Bài giảng Giao dịch đàm phán - Bài 2: Tổng quan về đàm phán kinh doanh

BÀI 2  TỔNG QUAN VỀĐÀM PHÁN KINH DOANH 
1 
4 
Những nội dung cơ bản 
Khái niệm và bản chất của ĐPKD 
Các yếu tố trong ĐPKD 
Các phong cách ĐPKD 
Các nội dung cơ bản của ĐPKD 
Các phương thức ĐPKD 
Các kỹ năng cơ bản của ĐPKD 
5 
1 
2 
3 
6 
2 
Các ví dụ về ĐPKD 
Sơn vừa vượt qua 3 đối thủ cạnh tranh để dành được hợp đồng thiết kế nội thất cho một nhà máy . Theo yêu cầu của khách hàng , Sơn phải sửa lại một số chi tiết trong bản thiết kế . Sơn đề nghị khách hàng cho thương lượng lại thời hạn bàn giao công trình . 
Hãng taxi G muốn được độc quyền đón khách cho toà nhà SYS. Giám đốc điều hành của SYS yêu cầu một mức lệ phí khá cao . Lâm , giám đốc kinh doanh của G muốn gặp giám đốc điều hành của SYS để thương lượng . 
Một lô giày xuất khẩu của cty Tân Lạc bị khách hàng trả lại vì không đảm bảo chất lượng . Ngân , trưởng phòng thu mua của cty này yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm vì họ cung cấp nguyên liệu không đảm bảo chất lượng . 
3 
Khái niệm ĐPKD 
 Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột cùng nhau bàn bạc thoả thuận những vấn đề liên quan đến lợi ích của các bên 
4 
Bản chất của ĐPKD 
Là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện của các bên liên quan 
Lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản 
Không phải là thoả mãn lợi ích một cách không hạn chế mà có giới hạn lợi ích nhất định 
Giá cả/Giá trị là hạt nhân của ĐP 
Chứa đựng các xung đột về lợi ích ( kinh tế ) 
Không phải là sự lựa chọn đơn nhất giữa “ hợp tác ” và “ xung đột ” mà là mâu thuẫn một cách thống nhất giữa “ hợp tác ” và “ xung đột ” 
5 
Lợi ích của ĐPKD 
ĐP thành công có tác động to lớn đến hoạt động kinh doanh của DN: 
Mang lại nhiều doanh thu , lợi nhuận hơn 
Giảm các chi phí kinh doanh 
Mở ra các cơ hội mới cho DN 
Giúp DN xây dựng , duy trì và củng cố các mối quan hệ hợp tác lâu dài 
ĐP sai lầm , thất bại : DN chịu thiệt thòi , mất mát , thậm chí phá sản 
6 
ĐP trên lập trường và ĐP trên lợi ích  Ví dụ 
Cty Hà Nguyên (HN) là nhà cung cấp bao bì nhựa cho cty Ánh Dương (AD) từ 2 năm nay. Ánh Dương hài lòng về chất lượng SP cũng như DV của HN, họ dự định sẽ mua bao bì của HN cho loại SP mới của mình và như vậy lượng hàng mà AD mua của HN sẽ tăng gấp đôi . AD đề nghị HN xem xét lại hợp đồng cung cấp : AD sẽ mua khối lượng hàng lớn gấp đôi , đổi lại HN giảm 2% giá bán và tăng thời hạn thanh toán chậm từ 10 ngày lên 20 ngày . 
Trong quá trình ĐP, HN nhất định không thay đổi các điều kiện của hợp đồng cung cấp . Lý do HN đưa ra là trong năm nay, mặc dù giá nguyên liệu đã tăng hơn 10% nhưng HN vẫn giữ nguyên giá cung cấp cho AD. Ngoài ra , yêu cầu tăng thời hạn thanh toán là không hợp lý vì khi tăng lượng hàng lên gấp đôi thì hạn mức tín dụng mà HN cung cấp cho AD cũng tăng lên gấp đôi 
AD bảo vệ quan điểm của mình bằng cách chứng minh nhiều nhà cung cấp sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của họ . 
7 
Đàm phán dựa trên lập trường 
Hai bên ĐP với lập trường đối lập , mỗi bên đều nỗ lực bảo vệ lập trường của mình và tấn công lập trường của đối tác 
Chỉ tập trung vào các mâu thuẫn trực tiếp mà không tìm hiểu nguyên nhân phía sau mâu thuẫn : nhu cầu thực sự không tìm ra được cách giải quyết có thể đáp ứng được yêu cầu của các bên mà dễ dẫn đến bế tắc trong ĐP 
Cuộc ĐP mang tính cạnh tranh , ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của các bên 
Áp dụng trong các trường hợp : 
Kết quả không quan trọng lắm đối với người ĐP 
Vấn đề không phức tạp 
Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác là không quan trọng 
8 
Đàm phán dựa trên lợi ích 
Hai bên tập trung vào những nhu cầu thật sự ( lợi ích cốt lõi ) để tìm ra những giải pháp giải quyết những mâu thuẫn về lập trường 
Đem lại kết quả tốt hơn cho các bên tham gia ĐP 
Là cơ sở của đàm phán cùng thắng 
Khó thực hiện hơn so với ĐP dựa trên lập trường vì : 
Đòi hỏi người ĐP phải tìm hiểu nhu cầu thực sự nằm phía sau lập trường của đối tác 
Phải có được sự hợp tác và tin tưởng của đối tác 
Phải tìm ra được những giải pháp sáng tạo cho cả hai bên 
9 
Ví dụ : Cty Hà Nguyên và Ánh Dương 
Tại sao AD muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán ? 
 Vì AD đang phải đương đầu với cạnh tranh nên cố gắng không tăng giá trong khi một số nguyên liệu đã bị tăng giá cty muốn cắt giảm giá thành và chiếm dụng tín dụng từ các nhà cung cấp 
Tại sao HN lại không muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán cho AD? 
 Vì HN đã cố gắng duy trì mức giá cũ cho AD trong khi giá hạt nhựa nhập khẩu tăng do ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái . Do dự đoán giá hạt nhựa còn biến động nên HN đã mua dự trữ hạt nhựa với khối lượng lớn , vì vậy vốn quay vòng bị thu hẹp . 
Giải pháp có thể thoả mãn lợi ích của cả 2 bên : 
HN giúp AD cắt giảm giá thành thông qua việc giảm lượng sản phẩm hỏng do lỗi của bao bì 
HN giúp AD ổn định giá thành thông qua việc ký kết hợp đồng dài hạn với mức giá cố định 
HN giúp AD cạnh tranh tốt hơn bằng cách cung cấp bao bì với chất lượng vượt trội 
10 
Các nguyên tắc của ĐPKD 
1. Việc tham gia/không tham gia ĐP là tự nguyện 
2. ĐP xảy ra khi các bên ĐP nhận thức rằng sự việc chỉ được quyết định khi có sự thỏa thuận chung , nếu đơn phương ra quyết định thì không cần ĐP 
3. Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng trong ĐP 
4. Phẩm chất , năng lực , kỹ năng , thái độ và tình cảm của những người ngồi ĐP có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình ĐP 
5. Cùng có lợi là nguyên tắc cốt lõi của ĐP 
11 
Các nguyên tắc của ĐPKD 
6. Đánh giá một cuộc ĐP thành công hay thất bại cần sử dụng các tiêu chuẩn tổng hợp sau: 
. Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu :So sánh kết quả cuối cùng của đàm phán với mục tiêu ban đầu 
. Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành- chi phí thấp nhất (chi phí cơ bản:sự nhượng bộ để ký được hợp đồng;chi phí trực tiếp cho đàm phán(nhân lực,vật lực tài lực);chi phí cơ hội 
. Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên 
12 
Các nguyên tắc đàm phán KD 
7. Đàm phán là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật 
8. Đừng bao giờ đẩy đối tác vào bước đường cùng 
13 
Một số sai lầm thường mắc trong ĐPKD 
Ngồi vào đàm phán với cái đầu đầy định kiến 
Không xác định được người có quyền quyết định từ phía đối tác 
Không xác định được thế mạnh của mình 
Xây dựng 1 phương án duy nhất 
Không kiểm soát được thời gian,vấn đề đp 
14 
Một số sai lầm thường mắc trong ĐPKD (tiếp) 
Không tận dụng cơ hội quyền ra yêu cầu trước 
Không tận dụng được ưu thế về thời gian, địa điểm đàm phán 
Vội bỏ cuộc khi đàm phán có vẻ bế tắc 
Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc đàm phán 
15 
Các yếu tố của ĐPKD 
Quy ền lực 
đàm phán 
Bối cảnh 
đàm phán 
Thời gian 
Đàm phán 
Các yếu tố 
của 
ĐPKD 
16 
Bối cảnh đàm phán 
Là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà tại đó các chủ thể tiến hành ĐP 
Ảnh hưởng đến hiện thực ĐP và kết quả ĐP 
Bao gồm : 
tình hình thực tế 
vấn đề ưu tiên 
nhu cầu thực sự 
sức ép từ bên ngoài  
17 
Bối cảnh đàm phán ( tiếp ) 
Nguyên tắc : Giấu kín bối cảnh của mình , thăm dò bối cảnh của đối tác 
Cần : 
Triển khai sớm 
Bí mật điều tra 
Tìm đúng đối tượng 
Quan sát hành động của đối tác 
18 
Thời gian đàm phán 
Là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc đàm phán 
ĐP là một quá trình : có khởi điểm và kết điểm (“ điểm chết ”) 
Nguyên tắc : giấu kín “ điểm chết ” 
Cần : 
Kiên nhẫn , bình tĩnh , nhanh trí  
Thăm dò thái độ và phản ứng của đối tác 
19 
Quyền lực đàm phán 
Là sức mạnh mà chủ thể và các thành viên đoàn ĐP có thể huy động và sử dụng trong quá trình ĐP 
Quyền lực ĐP 
Quy ền lực 
hợp pháp 
Quy ền lực 
tiềm tàng 
Quy ền lực 
mạo hiểm 
Quy ền lực 
hứa hẹn 
Quy ền lực 
chuyên môn 
20 
Các phong cách đàm phán 
Phong cách 
lẩn tránh 
Phong cách 
nhượng bộ 
Phong cách 
cạnh tranh 
 Phong cách 
 chấp nhận 
Phong cách 
hợp tác 
C ác phong cách 
đàm phán 
21 
Phong cách cạnh tranh 
Các bên tham gia ĐP mỗi bên đều nhất định giành phần thắng cho mình bằng cách tấn công lợi ích của đối tác , không chấp nhận nhượng bộ 
Áp dụng : 
Khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng 
Khi biết chắc chắn mình đúng , mình có lý và không thể khác được 
Khi mục tiêu đề ra là chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy 
Khi cần “ tự vệ ”: đối tác muốn khai thác điểm yếu của ta để gây sức ép mà lợi ích đó lại quan trọng đối với ta 
Hạn chế : không duy trì được quan hệ lâu dài , dễ bị bế tắc trong đàm phán 
22 
Phong cách hợp tác 
Các bên tham gia ĐP làm việc với nhau để cố tìm ra giải pháp liên kết và thoả mãn lợi ích của tất cả các bên liên quan 
Ưu điểm : 
Tạo dựng mối quan hệ lâu dài , bền vững 
Các vấn đề phức tạp , có chuyên môn sâu sẽ được bàn thảo kỹ càng và giải quyết có hiệu quả 
Áp dụng : 
Khi các bên đều có thiện ý, mong muốn tìm ra được giải pháp chung 
Khi có các xung đột lợi ích phức tạp và có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các bên 
Khi cần tạo ra hợp lực 
23 
Phong cách chấp nhận 
Là sự thỏa mãn các yêu cầu của đối tác 
Á p dụng : 
Khi gặp vấn đề đàm phán nhỏ,lợi nhuận không lớn, không căn bản 
Nếu không chấp nhận thì sự thiệt hại còn lớn hơn 
Khi chấp nhận vấn đề này thì buộc đối tác phải chấp nhận vấn đề khác mà lợi nhuận mang lại lớn hơn 
Khi không còn con đường nào khác 
24 
Phong cách nhượng bộ thỏa hiệp 
Chấp nhận thoả mãn nhu cầu của đối tác đàm phán bằng cách hy sinh một phần lợi ích của bản thân 
Áp dụng : 
Khi xung đột đang tạo ra trở ngại không thể vượt qua được và có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm phán 
Khi yêu cầu của ta có phần không hợp lý 
Khi muốn giảm căng thẳng cho cuộc ĐP 
Khi muốn đạt được một thoả thuận tạm thời 
Khi không còn cách nào khác 
25 
Phong cách lẩn tránh 
Là phong cách không dứt khoát,không hợp tác và trốn tránh các vấn đề của cuộc đàm phán 
Áp dụng : 
Khi vấn đề đàm phán không quan trọng,không liên quan gì tới mình 
Nếu giải quyết vấn đề thì gây hậu quả tiêu cực còn lớn hơn lợi ích của nó 
Vấn đề đó người khác giải quyết tốt hơn hoặc thiếu thông tin về vấn đề đàm phán 
26 
Nguyên t ắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán 
Không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp 
Nên bắt đầu bằng phong cách hợp tác 
Linh hoạt trong việc sử dụng các phong cách trong quá trình đàm phán để chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng 
2 
3 
1 
27 
Các nội dung cơ bản của ĐPKD 
Gi á cả 
Chất lượng 
hàng hoá 
Tên hàng 
Bao bì 
Thanh to án 
Giao h àng 
S ố lượng 
hàng hoá 
Nội dung 
ĐPKD 
28 
Tên gọi và chủng loại hàng hoá KD 
Tên thông thường của hàng hoá được ghi kèm với tên thương mại và tên khoa học của nó 
Tên hàng được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng hoá 
Tên hàng được ghi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá đó 
Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng chủ yếu của hàng hoá đó 
Tên hàng được ghi kèm với công dụng của hàng hoá đó 
Tên hàng được ghi kèm với số hạng mục của danh mục hàng hoá thống nhất đã được ban hành . 
29 
Chất lượng hàng hoá 
chất lượng 
hàng hoá 
Chất lượng 
theo mẫu 
Ch ất lượng theo 
nhãn hiệu 
 Chất lượng 
theo 
tiêu chuẩn 
Ch ất lượng 
thoả thuận 
30 
Số lượng hàng hoá 
Xác định đơn vị tính số lượng 
Phương pháp quy định số lượng : 
Quy định cụ thể ( dứt khoát ) 
Quy định phỏng chừng 
Phương pháp xác định trọng lượng : 
Trọng lượng tịnh 
Trọng lượng cả bì 
31 
Bao bì hàng hoá 
Chất lượng bao bì 
Phù hợp với : 
phương thức vận tải 
hàng hoá 
Phương thức 
cung cấp bao bì 
Bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc 
 giao hàng cho bên mua 
Bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng 
 hoá , sau đó bên mua trả lại bao bì 
Bên mua chuyển bao bì cho bên bán đóng gói 
 và gửi hàng 
Quy định về bao bì hàng hoá 
32 
Giá cả hàng hoá 
Mức giá 
Phương pháp 
tính giá 
Giảm giá 
Đàm phán 
về giá 
33 
Giao hàng 
Phương thức 
giao nhận 
Th ời hạn 
Địa điểm 
Giao hàng 
34 
Thanh toán 
S ố kỳ 
Đồng tiền 
Th ời gian 
T ỷ giá 
Điều kiện 
Ph ương thức 
chuyển tiền 
Thanh to án 
35 
Các phương thức đàm phán 
Đ àm phán 
tr ực tiếp 
ĐP qua thư 
ĐP 
qua điện thoại 
Các ph ương 
thức 
ĐPKD 
36 
Các kỹ năng ĐP cơ bản 
Trả lời 
Đặt câu hỏi 
Nghe và 
quan sát 
Kỹ năng 
đàm phán 
37 
Kỹ năng Đặt câu hỏi 
Câu hỏi đóng 
Câu hỏi mở 
Câu hỏi xác nhận 
Câu hỏi hùng biện 
Câu hỏi chuyển hướng đột ngột 
38 
Kỹ năng hỏi trong đàm phán( tiếp ) 
Câu hỏi đóng là câu hỏi có dạng: Có hay không? Đồng ý hay không đồng ý? Hoặc câu hỏi giúp có được thông tin cụ thể 
→ sử khi đàm phán chuẩn bị kết thúc 
. Câu hỏi mở : Cái gì? Như thế nào?Tại sao? 
->Nên thường xuyên sử dụng,đặc biệt trong giai đoạn mở đầu đàm phán 
. Câu hỏi xác nhận : để hiểu chính xác ý của đối tác 
39 
Câu hỏi hùng biện : phục vụ khảo sát vấn đề sâu sát hoặc pha loãng vấn đề 
Câu hỏi chuyển hướng đột ngột :Nhằm duy trì cuộc đàm phán theo hướng đã định 
Câu hỏi để suy nghĩ : Buộc đối tác phải cân nhắc cẩn thận trước khi nêu ý kiến 
Kỹ năng hỏi trong đàm phán (tiếp ) 
40 
Kỹ năng Trả lời 
Gây ấn tượng 
Chọn một trong nhiều vấn đề để trả lời 
Trả lời bằng cách hỏi lại 
Trả lời bằng cách viện dẫn ý kiến của người có uy tín 
Kéo dài thời gian để tìm câu trả lời thích hợp 
Trả lời mập mờ 
Hỏi một đằng trả lời một nẻo 
Nhún vai 
41 
Kỹ năng lắng nghe 
Kỹ năng nghe trong đàm phán có chức năng: 
.Thỏa mãn nhu cầu của đối tác 
.Biết được bối cảnh,thời gian,quyền lợi và nhu cầu của đối tác 
.Biết được đối tác đã thật sự hiểu mình chưa 
.Có thể làm cho quan hệ các bên gắn bó hơn 
42 
Kỹ năng lắng nghe (tiếp ) 
Các bệnh hay mắc khi nghe : 
.Bệnh đãng trí 
.Bệnh nghe không hiểu, nghe không rõ 
.Hay bị kích động, chi phối khi nghe 
.Phân tâm khi nghe 
43 
Kỹ năng Nghe và quan sát 
Giao tiếp bằng mắt với người nói 
Khuyến khích người nói bằng cả lời nói và hành động 
Không cắt ngang người nói 
Lắng nghe ngay cả khi đã hiểu vấn đề 
Đặt câu hỏi để người nói trả lời 
44 
Kỹ năng thách giá,trả giá trong đàm phán kinh doanh 
Thách giá phải cao và nhượng bộ từ từ 
Trả giá thấp và nhượng bộ cũng từ từ 
Đạt được thỏa thuận nhanh quá có hại cho cả hai bên 
45 
Kỹ năng khắc phục bế tắc trong đàm phán kinh doanh 
Dễ trước, khó sau 
Nghệ thuật đi đường vòng 
Chọn cái đồng nhất để lại cái bất đồng 
Chia nhỏ mục tiêu 
Tạm thời đình chỉ 
46