Bài giảng Đàm phán thương mại - Chương 2: Chiến lược và kỹ thuật đàm phán

 Chương 2 
 CHIẾN LƯỢC VÀ KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN 
Các hình thức đàm phán 
Một số kỹ thuật giao tiếp trong đàm phán 
Chiến lược đàm phán 
Một số phương pháp tiếp cận trong đàm phán 
Văn hóa trong đàm phán 
Phương pháp phân tích tình huống đàm phán TMQT 
1. Các hình thức đàm phán 
Đàm phán qua điện thoại 
Đàm phán trực tiếp 
Đàm phán qua thư 
Một số mẫu thư đàm phán 
a. Thư hỏi giá: 
 Thư hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng. 
Đặc điểm: 
 Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý của người hỏi giá với nội dung của hỏi giá 
Mục đích: 
 Tìm kiếm thông tin 
 Nghi thức viết thư hỏi hàng 
	 	ABC Co.,Ltd 
	Add: 
	Phone number: 
	Fax/ Email 
XYZ Co., Ltd 
Add: 
Phone number: 
Fax/ Email: 
	 Date 
Dear Sirs/ Madams, 
We are a chain of retailers based in Birmingham and are looking for a manufacturer who can supply us with a wide range of sweaters for men. We were impressed by the new designs displayed on your stand at the Hamburg Menswear exhibition last month. 
As we usually place large orders, we would expect a quantity discount in addition to a 20% trade discount off net list prices. Our terms of payment are normally 30 day bil of exchange, D/A. 
If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your current catalogue and price list. 
We hope to hear from you soon. 
Yours faithfully, 
Peter Crane 
Chief Buyer 
ABC. 
b. Thư chào hàng 
Nội dung: 
 - Phần mở đầu:Ngoài phần chung là tên, địa chỉ của người gửi, người nhận là trình bày lý do chọn đối tác để chào hàng. 
 - Phần nội dung: giới thiệu khái quát về công ty và mặt hàng kinh doanh của mình, đồng thời trình bày các điều kiện bán hàng của mình. 
 - Phần kết luận: là mong sớm có thư trả lời và nhận được sự hợp tác của đối tác 
Chào hàng tự do 
Chào hàng cố định 
	 sender’s name and add 
Receiver’s name and add 
	Date 
Dear Mr Crane, 
We were pleased to receive your enquiry, and to hear that you liked our range of sweaters. We can confirm that there would certainly be no trouble in supplying you from our wide selection of garments. 
We can offer you a quantity discount, which would be 5% off net prices for orders over 2,000 USD, but the usual allowance for a trade discount in Italy is 15% , and we always deal on payment by sight draft, cash against documents. However, we would be prepared to review this once we have established a firm trading association with you. 
Enclosed you will find our summer catalogue and price list quoting prices CIF london. We are sure you will find a ready sale for our products in England, as have other retailers throughout Europe and America, and we hope very much that we can reach agreement on the terms quoted. 
Thankyou for your interest. We look forward to hearing from you soon. 
Yours sincerely, 
c. Thư đặt hàng 
 Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng thương mại của người Mua 
Đặc điểm: 
 - Nội dung của đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. 
 - Đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, hoặc sau khi nhận được báo gía của người bán. 
Nội dung: 
 - Phần mở đầu: nêu cơ sở của việc thiết lập đơn hàng 
 - Phần nội dung: nêu rõ các điều kiện thương mại để mua hàng của mình như điều kiện tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giá cả, thanh toán, giao hàng và các điều kiện thương mại khác 
 - Phần kết thúc: đề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình. 
d. Thư hoàn giá 
Nội dung thư hoàn giá: 
 - Phần mở đầu: là cảm ơn bên chào hàng đã gửi thư chào hàng cho công ty mình. – 
- Phần nội dung: trình bày các điều kiện thương mại không phù hợp và đề xuất các điều kiện thương mại mới. 
 - Phần kết thúc: là mong nhận được thư phúc đáp của đối tác 
e. Thư chấp nhận 
Nội dung: 
 - Phần mở đầu: nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện thương mại do bên đối tác đưa ra. 
 - Phần nội dung: trình bày các công việc tiếp theo 
 - Phần kết luận: cảm ơn về sự hợp tác của đối tác. 
2.Một số kỹ thuật giao tiếp trong đàm phán 
2.1. Kỹ thuật truyền đạt thông tin 
a. Kỹ thuật đặt câu hỏi 
Mục đích của đặt câu hỏi 
 - Giành và duy trì quyền chủ động 
 - Thu nhận được thông tin theo yêu cầu 
 - tạo được cảm hứng để đối tác cung cấp thông tin 
 - Có thời gian để ứng xử những tình huống 
Các loại câu hỏi: 
- Câu hỏi đóng : Chỉ trả lời có hay không 
 Ông (bà) có đồng ý với mức giá đó hay không? 
- Câu hỏi mở : 
 Tại sao các ngài lại không đồng ý với vấn đề này? 
b. Kỹ thuật nghe 
Để thu thập thông tin 
Để phán đoán ý đồ của đối tác 
Chú ý: 
Phải chú ý lắng nghe 
Không được cắt lời đối tác 
c. Kỹ thuật trả lời 
 Nguyên tắc: 
Phải trả lời chính xác 
Đầy đủ 
Kịp thời 
Có các ví dụ để hỗ trợ 
2.2. Kỹ thuật lập luận, thuyết phục 
Khái niệm:lập luận là quá trình đưa ra các nguyên nhân, dẫn chứng và luận cứ để trình bày, giải thích nhằm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu mà ta đưa ra trong quá trình đàm phán . 
Mục đích của lập luận: làm cho đối tác thay đổi một phần hay toàn bộ quan điểm của họ. Đôi khi lập luận để thuyết phục 
Một số chú ý khi lập luận 
Sử dụng thuật ngữ rõ ràng đơn giản 
Phương pháp và nhịp điệu phù hợp với đặc điểm, khí chất của đối tác 
Lập luận cần đúng mức và tế nhị 
Cần chứng minh một cách trực quan 
Phương pháp lập luận 
Lập luận chứng minh (sử dụng số liệu trực quan) 
Lập luận bác bỏ (lập luận vạch ra mâu thuẫn) 
 2.3. Kỹ thuật nhượng bộ 
Nhượng bộ là bước các bên cần thực hiện khi muốn đạt được thỏa thuận chung. 
Cân nhắc các vấn đề như nhượng bộ khi nào, nhượng bộ như thế nào, nhượng bộ để được hay mất. 
Không nên nhượng bộ ngay từ khi đối tác đề nghị. 
Nhượng bộ đúng lúc, đúng mức và biết cách nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ. 
2.4. Kỹ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ 
Giao tiếp bằng mắt: Eye Contact 
Gương mặt biểu cảm: Facial Expressions 
Tư thế và Điệu bộ: Posture & Body Orientation 
Giữ khoảng cách: Proximity 
Cử chỉ: Gestures 
Dấu hiệu OK 
Mọi thứ đều tuyệt 
Mỹ, Đức 
Mọi thứ đều tốt (chưa được tuyệt) 
Mê hi cô 
Không có nghĩa gì cả (số 0) 
Pháp, hầu hết các nước châu ÂU 
Biểu tượng của tiền (đồng xu) 
Nhật Bản 
Cử chỉ tục tĩu 
Tây Ban Nha, Nga 
Paraguay, Braxin, Uruguay 
Đe doạ tổn hại về thể xác 
Tunisia 
Đồng ý 
Mỹ 
 Anh 
Nga 
Rất khó chịu 
Iran 
Hỗn láo, bất lịch sự 
úc 
Không đồng ý 
Mỹ 
Canađa 
Hỗn láo, bất lịch sự 
Hy lạp 
Chiến thắng 
Vương quốc Anh 
Mỹ 
Hầu hết các nơi khác trên thế giới 
Hoà bình 
Mỹ (từ những năm 1960) 
Cử chỉ tục tĩu 
Vương quốc Anh 
Nam Phi 
Cử chỉ tục tĩu 
Pakistan 
Nếu giơ cao thì sẽ là tục tĩu 
Li băng 
Rất khiêu khích 
Mỹ 
Hầu hết các nước châu Âu 
Rất nhiều nơi trên thế giới 
Rất hỗn láo, bất lịch sự 
Trung Mỹ 
Thổ Nhĩ Kỳ 
Lắc đầu từ trái qua phải 
Mỹ-không 
Hầu hết trên thế giới-không 
Bungari-có 
Arập Xê út-có 
Malasia- có 
Gật đầu lên-xuống 
Mỹ-có 
Hầu hết trên thế giới-có 
Bungari-không 
Thể hiện sự lãng mạn hay thu hút giới tính 
Paraguay 
Mọi thứ đều tốt 
Mỹ 
Cử chỉ bất lịch sự 
Pháp 
úc 
Người này bị điên 
Bắc Mỹ 
Châu Âu 
Đức (đặc biệt) 
Tôi đang suy nghĩ điều này 
Châu Phi 
Peru 
ác hen ti na 
3. Chiến lược đàm phán 
3.1 Chiến lược đàm phán cứng rắn. 
 + Sử dụng các phương pháp và thái độ cứng rắn để gây sức ép buộc đối phương nhượng bộ. 
 + Lựa chọn chiến lược này khi mối quan hệ về thế và lực nghiêng về phía họ, hoặc do phong cách hay cá tính của họ. 
3.2. Chiến lược đàm phán mền dẻo. 
 Trong chiến lược này người đàm phán chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên. 
 + Tin cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhân nhượng 
 + Đề xuất những kiến nghị hợp tình hợp lý. 
3.3. Chiến lược đàm phán hợp tác. 
 Chiến lược đàm phán hợp tác vừa chú ý lợi ích bản thân vừa chú ý đến lợi ích của đối tác. Sử dụng chiến lược này phải tôn trọng quyền bình đẳng , hợp tác cùng có lợi và luôn đưa ra phương án hai bên cùng có lợi. 
4. Một số phương pháp tiếp cận trong đàm phán 
4.1.Phương pháp tiếp cận Thắng - Thua ( Win- Lose negotiation). 
 Đàm phán là một lý thuyết trò chơi có tổng bằng không. 
 + Đàm phán mang tính cạnh tranh 
 + Bản chất của cuộc đàm phán là bên thắng lấy của bên thua 
4.2.Phương pháp tiếp cận Thắng- Thắng (Win- Win). 
 Đàm phán đàm phán được hiểu là một trò chơi có tổng khác không , tổng dương , do đó các bên tiến hành đàm phán phải làm thế nào để cho tổng dương là lớn nhất 
 + Các bên đều có thể là người chiến thắng. 
 + Đàm phán với tinh thần hợp tác chứ không cạnh tranh 
4.3. Phương pháp tiếp cận Thua – Thắng (lose - win) 
4.4. Phương pháp tiếp cận Thua – Thua (lose– lose) 
5. Văn hóa với đàm phán 
5.1. Khái niệm và các yếu tố văn hóa 
 5.1.1. Khái niệm về văn hóa: 
 ”Văn hóa là một tổng thể phức hợp về những giá trị vật chất và tinh thần do con người kiến tạo nên và mang đặc thù riêng của mỗi một dân tộc”. 
5.1.2 Các yếu tố văn hóa: 
Ngôn ngữ (Language) 
Tôn giáo (Religion) 
Giá trị và tháI độ (Values and Addtitudes) 
Cách cư xử và phong tục (Manner and customs). 
Các yếu tố vật chất (Material elements). 
Thẩm mỹ (Aesthetics) 
Giáo dục (Education). 
5.2. Đặc điểm văn hóa của một số nước trên thế giới và sự tác động đến hoạt động giao dịch, đàm phán 
a. Nhật bản 
Coi trọng đúng giờ và đúng hẹn 
Coi trọng hình thức 
Thái độ chào hỏi 
Nói năng nhỏ nhẹ, ôn hòa 
Coi trọng thứ bậc 
Coi trọng trao đổi danh thiếp 
Yêu thích tặng quà cáp 
Không thích đối đầu trực tiếp 
Tinh thần tập thể 
Biết dừng đúng lúc 
b. Trung quốc 
 Có tinh thần dân tộc mạnh mẽ 
Rất coi trọng quan hệ đồng hương 
An phận thủ thường 
Mưu lược, sâu sắc 
phân biệt đẳng cấp 
Thiếu giao tiếp 
Bảo thủ 
Tâm khẩu bất đồng 
c. Hoa kỳ 
 Tự do cá nhân và ý thức tự lâp mạnh mẽ 
 Cần cù lao động và quý trọng đồng tiền tự làm ra. 
 Xã hội bình đẳng 
 Rất thằng thắn và trung thực 
 Coi trong thời gian, thời gian là tiền bạc 
 Người Mỹ đánh giá con người qua bản lĩnh cá nhân 
Phản ứng linh hoạt 
Tiếp cận trực tiếp 
d. Văn hóa Pháp 
Tinh thần dân tộc cao. 
Yêu nước và thích đổi mới 
 Thích giao tiếp, ồn ào, vui vẻ nhưng rất văn minh, lịch sự. 
 Người Pháp là mẫu người điển hình theo chủ nghĩa cá nhân 
 Yêu cuộc sống và biết hưởng thụ cuộc sống. 
 Lãng mạn, yêu thể thao, nghệ thuật 
 Rất thân thiện, vui tính nhưng hay mỉa mai 
Có tác phong công nghiệp, coi trọng truyền thống. 
6. Phân tích tình huống đàm phán 
6.1. Mô hình phân tích 
 Phân tích tình hình chung 
 Phân tích đối tác 
Phân tích doanh nghiệp 
Phân tích điểm mạnh, yếu của đối tác 
Phân tích điểm mạnh, yếu của doanh nghiệp 
Phân tích thuận lợi, khó khăn của đối tác 
Phân tích thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp 
Lập kế hoạch và tiến hành đàm phán 
6.2. Nội dung phân tích 
- Phân tích tình hình chung. 
Đặc điểm của thị trường, 
Tình hình cung, cầu về hàng hoá, giá cả hàng hoá, giá cả vận tải, bảo hiểm, 
Xu hướng vận động của cung cầu và giá cả 
 Các chính sách của Chính phủ, các điều ước và hiệp định đa phương và song phương 
Các yếu tố khác tác động đến hoạt động kinh doanh và đàm phán của cả hai bên. 
- Phân tích đối tác và doanh nghiệp . 
1.Quy mô doanh nghiệp ; 
2.Khả năng tài chính; 
3.Khả năng sản xuất kinh doanh; 
4. Hệ thống quản trị, hệ thống thông tin, kế hoạch hoá, kiểm tra của doanh nghiệp; 
5. Hệ thống khách hàng, nguồn cung cấp, đối thủ cạnh tranh; 
6.Vị thế và danh tiếng, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường thế giới; 
7. Những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện thương vụ kinh doanh này; 
 8. Mục tiêu đàm phán; 
9. Khả năng đàm phán; 
10.Một số yếu tố khác. 
Phân tích mạnh, yếu, thuận lợi khó khăn của đối tác và doanh nghiệp 
Phân tích mạnh/yếu, thuận lợi/khó khăn của đối tác 
- Phân tích mạnh/yếu, thuận lợi/khó khăn của doanh nghiệp