Bài giảng Đàm phán thương mại quốc tế - Chương 3: Quy trình đàm phán thương mại quốc tế

CHƯƠNG 3QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 
Lập kế hoạch đàm phán 
Tổ chức đàm phán 
Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá 
1. Lập kế hoạch đàm phán 
1.1. Vai trò của kế hoạch 
Định hướng cho các hoạt động của các thành viên. 
Tạo điều kiện cho đoàn đàm phán có thể nắm vững được các tình thế đàm phán và sử dụng các kỹ thuật, chiến lược đàm phán, áp dụng các bước tiến hành đàm phán thích hợp, từ đó thực hiện được mục tiêu của quá trình đàm phán. 
Phối hợp các nỗ lực của đoàn đàm phán được hoàn hảo hơn và thúc đẩy các nhà đàm phán hướng tới sự suy nghĩ có hệ thống hơn. 
Giúp các nhà đàm phán có đường hướng và cách thức hành động, tạo một môi trường ra quyết định an toàn trong đàm phán. 
Giúp các nhà đàm phán triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá quá trình đàm phán và rút ra các kinh nghiệm cần thiết cho các lần đàm phán sau. 
1.2.Nội dung kế hoạch 
Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán. 
 - Phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, 
 - Những đặc điểm của đối tác, văn hoá của đối tác, của doanh nghiệp 
 - Những điểm yếu, điểm mạnh, 
 - Những thuận lợi, khó khăn 
 Xác định mục tiêu đàm phán. 
 Yêu cầu : 
Phải rõ ràng cụ thể 
Có định lượng 
 Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp 
Phù hợp với tình huống đàm phán 
 Định hướng được hành động 
 Lập kế hoạch hành động 
 - Kế hoạch chiến lược 
 - Kế hoạch về nội dung 
 - Kế hoạch nhân sự 
 - Kế hoạch về địa điểm 
 - Kế hoạch cho chương trình đàm phán 
Lập kế hoạch về chiến lược 
1. Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì; 
 2. Chúng ta đối xử với bên kia theo cách thức gì; 
 3. Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm chủ chốt của mình; 
 4. Khi nào thì thảo luận những mối quan tâm và mục tiêu nổi bật của các bên; 
 5. Tại sao các bên lại nên kiên trì để đạt được những thoả thuận cuối cùng. 
Kế hoạch về nội dung 
 - Các nội dung cần đàm phán 
 - Các phương án cho mỗi nội dung 
 - Các nội dung có thể nhân nhượng, không thể nhân nhượng 
 - Các mức cần đạt được cho mỗi nội dung 
Kế hoạch về nhân sự 
 - Xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa biết. 
 - Từ đó lập kế hoạch cho đàm phán của ta, bao gồm những người đã từng tham gia đàm phán với đối tác, những người đã từng được đối tác biết đến và những người chưa từng biết đến, và xác định số lượng, thành phần của đoàn đàm phán, kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán 
Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán. 
 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch. 
 1.Phân tích tình huống đàm phán; 
 2. Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh; 
 3. Xác định nguyên nhân; 
 4. Xác định mức độ điều chỉnh; 
 5. Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể 
2. Tổ chức đàm phán  
- Chuẩn bị đàm phán 
 - Tiến hành đàm phán 
 - Kết thúc đàm phán 
2.1. Chuẩn bị đàm phán 
 a. Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán 
- Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán là: 
 + Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy. 
 + Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật. 
 + Cung cấp thông tin kịp thời. 
b.Chuẩn bị nội dung 
B1. Xác định nội dung 
Xác định các nội dung cần đàm phán 
Xác định các phương án của mỗi nội dung 
Xác định các phương án có thể nhân nhượng 
Xác định các phương án cần thuyết phục 
Xác định trình tự đàm phán các nội dung 
Các nội dung cần đàm phán 
 đàm phán để thống nhất các định nghĩa 
 Tên hành, 
Nội dung về số lượng, 
Về quy cách phẩm chất, về bao bì ký mã hiệu, 
Các nội dung về giá cả, về thanh toán, 
 về thời gian và địa điểm giao hàng, 
Các nội dung về vận tải bảo hiểm, bảo hành các nội dung về kiểm tra hàng hoá, về phạt và bồi thường thiệt hại, 
Nội dung về bất khả kháng, về trọng tài và một số nội dung khác. 
B2. Lựa chọn phương án đàm phán 
- Các căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán. 
+ Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị trường nước ngoài và thị trường quốc tế 
+ Phải căn cứ vào tình hình của đối tác 
+ Phải căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp 
+ Phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán 
c. Chuẩn bị nhân sự 
Các căn cứ để lựa chọn đoàn đàm phán 
+ Căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán: 
+ Căn cứ vào đoàn đàm phán của đối tác, vào văn hoá của đối tác: 
+ Căn cứ vào mục đích của cuộc đàm phán, 
+ Căn cứ vào ngân sách chi phí cho cuộc đàm phán. 
Thành phần: 
+ Các chuyên gia về thương mại xem xét các điều khoản về kinh tế và nghiệp vụ kinh doanh. 
+ Các chuyên gia kỹ thuật xem xét các điều khoản quy định về đối tượng giao dịch. 
+ Các chuyên gia về luật pháp xem xét các điều khoản có liên quan đến luật pháp và tập quán kinh doanh quốc tế. 
Tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là: 
+ Có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc. 
+ Có phong cách đàm phán 
+ Có khả năng bao quát, nhận dạng và phát hiện vấn đề, nhanh chóng hiểu được mục đích, quan điểm thông qua các hành vi của đối tác. 
+ Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong đàm phán, vui lòng thay đổi quan điểm của họ. 
+ Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các hoàn cảnh không dự đoán được. 
+ Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý mình. 
+ Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại. 
+ Biết cách tập trung vào các quyền lợi chứ không phải tập trung vào các quan điểm. 
+ Luân kiểm soát được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, có tính sáng tạo và phản ứng linh hoạt trước mọi vấn đề 
Các tiêu thức để lựa chọn trưởng đoàn đàm phán: 
+ Có uy tín với các thành viên trong đoàn đàm phán và có uy tín với đoàn đàm phán của đối tác. 
+ Có khả năng ra quyết định đúng đắn trong mọi tình huống. 
+ Có khả năng thâu tóm các quan điểm dàn trải thành một tập hợp. 
+ Có khí chất nền nã. 
+ Có tính năng động để đối phó kịp thời với mọi tình hình 
+ Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình. 
+ Có tài phân biệt thật giả. 
+ Biết dừng đúng lúc. 
+ Biết cách tận dụng sức mạnh của tập thể. 
 Tổ chức đoàn đàm phán có hiệu quả 
+ Đề ra các quy định chung cho đoàn đàm phán như tinh thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật và công việc. 
+ Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn đàm phán. 
d. Chuẩn bị địa điểm 
 Nếu đàm phán tại doanh nghiệp: 
 - Nắm được những thông tin về thói quen, cách bố trí chỗ ngồi trong bàn đàm phán, thói quen về nghỉ ngơi và giải trí của mình và đối tác 
 - Chuẩn bị địa điểm để tổ chức đàm phán, địa điểm nghỉ ngơi và giải trí cho thích hợp. 
Nếu đàm phán ở địa điểm ở nước ngoài: 
 - Nắm được đặc điểm của địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi, giải trí giành cho đoàn đàm phán của mình 
 - Nếu không phù hợp sẽ yêu cầu đối tác đổi địa điểm cho thích hợp hơn. 
e. Chuẩn bị chương trình 
Lập ra một chương trình đàm phán cụ thể 
Tham khảo ý kiến của đối tác để thống nhất chương trình. 
Điều chỉnh chương trình đàm phán cho thích hợp và phù hợp với doanh nghiệp . 
2.2. Tổ chức đàm phán 
 a. Giai đoạn tiếp cận 
Mục đích tạo ra một không khí vui vẻ, thân thiện tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện có hiệu quả các bước tiếp theo. 
Giới thiệu các bên cùng những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hoá, nghệ thuật, thời tiết, đất nước con người 
Thời gian và chủ đề tiếp cận phụ thuộc vào văn hoá của các bên tham gia đàm phán. 
b. Trao đổi thông tin 
Cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán . 
Mục đích làm sáng tỏ các quan điểm, củng cố một số luận chứng 
Yêu cầu 
 - Các thông tin phải đầy đủ 
 - Đúng thời điểm 
 - Dễ hiểu 
 - Có tính thuyết phục cao. 
Các kỹ thuật:1. Kỹ thuật đặt câu hỏi; 2. Kỹ thuật trả lời câu hỏi; 3.Kỹ thuật xử lý những câu hỏi không rõ ràng; 4.Kỹ thuật trình bày;5. Kỹ thuật truyền tin không lời: như thái độ, diện mạo, cử chỉ, giọng điệu 
c.Quá trình thuyết phục 
Bước 1: Xác định những vấn đề cần thuyết phục 
Bước 2: Xác định những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự không nhất trí của đối tác. 
Bước 3: So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với của mình đưa ra định hướng thuyết phục đối tác. 
Bước 4: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật thuyết phục. 
Bước 5: Tiến hành thuyết phục 
d. Quá trình vô hiệu hoá ý kiến của đối tác 
Bước 1: Xác định những vấn đề cần bác bỏ. 
Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân của sự bác bỏ 
Bước 3: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật 
Bước 4: Tiến hành vô hiệu hoá ý kiến của đối tác. 
e. Giai đoạn nhượng bộ 
Phương pháp dùng phễu giải pháp 
 Bước 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra 
Bước 2: Các bên phân tích để tìm ra những giải pháp có tính khả thi 
Bước 3: Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho cả các bên 
 Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán 
Phương pháp này rất thích hợp khi các giải pháp mà các bên đưa ra có sự khác nhau từng phần. 
Nguyên tắc kết hợp từng bộ phận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận được 
 Các bước tiến hành 
Bước 1: Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị. 
Bước 2: Xác định những giải pháp có thể kết hợp được 
Bước 3: Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp được 
Bước 4: Tiến hành kết hợp đưa ra giải pháp chung 
Kết thúc đàm phán 
 Đàm phán không đi đến thống nhất khi khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên. 
 Đàm phán thành công các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đã dạt được những thoả thuận nhất định và cần có những đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn đến ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thoả thuận đã dạt được. Trong các trường hợp trên, tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạn thảo các hợp đồng đã thoả thuận được. 
3. Kiểm tra, đánh giá hoạt động đàm phán 
3.1. Mô hình kiểm tra, đánh giá 
Xác định nội dung đánh giá 
Xác định các chỉ tiêu đánh giá 
Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu 
Thành công 
 Tồn tại 
Xác định giá trị của các chỉ tiêu 
 Phân tích tìm nguyên nhân 
Rút ra bài học kinh nghiệm cho lần sau 
3.2. Các bước đánh giá 
 Các nhà đàm phán có thể lập biểu để phân tích và tiến hành theo các bước sau: 
 Bước 1: Xác định nội dung kiểm tra: Ghi vào cột 2 
Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá: Liệt kê vào cột 2 
Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu (M): Ghi vào cột 3 
Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu (q): Ghi vào cột 4 
Bước 5: Phân tích những thành công: Ghi vào cột 5 
Bước 6: Phân tích những tồn tại Ghi vào cột 6 
Bước 7: Phân tích những nguyên nhân: Ghi vào cột 7 
Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm 
TT 
Chỉ tiêu 
Hệ số quan trọng 
Giá trị các chỉ tiêu 
Những 
thành công 
Những tồn tại 
Nguyên nhân 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
Các chỉ tiêu về phân tích môi trường đàm phán 
- 
- 
Các chỉ tiêu về lập kế hoạch đàm phán 
- 
- 
Các chỉ tiêu về chuẩn bị đàm phán 
- 
- 
Các chỉ tiêu về tiến hành đàm phán 
- 
-