Bài giảng Giao dịch và đàm phán trong kinh doanh - Chương 10: Tổ chức đàm phán kinh doanh

Giao dịch và đàm phỏn 
 trong kinh doanh
 1
 Chương 10
Tổ chức đàm phỏn kinh 
 doanh 
 2
 Chương 10
 Tổ chức đàm phỏn kinh 
 doanh 
I. Tiến trỡnh và những nguyờn 
 tắc cơ bản tổ chức đàm phỏn 
 kinh doanh
II. Nghệ thuật mở đầu đàm phỏn
III. Truyền đạt thụng tin trong đàm 
 phỏn
 3
 I. Tiến trỡnh và những nguyờn tắc cơ 
 bản tổ chức đàm phỏn kinh doanh
1. Tiến trình cơ bản của tổ chức đàm phán kinh doanh
* Tìm hiểu thực tế:
 Trong quá trình tìm hiểu thực tế, nhà đàm phán cần hiểu rõ 
 hơn về mục tiêu và điểm mạnh, điểm yếu của đối tác
* Giải lao:
 Trong khi giải lao, nhóm đàm phán nên đánh giá lại điểm 
 mạnh, điểm yếu của mình cũng như của đối tác, xem xét 
 lại mục tiêu và khoảng có thể chấp nhận
* Giảm sự khác biệt.
 Khi các cuộc đàm phán chính thức lại tiếp diễn, nhà đàm 
 phán xác định mỗi vấn đề, đưa ra các dẫn chứng thực tế 
 và thuyết phục đối tác rằng mức của mình đưa ra là hợp 
 lý. 
* Mặc cả dứt khoát:
 Mặc cả dứt khoát liên quan đến việc sử dụng thủ thuật 
 "hoặc chấp nhận - hoặc không".
 4
 I. Tiến trỡnh và những nguyờn tắc 
 cơ bản tổ chức đàm phỏn kinh 
 doanh
2. Các nguyên tắc của đàm phán kinh doanh
> Nguyên tắc thứ nhất: Phải am tường đối tác giao 
 dịch đàm phán
> Nguyên tắc thứ hai: Xây dựng niềm tin, thu hút chú 
 ý, khêu gợi sự quan tâm hứng thú của đối tác
> Nguyên tắc thứ ba: Luận chứng chi tiết, lập luận sắc 
 sảo, minh chứng cụ thể dẫn giải rõ ràng sẽ làm 
 cho đối tác đồng ý với quan điểm, ý kiến của ta
> Nguyên tắc thứ tư: Tác động vào sở thích và làm tan 
 mối nghi ngờ của đối tác
> Nguyên tắc thứ năm: Biến đổi, chuyển hoá nhu cầu 
 của đối tác vào quyết định cuối cùng. Thoả thuận 
 và nhất trí quyết định phải trên cơ sở nhu cầu và 
 lợi ích của nhau
 5
 I. Tiến trỡnh và những nguyờn tắc cơ bản tổ 
 chức đàm phỏn kinh doanh
2. Các nguyên tắc của đàm phán kinh doanh 
 (tiếp)
9 điều chỉ dẫn sau đây khi tiến hành giao dịch đàm phán kinh doanh.
 Một: Chú ý nghe đối tượng giao dịch đàm phán cho đến cùng
 Hai: Không bao giờ được coi thường ý nghĩa về sự thành kiến của 
 đối tượng giao dịch đàm phán
 Ba: Tránh hiểu lầm và những cách giải thích sai lầm. Trình bày 
 phải rõ ràng, khúc triết, ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu
 Bốn: Hãy tôn trọng và quý trọng đối tượng giao dịch đàm phán. 
 Năm: Hãy hoà nhã, thân mật và xã giao lịch sự
 Sáu: Khi cần phải giữ lập trường kiên định và giữ thái độ bình 
 thản
 Bảy: Bằng mọi cách giúp đỡ cho đối tượng tiếp thu dễ dàng luận 
 điểm và đề nghị của ta. 
 Tám: Hãy sử dụng các chiến thuật đàm phán thích hợp
 Chín: Kiên định thực hiện ý đồ và mục tiêu của mình
 6
 Chương 10
 Tổ chức đàm phỏn kinh 
 doanh 
I. Tiến trỡnh và những nguyờn tắc 
 cơ bản tổ chức đàm phỏn kinh 
 doanh
 II. Nghệ thuật mở đầu 
 đàm phỏn
III. Truyền đạt thụng tin trong 
 đàm phỏn
 7
 II. Nghệ thuật mở đầu đàm 
 phỏn
1. Mục đích mở đầu đàm phán
Mở đầu đàm phán có những nhiệm vụ sau:
- Tiếp xúc được với đối tượng đàm phán
- Xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc 
 đàm phán
- Lôi cuốn sự chú ý
- Kích thích sự quan tâm đến cuộc đàm phán
- Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết).
 8
 II. Nghệ thuật mở đầu đàm 
 phỏn
 2. Phương pháp mở đầu đàm phán
* Phương pháp làm dịu căng thẳng: Phương pháp 
 này cho phép thiết lập quan hệ chặt chẽ với 
 đối tượng chỉ cần nói vài lời chân thành, nồng 
 nhiệt bạn có thể đạt được điều đó
* Phương pháp kiếm cớ (móc xích). Phương pháp này 
 cho phép nêu vấn đề, sự kiện ngắn gọn làm cớ 
 để liên hệ với nội dung đàm phán
* Phương pháp kích thích trí tưởng tượng Yêu cầu 
 của phương pháp này là nêu một loạt câu hỏi 
 về các vấn đề cần bàn bạc và giải quyết
* Phương pháp mở đầu trực tiếp: Phương pháp này 
 có đặc điểm hơi "khô khan, cứng nhắc, phù 
 hợp cuộc đàm phán ngắn ít quan trọng.
 9
 II. Nghệ thuật mở đầu đàm phỏn
3. Những thủ thuật và quy tắc mở đầu đàm 
 phán
- Lời phát biểu khai mạc phải rõ ràng, ngắn gọn xúc 
 tích.
- Phải gọi tên đối tượng đầy đủ khi nói chuyện với họ.
- Trang phục, tư thế, vẻ mặt phải phù hợp.
- Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại, 
 chú ý đến ý kiến, nhu cầu của họ
- Có nhận xét đánh giá tích cực về địa điểm đàm phán, 
 cách trang trí nội thất, cách bố trí sản xuất, uy 
 tín, thanh danh trong kinh doanh của cơ quan 
 chủ trì đàm phán
- Nhắc lại một số tình hình đã thay đổi từ cuộc đàm 
 phán lần trước đến nay (nếu có).
- Đề nghị mọi người phát biểu ý kiến, chỉ dẫn, khuyên 
 nhủ
 10
II. Nghệ thuật mở đầu đàm 
 phỏn
3. Những thủ thuật và quy tắc mở 
 đầu đàm phán
- phương pháp cá nhân của chúng ta trong 
 cuộc đàm phán 
Quy tắc cơ bản là: sử dụng phương pháp nhập 
 tâm để mở đầu đàm phán
- Phương pháp nhập tâm là thể hiện khả năng 
 của người chủ trì đàm phán đặt mình vào 
 địa vị của đối tượng đàm phán nhằm hiểu 
 họ sâu sắc hơn
 11
 II. Nghệ thuật mở đầu 
 đàm phỏn
4. Khó khăn thường gặp trong giai đoạn 
 mở đầu đàm phán
4.1. Có thể xuất hiện thái độ ác cảm, 
 thiện cảm (ấn tượng ban đầu) tự 
 nhiên giữa mọi người
4.2. Thành kiến và định kiến
 12
 Chương 10
 Tổ chức đàm phỏn kinh 
 doanh 
I. Tiến trỡnh và những nguyờn tắc 
 cơ bản tổ chức đàm phỏn kinh 
 doanh
II. Nghệ thuật mở đầu đàm phỏn
 III. Truyền đạt thụng tin 
 trong đàm phỏn
 13
 III. Truyền đạt thụng tin trong đàm 
 phỏn
1. Mục đích truyền đạt thông tin
Giai đoạn truyền đạt thông tin nhằm các mục đích sau:
- Thu thập tin tức về các vấn đề chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, 
 đòi hỏi, nguyện vọng của đối tượng đàm phán cũng như 
 cơ quan mà họ đại diện.
- Làm sáng tỏ động cơ, mục đích của đối tượng đàm phán
- Truyền đạt thông tin đã chuẩn bị sẵn theo kế hoạch.
- Tạo cơ sở cho việc lập luận, kiểm tra tính đúng đắn của các 
 luận cứ then chốt, tạo những điểm tựa trong ý thức của 
 đối tượng nhằm sử dụng ở các giai đoạn đàm phán tiếp 
 theo 
- Phân tích, kiểm tra lập trường, quan điểm của đối tượng đàm 
 phán.
- Tuỳ theo khả năng mà xác định sơ bộ phương hướng hoạt động 
 tiếp theo, giúp cho việc thông qua quyết định được đơn 
 giản, dễ dàng.
- Tuỳ theo khả năng mà xác định sơ bộ phương hướng hoạt động 
 tiếp theo, giúp cho việc thông qua quyết định được đơn 
 giản, dễ dàng. 14
 III. Truyền đạt thụng tin 
 trong đàm phỏn
2. Cơ sở của việc truyền đạt thông tin
Truyền đạt thông tin là quá trình giao tiếp 
 giữa chúng ta và đối tượng đàm phán. 
Giai đoạn truyền đạt thông tin bao gồm các 
 thành phần sau:
- Thông báo những vấn đề cơ bản, có mục đích 
 cho đối tượng đàm phán.
- Đặt câu hỏi
- Nghe đối tượng đàm phán
- Quan sát và phân tích phản ứng theo quan 
 điểm tâm lý học.
 15
 III. Truyền đạt thụng tin 
 trong đàm phỏn
3. Kỹ thuật truyền đạt thông tin
Cần phải tự kiểm tra nghiêm khắc và có mức 
 độ xã giao nhất định
Phép ứng xử lịch sự - Đó là thông báo những 
 tin tức khó chịu ở mức độ vừa phải, nếu 
 điều đó là cần thiết, biết cách tự kiềm 
 chế và cẩn thận trong mọi trường hợp.
Thông tin truyền đạt cho đối tượng phải chính 
 xác, rõ ràng, có nội dung súc tích, trực 
 quan và đúng đắn về mặt nghề nghiệp 
 chuyên môn. Cần phải chú ý đặc biệt 
 trong việc trình bày ngắn gọn.
 16
 III. Truyền đạt thụng tin trong 
 đàm phỏn
4. Quan sát phản ứng của đối tượng đàm phán
Quy tắc cơ bản là: Hãy không rời mắt quan sát cử 
 động và phản ứng bên ngoài của đối tượng, sau 
 đó hãy nhìn vào mắt đối tượng đàm phán khi họ 
 trình bày lập trường quan điểm của mình.
Trong mọi trường hợp, đầu tiên cần phải giải thích 
 kiểm tra những phản ứng đã quan sát được ở 
 đối tượng và sau đó thay đổi hướng nói chuyện 
Nếu chúng ta thực sự mong muốn thuyết phục đối 
 tượng tin vào lập trường, quan điểm ý kiến của 
 chúng ta thì trước hết phải hiểu được động cơ, 
 động lực, tham vọng nhằm thúc đẩy hành động 
 của họ
 17
 III. Truyền đạt thụng tin trong đàm 
 phỏn
5. Những khó khăn trong khâu truyền đạt 
 thông tin
> Bất kỳ thông báo nào trong quá trình truyền đạt thông tin đều 
 mất đi tính rõ ràng, toàn vẹn và cấu trúc. Cần phải tính 
 đến điều đó trong khi đàm phán.
> Khi thu, nhận thông tin đều có sự mất mát (gọi là sự tản mát 
 thông tin). 
 + ở người nhận có những mất mát thông tin khi nghe tập 
 hợp các từ đã được chọn lọc, độ mất mát đó tuỳ thuộc vào 
 kỹ năng nghe và tập trung chú ý của đối tượng trong quá 
 trình đó.
 + Mất mát thông tin do hiểu biết thông tin giữa người nhận 
 và người trao đổi thông tin không giống nhau
 + Cuối cùng phải tính toán đến sự mất thông tin ở người 
 nhận do vô tình hay hữu ý mà bỏ qua một loạt ký hiệu "Bộ 
 lọc ý chí" giữ lại một phần thông tin
 18
 III. Truyền đạt thụng tin trong đàm phỏn
5. Những khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin
 Để hạn chế mất mát thông tin cần chú ý:
- Phối hợp các dạng câu hỏi khi giao tiếp, nên gọi tên đối tượng, đều này 
 rất quan trọng làm cho đối tượng dễ chịu
- Cần phải có giải thích đầy đủ hơn với những thông tin chuyên môn 
 tương ứng, thường xuyên nhớ rằng ngôn ngữ nói có hạn chế, 
 chưa hoàn thiện, chưa rõ ràng chưa chính xác và không có ai tri 
 giác điều giải thích như chúng ta hiểu nó.
- Truyền đạt thông tin cụ thể dưới dạng ngắn gọn nhất, còn việc giải 
 thích có thể rộng hơn.
- Cần phải sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi và phương pháp truyền đạt 
 thông tin cho phù hợp với động cơ và trình độ thông thạo tin tức 
 của đối tượng.
- Cố gắng chuyển từ độc thoại sang đối thoại
- Tạo điều kiện cho đối tượng trình bày sự hiểu biết của mình.
- Chớ quên rằng chúng ta không thích ai đó nói hàng tiếng đồng hồ, 
 hoặc thường xuyên ngắt lời phát biểu của ta để nói ý kiến của 
 mình.
- Làm cho đối tượng quan tâm đến mức cao nhất việc tiếp nhận thông 
 tin của chúng ta.
- Kiểm tra chặt chẽ uy tín của mình trong giai đoạn truyền đạt thông tin. 
 Cho phép đối tượng bình tĩnh phát biểu ý kiến của mình.
 19
 III. Truyền đạt thụng 
 tin trong đàm phỏn
5. Những khó khăn trong 
 khâu truyền đạt thông tin
 Những phần tử cơ bản của giai đoạn truyền 
 đạt thông tin 
- Đặt câu hỏi 
- Nghe 
- Nghiên cứu phản ứng của đối tượng
 20
 III. Truyền đạt thụng tin 
 trong đàm phỏn
5. Những khó khăn trong khâu 
 truyền đạt thông tin
 Những thành phần cơ bản của giai đoạn truyền đạt thông tin ở 
 trên đều dựa vào những luận điểm cơ bản của tâm lý học 
 xã hội sau đây:
- Bất kỳ lập trường, quan điểm nào đều có động cơ của nó. Cần 
 đánh giá đúng mức vai trò của vô thức (linh cảm).
- Con người với tư cách là một tồn tại xã hội muốn thực hiện 
 động cơ của mình.
- Thành kiến, định kiến là một hiện tượng phổ biến. Nên chú ý 
 điều đó để phòng ngừa.
- Trong con người luôn luôn tồn tại yếu tố hợp lý ban đầu, vì vậy 
 những động cơ thứ yếu cần phải thay thế một cách có ý 
 thức bằng những động cơ của hành vi.
 21