 thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi 
 kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các 
 phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
- Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong quá trình 
 đàm phán, phối hợp với các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí 
 chúng theo thời gian đàm phán cho phù với quan điểm chuyên môn, 
 nghề nghiệp.
- Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc 
 thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó; kích thích, động viên 
 tinh thần sáng tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm 
 phán.
 23
 II. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh 
 doanh.
 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm 
 phán
Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn chi phí 
 và khả năng thực hiện mục tiêu. 
* Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực hiện các 
 thao tác sau:
- Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán
- Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của việc đàm phán.
- Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó 
 (nghĩa là đề ra cách thức giải quyết vấn đề thông qua đàm phán).
- Phân tích yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan) 
 của việc thực hiện kế hoạch đàm phán.
- Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn trung hạn cho cuộc đàm phán và mối 
 liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ.
- Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên (bao gồm lập chương 
 trình và kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời 
 những bế tẵc xuất hiện trong quá trình đàm phán.
 24
 II. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh 
 doanh.
 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm 
 phán
* Lên các loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc 
 tiến hành đàm phán
- Kế hoạch chung: Đây là kế hoạch của các kế hoạch. Trong kế hoạch chung có định rõ 
 từng loại công việc, thời hạn hoàn thành và người thực hiện.
- Kế hoạch chiến lược: Chính là đường lối, phương hướng, chương trình hành động nhằm 
 đạt mục tiêu đề ra. Tất nhiên khi chuẩn bị kế hoạch này cần kiểm tra, đánh giá 
 phê phán, phân định rõ tất cả các mục tiêu cần phải đạt, các nhiệm vụ cần phải 
 được thực hiện trong quá trình đàm phán.
- Kế hoạch chiến thuật: Bao gồm danh sách các biện pháp, phương pháp giải quyết những 
 nhiệm vụ của từng giai đoạn. Thực hiện các biện pháp đó nhằm hoàn thành 
 nhiệm vụ cơ bản, chiến lược. Tóm lại kế hoạch chiến thuật là bảng chỉ dẫn đến 
 mục tiêu quy định.
- Kế hoạch thực hiện cụ thể: Là chương trình hành động nhằm giải quyết những nhiệm vụ 
 riêng biệt của đàm phán (có thể coi đây là kế hoạch chiến thuật ở mức độ cụ thể, 
 chi tiết).
- Kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu: Đây là kế hoạch phức tạp nhất, gay cấn nhất 
 trong hệ thống kế hoạch cần phải chuẩn bị cho cuộc đàm phán.
 25
 II. Xây dựng kế hoạch đàm 
 phán kinh doanh.
 2. Nội dung công tác xây dựng 
 kế hoạch đàm phán
kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu phải chỉ rõ:
+ Nguồn thông tin
+ Khối lượng thông tin đã thu thập được.
+ Người thu thập.
+ Thời hạn hoàn thành
+ Kế hoạch lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu, thông tin.
 26
 Chương 9
Hoạt động chuẩn bị đàm 
 phán kinh doanh
 I. Nghiªn cøu chuÈn bÞ ®µm ph¸n 
 kinh doanh.
II. X©y dùng kÕ ho¹ch ®µm ph¸n kinh 
 doanh. 
III. KiÓm tra vµ tËp d­ît c¸c ph­¬ng 
 ¸n ®µm ph¸n kinh doanh
 27
 III. Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm 
 phán kinh doanh 
1. Hoàn thiện kế hoạch đàm phán:
> Thực chất đây là khâu tu sửa, chuẩn hoá (bằng lời hoặc bằng văn bản) 
 các phần cơ bản của kế hoạch cuộc đàm phán
> Việc chuẩn hoá là thao tác kỹ thuật có nhiệm vụ soạn thảo thật chi tiết kế 
 hoạch đàm phán
> Việc sử dụng máy ghi âm nhằm hoàn chỉnh thêm kế hoạch đàm phán có 
 lợi đối với những người làm công tác kinh doanh , nhưng chưa biết 
 cách đàm phán, không có khiếu phát biểu hùng biện
> Kiểm tra công việc chuẩn bị:
 + Cần hoàn chỉnh lần cuối kế hoạch đàm phán. Thực ra đây là sự sáng 
 tạo trong những vấn đề chi tiết, cụ thể. Điều đó có ý nghĩa đặc biệt, 
 đôi lúc có ý nghĩa quyết định.
 + Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán là công việc tiếp theo của thao tác 
 kiểm tra.
 28
III. Kiểm tra và tập dượt các phương 
 án đàm phán kinh doanh 
2. Tập dượt các phương án đàm phán
Diễn tập bằng suy nghĩ: hình dung trong óc diễn 
 biến quá trình đàm phán. Khâu tập luyện 
 này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng trước 
 khi bước vào đàm phán.
Diễn tập bằng lời: trước khi bước vào các cuộc 
 đàm phán quan trọng có thể dùng máy ghi 
 âm để luyện tập bằng lời (tập phát biểu), qua 
 đó kiểm tra cấu trúc ngữ pháp của bài phát 
 biểu.
 29
 III. Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm 
 phán kinh doanh 
1. Hoàn thiện kế hoạch đàm phán:
> Thực chất đây là khâu tu sửa, chuẩn hoá (bằng lời hoặc bằng văn bản) 
 các phần cơ bản của kế hoạch cuộc đàm phán
> Việc chuẩn hoá là thao tác kỹ thuật có nhiệm vụ soạn thảo thật chi tiết kế 
 hoạch đàm phán
> Việc sử dụng máy ghi âm nhằm hoàn chỉnh thêm kế hoạch đàm phán có 
 lợi đối với những người làm công tác kinh doanh , nhưng chưa biết 
 cách đàm phán, không có khiếu phát biểu hùng biện
> Kiểm tra công việc chuẩn bị:
 + Cần hoàn chỉnh lần cuối kế hoạch đàm phán. Thực ra đây là sự sáng 
 tạo trong những vấn đề chi tiết, cụ thể. Điều đó có ý nghĩa đặc biệt, 
 đôi lúc có ý nghĩa quyết định.
 + Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán là công việc tiếp theo của thao tác 
 kiểm tra.
 30