Bài giảng Giao dịch đàm phán - Bài 3: Chuẩn bị đàm phán

BÀI 3  CHU ẨN BỊ ĐÀM PHÁN 
1 
Nội dung chuẩn bị đàm phán KD 
Chuẩn bị chung cho các cuộc đàm phán 
Chuẩn bị riêng cho từng cuộc đàm phán 
2 
1. Chuẩn bị chung cho các cuộc đàm phán kinh doanh 
Về ngôn ngữ : 
. Đối với cuộc đàm phán trong nước cần thông thạo tiếng quốc ngữ( tiếng mẹ đẻ) 
. Đối với cuộc đàm phán quốc tế cần nắm vững và sử dụng thành thạo ngoại ngữ 
. Nếu sử dụng phiên dịch thì cần :Nói sơ trước chủ đề cho phiên dịch; Nói rõ và chậm ;Tránh dùng từ địa phương ;Tránh dùng câu dài ,câu phủ định hai lần; Cần xác định bằng văn bản nội dung đàm phán ;Nghe phiên dịch báo cáo SAU ĐP 
3 
Chuẩn bị chung cho các cuộc ĐP (tiếp) 
Chuẩn bị về thông tin gồm : 
.Thông tin về hàng hóa 
.Thông tin về thị trường 
.Thông tin về đối tác 
.Thông tin về bản thân 
Chuẩn bị về năng lực gồm : 
.Chuẩn bị về kiến thức 
.Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý 
.Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ 
.Có kỹ năng đàm phán tốt 
4 
Chuẩn bị chung (tiếp ) 
Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán : 
.Các bên cần thống nhất với nhau lịch làm việc và lập luôn cả phương án dự phòng 
.Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi cho cả hai bên 
5 
2.Chuẩn bị riêng cho từng cuộc ĐP 
Xác định mục tiêu đàm phán 
Thu thập thông tin 
Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA) 
Tìm hiểu đối tác đàm phán 
Thành lập đoàn đàm phán 
Chuẩn bị kế hoạch đàm phán 
Chuẩn bị địa điểm đàm phán 
Một số chuẩn bị khác 
6 
Người ĐP phải dành nhiều nỗ lực cho khâu chuẩn bị 
Chuẩn bị là khâu thiết yếu để có thể ĐP thành công 
Chuẩn bị tốt : 
Hiểu được bản thân 
Hiểu được đối tác 
Có chiến lược , chiến thuật đúng đắn 
Chủ động tấn công 
7 
2.1 Xác định mục tiêu 
Xác định nhu cầu : 
Không mất định hướng trong quá trình ĐP 
Linh hoạt hơn trong việc tìm ra giải pháp thoả mãn nhu cầu 
Xác định phạm vi ĐP: 
Phân loại mong muốn 
Phạm vi cho các mong muốn : 
Thiết yếu 
Quan trọng 
Có thì tốt 
8 
2.2Thu thập thông tin 
Mục tiêu : 
Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu ( nếu có ) 
Lựa chọn một hoặc một vài đối tác để đàm phán 
Xác định các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu 
Nguồn thông tin: 
Thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng 
Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới 
Kinh nghiệm của bạn hàng , đồng nghiệp , nhân viên  
9 
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất  (BATNA) 
Khái niệm : 
 Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán (Best Alternative To a Negotiated Agreement - BATNA) là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó 
10 
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất  (BATNA) 
Ý nghĩa của BATNA: 
Giúp nhà đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết 
Giúp nhà đàm phán tránh được những thoả thuận bất lợi 
Là cơ sở để xác định giới hạn đàm phán 
Giúp nhà đàm phán có được những thoả thuận có lợi hơn 
11 
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất  (BATNA) 
Các bước xác định BATNA: 
Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt 
Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và xác định mức độ khả thi của các phương án này 
Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất dựa trên mức độ đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án 
12 
 2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán  Thông tin về đối tác đàm phán  
Đối tác là ai ? 
Những thế mạnh và điểm yếu của đối tác 
Tình hình hiện tại của đối tác 
Mục tiêu đàm phán của đối tác 
Những áp lực mà đối tác có thể có khi tham gia ĐP 
BATNA của đối tác 
Đặc điểm đoàn đàm phán của đối tác 
Đối tác đã biết gì về ta ? 
13 
 2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán  Các nguồn thông tin về đối tác  
Hỏi đối tác đàm phán 
Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ 
Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác đàm phán 
Những thông tin thị trường liên quan đến hoạt động của đối tác  
14 
 2.5 Th ành lập đoàn đàm phán  Đàm phán theo nhóm  
Lợi thế : có kiến thức rộng hơn , khả năng đa dạng hơn , các thành viên có thể tư vấn , đóng góp vào kết quả chung , các thành viên có thể nhận những nhiệm vụ khác nhau và đóng các vai trò khác nhau . 
Bất lợi : nhóm phối hợp không ăn ý, có mâu thuẫn giữa các thành viên  
15 
 2.5 Th ành lập đoàn đàm phán  Yêu cầu khi thành lập đoàn ĐP  
Nhóm phải đủ lớn nhưng không quá lớn 
Các thành viên trong nhóm cần có các kỹ năng , khả năng và kinh nghiệm bổ sung cho nhau 
Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên 
Các thành viên phải có sự tin tưởng lẫn nhau 
16 
 2.5 Thành lập đoàn đàm phán  Phân công trách nhiệm  
Thư ký 
Trưởng 
đoàn 
Các nhà 
chuyên môn 
Trách nhiệm 
của 
các thành viên 
17 
 2.5 Th ành lập đoàn đàm phán  Nguyên tắc làm việc nhóm ĐP  
Mỗi lần chỉ 1 người phát biểu , các phát biểu phải được chuẩn bị sẵn sàng , đợi đến khi lãnh đạo ra dấu khi cần phát biểu 
Không bao giờ thể hiện sự bất đồng trước mặt đối tác 
Khi có do dự , tạm ngừng cuộc đàm phán 
Tạo ra 1 cách trao đổi thông tin phi ngôn ngữ giữa các thành viên trong đoàn 
Thông điệp của cả đoàn phải thống nhất trong cả lời nói và hành động . 
18 
 2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán  Chuẩn bị chương trình ĐP  
Là những nội dung mà các bên tham gia ĐP sẽ tiến hành và thời gian cho mỗi nội dung 
Giúp các bên chủ động trong quá trình ĐP 
Giảm những phát sinh bất ngờ trong quá trình ĐP 
Giúp ta phán đoán được phần nào mong muốn của đối tác ĐP 
Nên chủ động soạn thảo chương trình rồi đề nghị đối tác ĐP điều chỉnh , bổ sung 
19 
 2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán  Chuẩn bị chiến lược , chiến thuật ĐP  
Chiến thuật là những cách thức mà nhà đàm phán “ đối đáp ” với đối tác . 
Một chiến thuật thường liên quan đến bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể . Không có chiến thuật nào cho mọi cuộc đàm phán . 
Tất cả các chiến thuật phải phù hợp với chiến lược . 
20 
 2.7 Chuẩn bị địa điểm đàm phán  
Địa điểm là yếu tố quan trọng , có thể tạo thuận lợi hoặc gây khó khăn cho ĐP 
Địa điểm cần là nơi : 
Cảm thấy thoải mái cả về vật chất và tinh thần 
Có thể nghe được rõ ràng toàn bộ nội dung đàm phán 
Kín đáo và an toàn để đảm bảo hiệu quả và bảo mật thông tin 
Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ cần thiết : thiết bị trình chiếu , bảng , thiết bị âm thanh  
Thuận tiện cho việc đi lại 
21 
 2.8 C ác chuẩn bị khác  Ngôn ngữ đàm phán  
Nói/Hiểu được ngôn ngữ của đối tác là cực kỳ hữu ích trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ , kể cả khi phải sử dụng phiên dịch 
Không nên đàm phán bằng ngôn ngữ của đối tác trừ phi cực kỳ thành thạo ngôn ngữ đó . 
Nếu không đàm phán được bằng tiếng Việt , nên sử dụng phiên dịch 
Xác định ngôn ngữ sử dụng trong thoả thuận/hợp đồng : 2 thứ tiếng , 2 bản có giá trị như nhau , chú ý dịch thuật chính xác 
22 
 8. C ác chuẩn bị khác  Tài liệu đàm phán  
Liệt kê tất cả những tài liệu cần thiết để đảm bảo không bỏ sót 
Chọn lọc và hệ thống hoá tài liệu theo từng nhóm vấn đề 
Chuẩn bị tốt những tài liệu cần gửi trước cho đối tác 
Có thể dự thảo hợp đồng mà ta mong muốn thoả thuận được . 
23 
 2.8 C ác chuẩn bị khác  Vị trí ngồi trên bàn đàm phán  
Mỗi thành viên trong đoàn đàm phán cần ngồi ở những vị trí thích hợp với vai trò của mình 
Cần căn cứ vào vị trí của những người tham gia đoàn đàm phán của đối tác để xác định ( phỏng đoán ) vai trò của họ 
Chỗ ngồi của trưởng đoàn : 
Gần những thành viên cần trao đổi hoặc bàn bạc trong quá trình đàm phán 
Gần hoặc đối diện những người thuộc nhóm đối tác hay gây khó khăn 
Dễ giao tiếp bằng mắt với các thành viên của đoàn mình và các thành viên chủ chốt trong đoàn đối tác 
24