Bài giảng Đàm phán kinh doanh - Chương 2: Tổ chức đàm phán kinh doanh - Huỳnh Minh Triết

1 
ĐÀM PHÁN KINH DOANH 
TS. HUỲNH MINH TRIẾT 
BÀI GIẢNG 
2 
Chương 2 
Tổ chức đàm phán kinh doanh 
3 
QUY TRÌNH TỔ CHỨC 
Lập kế hoạch 
và chuẩn bị 
Tham gia 
đàm phán 
Ký kết hợp đồng 
Giai đoạn tiền đàm phán 
Giai đoạn đàm phán 
Giai đoạn hậu đàm phán 
4 
LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 
5 
FAILING TO PREPARE IS PREPARING TO FAIL 
THẤT BẠI TRONG CHUẨN BỊ 
LÀ 
CHUẨN BỊ SẼ THẤT BẠI 
6 
1.Thu th âp thông tin 
2.T ự đánh giá mình và đối phương 
3.Đưa ra giả thiết 
4.X ây dựng các mục tiêu 
5.Chu ẩn bị nhân sự 
6. Địa điểm và thời gian 
7.Chu ẩn bị chiến lược 
LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 
7 
Thu thập thông tin về thị trường 
Luật pháp và tập quán buôn bán 
Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường 
Các loại thuế và chi phí 
Các nhân tố chính trị và xã hội 
Các điều kiện về khí hậu, thời tiết  
1. Thu nhập thông tin 
8 
1. Thu nhập thông tin (tt) 
Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh  Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất,  cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn: 
	- Công dụng và đặc tính.- Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.- Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng. 
9 
1. Thu nhập thông tin (tt) 
Thu thập thông tin đối tác 
Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng (vd: Thực lực của họ về tài chính, ảnh hưởng, uy tín, lịch sử công ty, CSVC trang thiết bị, số lượng, chất lượng sản phẩm. ) 
Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định 
Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép 
Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác 
	 (ví dụ: khách hàng trọng giá cả? Khách hàng trọng giá trị? Khách hàng trung thành? Khách hàng trọng tiện lợi?) 
10 
1. Thu nhập thông tin (tt) 
Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh. 
Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh. 
Cơ sở để tự đánh giá mình và đối phương (tt phần sau) 
11 
2. Tự đánh giá mình và đối phương 
Phân tích SWOT (tự đánh giá mình) 
Tìm hiểu kế hoạch trò chơi của đối phương 
So sánh mục tiêu của ta và đối phương 
Tìm hiểu các mục tiêu giấu kín 
Tìm hiểu quyền hạn của đối phương 
Chuẩn bị đề xuất giải pháp 
12 
Chuẩn bị đề xuất giải pháp 
Một số khái niệm 
BATNA (Roger Fisher và William Ury) 
Giá chấp nhận 
ZOPA 
Tạo ra giá trị thông qua trao đổi 
2. Tự đánh giá mình và đối phương (tt) 
13 
BATNA 
Giải pháp thay thế cho đàm phán? 
Điểm nhỏ nhất cho 1 cuộc đàm phán? 
Một bên đàm phán có thể linh động ở mức nào? Sẵn sàng thoả hiệp mức nào? 
BATNA 
(Best alternative to a negotiated agreement) 
Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thoả thuận được thương lượng 
14 
BATNA 
Hành động được ưu tiên nhất 
khi không đạt được thoả thuận 
Hãy luôn biết trước BATNA của bạn 
trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào!!! 
BATNA 
15 
TÌNH HUỐNG : 
	Công nhân Sơn đưa đơn kiện giám đốc vì anh bị tai nạn lao động gãy tay. GĐ đã dàn xếp bồi thường 20 triệu để khỏi ra toà nhưng anh Sơn muốn nhiều hơn. Anh nói “ Tôi biết mình đúng và có thể nhận được nhiều hơn nếu kiện ra toà” ? Nhưng phương án thay thế này đạt được đến mức độ nào anh không biết được. 
	Bạn nhận xét gì về cách giải quyết của anh Sơn? 
16 
Phạm vi có thể nhất trí 
ZOPA 
$150 
$170 
Giá tối thiếu của người bán 
Giá tối đa của người mua 
back 
ZOPA 
17 
3. Đưa ra giả thiết 
Lý giải số liệu và dữ liệu đã có 
Có thể được tiến hành với sự tham gia của người khác để nhà đàm phán cùng chia sẻ với họ những giả thiết và nhận thức 
Cần phải phân biệt giữa giả thiết và nhận định, đánh giá trong khi đưa giả thiết. 
Giả thiết: những nhận định cụ thể về những hành vi cụ thể nhằm làm rõ những động cơ nằm sau những hành vi đó và để hiểu vì sao những sự kiện nhất định nào đó xảy ra 
Nhận định đánh giá: những nhận định bao quát, thấu suốt với hàm ý như một định lý về một con người, nó mang tính bất biến (th ường không tốt cho quá trình đàm phán) 
18 
4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán 
Xây dựng mục tiêu nhằm: 
Quyết định các thoả hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm phán 
Ngăn chặn ký kết những thoả thuận bất cẩn, gây thiệt hại. 
Tránh những luống cuống trong đàm phán 
Tiết kiệm thời gian đàm phán 
Tạo lợi thế trong quá trình đàm phán 
19 
4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt) 
Doanh nghiệp có thể lựa chọn: 
Một mục tiêu cao nhất: kết quả có thể đạt được tốt nhất 
Một mục tiêu thấp nhất: kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận được 
Mục tiêu trọng tâm: cái mà bạn thật sự mong muốn được giải quyết 
(Cần có hiểu biết về các khái niệm: BATNA, ZOPA...) 
20 
Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau: 
Lên giá đích 
Xác định phạm vi đàm phán (ZOPA) 
Quyết định những nhượng bộ 
Nếu có thể, quyết định cái ta phải “thả ra” 
4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt) 
21 
Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau: 
Nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian 
Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài 
Nhận biết những động thái của tác giả 
Tính đến giải pháp tháo gỡ 
Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán không thành công (B ATNA) 
4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt) 
22 
5. Chuẩn bị nhân sự 
Thành viên trong đoàn đàm phán 
Trưởng đoàn 
Chuyên viên pháp lý 
Chuyên viên kỹ thuật 
Chuyên viên thương mại 
Phiên dịch (nếu cần) 
Tự đánh giá để biết chuyên môn và tính cách cá nhân của từng người có lợi hay bất lợi cho đàm phán 
23 
5. Chuẩn bị nhân sự (tt) 
Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự 
Tiêu chí chuyên môn 
kiến thức và kĩ năng chuyên môn về luật, kế toán và văn bản 
chuyên gia đàm phán 
Tiêu chí tính cách 
đàm phán một quá trình hướng vào con người 
ứng xử nhạy bén, khôn khéo 
tránh định kiến cá nhân , ít có khả năng phát hiện, khai thác lợi thế trong quá trình đàm phán 
24 
Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự 
Tiêu chí tổ chức 
kế hoạch cho một phiên đàm phán chứ không phải cho một cuộc tập họp quần chúng các phe phái 
Tiêu chí chiến lược 
phái đoàn nhỏ 
phái đoàn lớn 
Tiêu chí chỉ tiêu 
5. Chuẩn bị nhân sự (tt) 
25 
Những tiêu chí để chọn trưởng đoàn 
Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng 
Khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành một tập hợp 
Khí chất nền nã 
Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình 
Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình 
Có tài phân biệt thật, giả 
5. Chuẩn bị nhân sự (tt) 
26 
 Tieâu chuaån cuûa chuyeân gia thöông löôïng : 
 _ Khả năng thực hiện nhiệm vụ 
 _Tính bền bỉ và quả quyết 
 _ Am hiểu các kiến thức xã hội 
 _ Khả năng diễn đạt bằng lời 
 _ Có năng lực phán đoán, phân tích 
 _ Tạo lòng tin ở đối phương 
Thế nào là 
người đàm phán 
giỏi??? 
5. Chuẩn bị nhân sự (tt) 
27 
6. Địa điểm và thời gian đàm phán 
Địa điểm đàm phán 
Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình 
Đàm phán khách trường: tiến hành tại cơ sở của khách hàng 
Đàm phán ở địa điểm trung lập 
Thay đổi môi trường??? 
Gần gũi, quen thuộc??? 
28 
Thời gian đàm phán 
Lưu ý: 
Cần có thời gian để giải lao. 
Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. 
Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ). 
Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. 
6. Địa điểm và thời gian đàm phán (tt) 
29 
7. Chuẩn bị chiến lược 
Tư duy chiến lược 
Lựa chọn phong cách đàm phán/ kiểu đàm phán 
Thái độ đàm phán 
Biện pháp chiến lược 
30 
7. Chuẩn bị chiến lược (tt) 
Chuẩn bị tư duy chiến lược 
Tư duy chiến lược (stragetic thinking) với tư duy ứng biến (incremental thinking) 
Mỗi phương thức tư duy đều hay, tuỳ từng nơi, từng lúc, từng thời điểm phù hợp 
Tư duy chiến lược giúp tìm ra những giải pháp lớn cho một vấn đề đàm phán một cách hợp lý, tư duy ứng biến có thể là mảnh đất màu mè để từ đó nảy ra những phát hiện độc đáo 
31 
Chuẩn bị chiến lược 
Lựa chọn phong cách đàm phán/kiểu đàm phán 
5 phong cách: cạnh tranh, hợp tác, thoả hiệp, né tránh, chấp nhận 
Kiểu đàm phán mềm, cứng, đàm phán nguyên tắc 
	(chi tiết ở Chương 1) 
Chiến lược nào được sử dụng khi nào thì phù hợp? 
32 
Lựa chọn thái độ đàm phán 
Thái độ đơn giản và thẳng tuột (Simple and Direct) 
Hiểu biết nhiều về đối phương 
Đàm phán đang bế tắc 
Sức ép thời gian không cho phép kéo dài đàm phán 
Thái độ thúc bách và chèn ép (Press and Push) 
Ta ở thế mạnh hơn 
Phía bên kia cần kết thúc nhanh 
Muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán 
7. Chuẩn bị chiến lược (tt) 
33 
Thái độ hững hờ và xa lánh (Cool and Aloof) 
Phía bên kia mạnh hơn 
Phía ta đang chịu sức ép thời gian 
Phía ta có giải pháp thay thế 
34 
Chuẩn bị biện pháp chiến lược (chiến thuật) 
Kiên nhẫn 
Nín nhịn 
Mặt lạnh 
Bộc lộ thái độ chia sẻ 
Chuyển hướng đột ngột 
Làm động tác giả 
Bỏ bàn đàm phán 
Biến thành chuyện đã rồi 
Biện pháp nhặt nhạnh 
Khoanh vùng giới hạn 
Chống thù địch 
(Xem thêm các kỹ thuật đàm phán, chương 3) 
7. Chuẩn bị chiến lược (tt) 
35 
	 CHUẨN BỊ MỘT KẾ HO ẠCH TỐT ĐỂ BẠN TRỞ THÀNH NGƯỜI ĐÁM PHÁN CHUYÊN NGHIỆP! 
BẢNG CHUẨN BỊ 
Lên chương trình đàm phán 
(agenda) 
36 
THAM GIA ĐÀM PHÁN 
37 
1.M ở đầu đàm phán 
2. Tạo sự hiểu biết 
3.Thương lượng 
4.Ra quy ết định-kết thúc ĐP 
THAM GIA ĐÀM PHÁN 
38 
Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ 
 Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngòai 
Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán 	 
	=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể. 
Giai đoạn tiếp xúc : Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết 
39 
Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ 
 Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngòai 
Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán 	 
	=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể. 
Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết 
40 
Bàn bạc những nội dung cụ thể như : 
Sản phẩm 
Yêu cầu kỹ thuật (VD: Bột cá - độ đạm, độ ẩm, muối, tạp chấtBao bì – lọai giấy, in mấy màu., kẹp hay dán) 
Giá cả 
Thời gian giao hàng (VD: Quần áo mùa hè giao mùa đông?) 
Điều kiện thanh toán 
Dùng kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, thuyết phục, giải quyết bế tắc (xem chi tiết ở chương 3) 
Giai đoạn thương lượng 
41 
So sách mục tiêu cả ta và của đối tác 
Nếu yêu cầu của 2 bên không khác biệt nhiều thì mỗi bên cần phải điều chỉnh chút ít để đạt được thỏa thuận 
Nếu yêu cầu của đối tác có thể chấp nhận được, của ta còn cao =>ta nên chủ động nhuợng bộ 
Nếu yêu cầu của đối tác có những điểm không hợp lí so với yêu cầu của ta =>ta phải thuyết phục họ 
Nếu cả 2 bên cho rằng yêu cầu của mình hợp lý, nhưng vẫn còn khác biệt, không bên nào nhượng bộ bên nào thì đàm phán có thể bế tắc. Cần phải tìm cách tháo gỡ bế tắc. 
Giai đoạn thương lượng 
42 
Kết thúc đàm phán (đạt/không đạt thoả thuận?) 
Tóm tắt nội dung thoả thuận 
Hoàn tất thoả thuận (tiến tới ký kết hợp đồng/ thỏa thuận) 
Giai đoạn kết thúc: Ra quyết định 
43 
HẬU ĐÀM PHÁN 
44 
HẬU ĐÀM PHÁN 
Soạn thảo hợp đồng 
Kiểm tra lại hợp đồng 
Ký kết hợp đồng 
Rút kinh nghiệm 
45 
Tiêu chuẩn mục tiêu : Có đạt được mục tiêu như dự định không ? 
Tiêu chuẩn giá thành : Có đạt được chi phí thấp nhất không ? (lợi nhuận, nhân lực, vật lực, tài lực, trí tuệ, thời gian) 
Tiêu chuẩn quan hệ : mối quan hệ giữa 2 bên có tốt đẹp, lâu dài hay không ? 
Đánh giá sự thành công của đàm phán căn cứ vào : 
46 
Ta có hài lòng với kết quả của cuộc đàm phán không? 
Ai là người đàm phán có hiệu quả nhất? 
Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao? 
Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm phán nhất? 
Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán? 
Ta đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận này nhất? 
Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu có thể sử dụng nó tốt hơn không? 
Rút kinh nghiệm: Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau 
47 
Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nói nhiều nhất? 
Những giải pháp sáng tạo có được đề nghị không? Điều gì xảy ra với chúng? 
Ta đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn giấu và những vấn đề có liên quan đến bên kia không? Phía bên kia liệu có hiểu ta không? 
Sự chuẩn bị của ta có thích đáng không? Nó ảnh hưởng đến đàm phán như thế nào? 
Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến và lý lẽ của ta như thế nào? 
Những điểm cơ bản nào mà ta học được từ cuộc đàm phán này? Ta sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới?....... 
Rút kinh nghiệm (tt) Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau: