Bài giảng Công nghệ phần mềm ứng dụng - Bài 2: Quản lý dự án công nghệ thông tin - Thạc Bình Cường

• Mô tả công việc dự án.
• Các quyền hạn của hội đồng.
• Tên các thành viên trong đội dự án.
v1.0015112208 19
2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN
 Quy trình tổ chức dự án
v1.0015112208 20
2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN (tiếp theo)
 Ví dụ về cấu trúc quản lý dự án
v1.0015112208 21
2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN (tiếp theo)
• Cơ cấu tổ chức dự án
  Cơ cấu và con người là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của dự án:
 . Giám đốc dự án điều hành nhóm quản lý;
 . Các mối quan hệ cần phải được thiết lập.
  Vai trò kiểm soát dự án phải luôn có trong nhiệm vụ kiểm soát và quản trị:
 . Không cần thiết phải có cán bộ làm việc full time;
 . Không thể được thực hiện bởi quản trị viên/giám đốc dự án.
 Vai trò Trách nhiệm
 Nhà tài trợ dự án “Người đứng đầu”, chủ sở hữu và nhà tài chính của dự án
 Giám đốc dự án Đại diện cho nhà tài trợ dự án
 Giám sát hoạt động dự án, hỗ trợ trong việc lập phương hướng để đưa
 Ban chỉ đạo
 ra quyết định
 Thừa nhận các kết quả bàn giao chủ yếu về nghiệp vụ điều phối dự án
 Nhóm nghiệp vụ 
 tổng thể, quản lý và giám sát (có sự hỗ trợ hành chính từ văn phòng
 quản lý dự án
 dự án).
 Nhóm trưởng Hàng ngày quản lý và kiểm soát tiến triển theo kế hoạch làm việc chi tiết.
 Các thành viên 
 Hoàn thành nhiệm vụ.
 nhóm
v1.0015112208 22
2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN (tiếp theo)
• Các yêu cầu về mô tả:
  Ngắn gọn và súc tích;
  Xác định rõ:
 . Các mục đích và mục tiêu cơ bản;
 . Những trách nhiệm cơ bản;
 . Số thành viên;
 . Họp thường kỳ.
• Các nhân tố thành công đối với một cơ cấu tổ chức dự án mạnh:
  Nhà tài trợ có trách nhiệm cao đối với tổ chức;
  Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành;
  Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền, trách nhiệm giải trình;
  Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán bộ chức năng;
  Hoàn thành công việc dự án với nguồn lực ít nhất;
  Dòng thông tin liên lạc hiệu quả;
  Tỉ lệ cán bộ so với người quản lý nhỏ;
  Tối giản các mức báo cáo, loại trừ các yêu cầu không cần thiết.
v1.0015112208 23
2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN (tiếp theo)
• Định nghĩa rủi ro:
  Những sự kiện có thể làm phá vỡ một dự án;
  Những điều không chắc chắn, những khoản nợ hay những điểm yếu có thể làm
 cho dự án không đi theo đúng kế hoạch đã định;
  Có thể quản lý được.
• Các lý do cần có quản lý rủi ro:
  Tất cả các dự án đều phụ thuộc vào rủi ro;
  Tiến trình sẽ không đúng theo kế hoạch trong một số giai đoạn của dự án;
  Rủi ro không thể được loại trừ triệt để.
• Quản lý rủi ro là quy trình quản lý rủi ro nhằm giảm tối thiểu ảnh hưởng của những
 sự cố không biết trước cho dự án bằng cách xác định và đưa ra những giải pháp
 tình huống trước khi có những hậu quả xấu xảy ra.
v1.0015112208 24
2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN (tiếp theo)
• Giá trị của quản lý rủi ro 
  Giảm thiểu ảnh hưởng của các sự cố không biết trước cho dự án;
  Nâng cao xác suất thực hiện thành công dự án;
  Tạo ra ý thức kiểm soát;
  Có được các giải pháp hiệu quả và kịp thời.
• Khi nào cần quản lý rủi ro:
  Lập kế hoạch quản lý;
  Khi trách nhiệm đối với dự án sẵn sàng thực thi;
  Khi khôi phục một dự án đã bỏ dở;
  Trong suốt quá trình rà xét dự án; 
  Khi có sự sai lệch lớn so với kế hoạch xảy ra.
v1.0015112208 25
2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN (tiếp theo)
 Quy trình quản lý rủi ro
v1.0015112208 26
2.5. PHÁT TRIỂN NHÓM
• Nhóm hiệu quả:
  Các mục đích được thống nhất;
  Nhóm tin tưởng vào vai trò và mục tiêu;
  Chấp thuận về các mục tiêu dự án và chất lượng dự án;
  Truyền thông đối lưu hiệu quả;
  Các ý tưởng được trao đổi và triển khai;
  Đưa ra các giải pháp hiệu quả;
  Mối quan hệ hợp tác và hỗ trợ giữa các thành viên của nhóm.
• Quy trình xây dựng nhóm:
 Thực hiện nhóm
 Thành lập Xung kích Quy chuẩn Thực hiện
 Xây dựng nhóm
 Lịch trình Hợp tác Cam kết
 của từng thành viên
v1.0015112208 27
2.6. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
 Cân bằng chất lượng
 Mục đích
 Thoả mãn 
 nhu cầu
 Phương pháp Thực hiện
v1.0015112208 28
2.6. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
• Các khái niệm chất lượng chủ chốt:
  Đạt được về chất lượng phải được lên kế hoạch – không tùy tiện;
  Đạt được về chất lượng xuất phát từ bảo đảm chất lượng và kiểm soát
 chất lượng;
  Đạt được chất lượng phụ thuộc vào sự hỗ trợ quản lý.
• Quản lý chất lượng:
v1.0015112208 29
2.7. LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CHI TIẾT
• Làm thế nào để tạo một kế hoạch làm việc:
  Tách các giai đoạn thành từng hoạt động;
  Tách các hoạt động thành từng nhiệm vụ;
  Các nhiệm vụ nhỏ dễ dàng ước tính và quản lý hơn từng giai đoạn lớn;
  Các nhiệm vụ cần:
 . Thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc;
 . Thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc;
 . Thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn;
 . Thường xuyên có một văn bản nhiệm vụ xác định.
• Cấu trúc phân chia công việc:
 Mức 1 Giai đoạn
 Mức 2 Hoạt động Hoạt động
 Mức 3... Nhiệm vụ Nhiệm vụ Nhiệm vụ Nhiệm vụ
v1.0015112208 30
2.7. LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CHI TIẾT
 Lập kế hoạch – Xây dựng WBS
 Các hoạt động cần đạt được các kết quả bàn
 giao mốc đã được xác định trong WBS.
Nhiệm vụ phải được xác định là:
Được thiết kế để đưa ra kết quả bàn giao như là một phần của một hoạt động) trách
nhiệm của một cá nhân có hạn xác định tiêu thức đối với việc bắt đầu và kết thúc đơn vị
công việc có thể quản lý được dễ hiểu có thể đo lường được.
v1.0015112208 31
2.7. LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CHI TIẾT (tiếp theo)
• Xác định các nhiệm vụ phụ thuộc:
  Không bị cản trở do các nguồn trong giai đoạn này;
  Hỏi “Công việc gì cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ này có thể bắt đầu?”
  Hỏi “Những nhiệm vụ gì có thể được thực hiện khi công việc này kết thúc?”
  Giảm tối đa một chuỗi dài các nhiệm vụ phụ thuộc;
  Thực hiện các nhiệm vụ song song với nhau khi có thể;
  Xem xét những khoảng cách;
  Xem xét sự chồng chéo;
  Chuyển các thông tin phụ thuộc vào thành một công cụ lập kế hoạch.
• Chỉ định nguồn lực cho các nhiệm vụ gồm các nguyên tắc:
  Sử dụng hợp lý nguồn;
  Kinh nghiệm và kỹ năng đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ;
  Không bỏ qua những cán bộ thiếu kinh nghiệm;
  Sự sẵn sàng không phải là một kỹ năng.
v1.0015112208 32
2.7. LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CHI TIẾT (tiếp theo)
• Nguồn lực của dự án: Các nguồn của dự án được cam kết để đạt được mục tiêu của
 dự án. Các nguồn được quản trị viên dự án tổ chức và chỉ đạo để đạt được mục tiêu
 của dự án trong phạm vi chi phí và lịch trình cho phép.
• Các loại nguồn tiêu biểu bao gồm:
  Con người – là những người được lựa chọn cho đội dự án. Họ thể hiện các kinh
 nghiệm và kỹ năng sẵn sàng để hoàn thành mục tiêu.
  Thiết bị – Thiết bị cần thiết cho dự án. Nó có thế bao gồm từ những thiết bị lớn
 đến máy tính và những công cụ kiểm tra đặc biệt.
  Văn phòng phẩm – là những đồ dùng cần thiết cho dự án. Nó có thể bao gồm
 những thứ từ giấy và bút chì đến đĩa mềm và các đồ vật khác.
  Tài chính – các nguồn tài chính là tiền đôla và các cam kết cần thiết để thu được
 khi cần thiết, nguồn thu nhập của dự án.
v1.0015112208 33
2.7. LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CHI TIẾT (tiếp theo)
• Lên lịch trình:
  Giảm tối đa thời gian bỏ phí;
  Tận dụng tối đa các nguồn;
  Dàn xếp chỗ thừa và chỗ thiếu của các nguồn;
  Xem xét các hạn chế của:
 . Các nhiệm vụ phụ thuộc;
 . Các nguồn sẵn có.
  Là một quy trình lặp lại:
 . Thời gian biểu của quy trình;
 . Rà xét thời gian biểu;
 . Sửa thời gian biểu;
 . Lập lại thời gian biểu.
  Hoàn thành với một công cụ lên lịch trình tự động
v1.0015112208 34
2.8. LẬP BÁO CÁO VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN
 Lập báo cáo – WBS
v1.0015112208 35
2.7. LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CHI TIẾT (tiếp theo)
• 10 đặc điểm của một kế hoạch làm việc tốt:
  Chia nhỏ một giai đoạn lớn và phức tạp (tức là kế hoạch quản lý) thành nhiều
 nhiệm vụ có thể quản lý được;
  Xác định phạm vi và mục tiêu của từng nhiệm vụ;
  Xác định những nguồn nào cần để thực hiện từng nhiệm vụ;
  Xác định thời gian cần sử dụng nguồn của từng nhiệm vụ;
  Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ;
  Bao gồm các ước tính thực tế;
  Giảm tối đa sự thất thường của công việc khi sử dụng từng nguồn;
  Kết hợp chi phí của các nhiệm vụ và dự phòng;
  Tiêu chuẩn hóa dự án để có thể giám sát được;
  Đưa ra việc bảo trì đơn giản và cập nhật các công việc thực tế.
v1.0015112208 36
2.8. LẬP BÁO CÁO VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN
• Quản trị viên dự án có thể:
  Báo cáo khách quan về thực trạng dự án;
  Xác định những cản trở và hành động hiệu chỉnh;
  Triển khai các giải pháp;
  Hiểu sự ảnh hưởng của công việc tương lai;
  Đưa ra những quyết định hợp lý dựa trên thông tin xác thực.
• Quản trị viên dự án, trưởng nhóm và thành viên nhóm phải:
  Lắng nghe tin nhắn chuyển đến;
  Chấp nhận tin xấu và tốt;
  Hỗ trợ tích cực các thành viên trong nhóm để vượt qua trở ngại;
• Lập báo cáo hiệu quả về thực trạng và các vấn đề của toàn bộ dự án sẽ:
  Tập trung vào các thành tựu của các mục tiêu kinh doanh, chứ không phải vào
 quy trình dự án;
  Đưa ra thông tin chính xác tin cậy dựa trên kế hoạch dự án;
  Nêu bật những điểm ngoại lệ so với kế hoạch;
  Cung cấp thông tin kịp thời;
  Bao gồm cả mức nỗ lực có thể chấp nhận.
v1.0015112208 37
2.8. LẬP BÁO CÁO VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN (tiếp theo)
v1.0015112208 38
2.8. LẬP BÁO CÁO VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN (tiếp theo)
 Lập báo cáo và kiểm soát dự án
 Lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo
 Kế hoạch Theo dõi và rà Rà xét các kết 
 Tái định hướng 
 xét các dữ kiện quả báo cáo và Báo cáo và phân tích 
 công việc dự án
 nỗ lực tiến trình
 chi tiết mục tiêu
v1.0015112208 39
2.8. LẬP BÁO CÁO VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN (tiếp theo)
 Khuôn khổ kiểm soát dự án
v1.0015112208 40
2.9. QUẢN LÝ VẤN ĐỀ VÀ KIỂM SOÁT THAY ĐỔI
• Các phương tiện quản lý sự kiện và thay đổi hiệu quả:
  Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự
 kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra phản hồi, hành động, tuyên truyền
 nhanh chóng để giảm rủi ro.
  Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và vấn đề.
  Ghi chép toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thông bao gồm
 tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện.
• Các nhân tố thay đổi:
  Giảm rủi ro dự án nhờ quy trình hiệu quả quản lý thay đổi và vấn đề.
  Các thành viên nhóm hiểu được quy trình quản lý thay đổi và vấn đề.
  Ghi chép đầy đủ về các yêu cầu thay đổi/vấn đề.
v1.0015112208 41
2.9. QUẢN LÝ VẤN ĐỀ VÀ KIỂM SOÁT THAY ĐỔI
v1.0015112208 42
2.10. QUẢN LÝ CẤU HÌNH
• Đây là vấn đề về LANs, WANs, phần cứng...
• Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật cao.
• Nó liên quan rất ít đến quản lý dự án.
• Thực hiện 2 chức năng chính:
  Cung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản đối với bản copy tổng thể về các kết
 quả bàn giao đã được thông qua.
  Kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn
 nhau giữa các kết quả này.
• Các kỹ thuật và quy trình:
  Cung cấp một kho chứa an toàn đối với các kết quả bàn giao.
  Cho phép việc kiểm soát và tiết lộ có nguyên tắc các kết quả bàn giao thông qua
 vòng đời của nó, với đầy đủ các dấu tích lịch sử, đảm bảo phiên bản đúng và cập
 nhật, đã được kiểm tra và phát hành.
  Kiểm soát thay đổi của các kết quả bàn giao, đảm bảo các kết quả này được lưu
 theo đúng thứ tự.
  Cung cấp việc lập báo cáo về hiện trạng của các kết quả bàn giao và những thay
 đổi của chúng.
v1.0015112208 43
2.10. QUẢN LÝ CẤU HÌNH
v1.0015112208 44
2.10. QUẢN LÝ CẤU HÌNH
v1.0015112208 45
2.11. HOÀN THIỆN DỰ ÁN
• Hoàntấtdựánlàviệcgiảithểtổchứcvàmôitrườngdựántheophươngthứcđã
 được ấn định sau khi đã đạt được các mục tiêu của dự án và tất cả các nhiệm vụ
 trong kế hoạch làm việc chi tiết được hoàn thành.
• Nguyên tắc:
  Quy trình đối với việc hoàn tất dự án cần được lập kế hoạch với sự chú ý vào
 từng chi tiết giống như các giai đoạn khác của dự án.
  Vai trò và trách nhiệm con người trải qua sự thay đổi lớn vào thời điểm cuối cùng
 của dự án.
  Các kế hoạch đối với việc hoàn tất dự án cần lên lịch các hoạt động yêu cầu của
 rà xét sau thực hiện.
v1.0015112208 46
2.11. HOÀN THIỆN DỰ ÁN
• Quy trình hoàn thiện dự án:
  Rà xét và cập nhật kế hoạch quản lý;
  Xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết cho việc hoàn tất dự án;
  Tiến hành rà xét các hoạt động;
  Kết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụ;
  Chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng;
  Lập thành văn bản và lưu giữ các kết quả bàn giao dự án;
  Đóng văn phòng dự án;
  Giải thể tổ chức dự án;
  Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án;
  Tiến hành rà xét sau thực hiện;
  Thiết lập lại việc phân bổ nhân sự.
v1.0015112208 47
2.11. HOÀN THIỆN DỰ ÁN (tiếp theo)
 Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án lịch trình
 Xem xét các yêu cầu dự án: Thực trạng cuối cùng:
 • Các mục tiêu dự án. • Kế hoạch so với thực tế.
 • Phạm vi dự án. • Phân tích sự khác nhau và thảo luận.
 • Các kết quả bàn giao chính.
 Xem xét các khoản mục mở:
 • Phương pháp tiếp cận dự án. • Danh mục nổi bật.
 • Lịch trình ở mức cao. • Danh mục các vấn đề thay đổi.
 Xem xét các thành quả dự án:
 • Nền tảng. Khái quát các bước tiếp theo:
 • Hoàn tất lịch trình chuyển đổi.
 • Kết quả bàn giao.
 • Các mục tiêu/kế hoạch đối với rà xét
 • Đặc tính nổi bật. sau thực hiện.
 • Các lợi ích lớn đã đạt được.
v1.0015112208 48
2.11. HOÀN THIỆN DỰ ÁN (tiếp theo)
• Tiến hành rà xét sau thực hiện:
  Quy trình và việc hoàn tất dự án: Tiến hành tại thời điểm kết thúc dự án thực hiện
 và theo dõi trong khuôn khổ dự án.
  Lợi ích kinh doanh/tính hiệu quả của dự án: Tiến hành vài tháng sau khi
 triển khai.
 . Thực hiện và theo dõi ngoài dự án.
 . các nhu cầu cần được thiết lập trong lịch trình hoạt động và thứ tự ưu tiên
 (sau dự án) của các thành viên.
• Rà xét sau triển khai:
  Thành công phụ thuộc vào việc có các mục tiêu dự án rõ ràng với các biện pháp
 thực hiện rất khó để xác định khi nào bạn đạt được một mục tiêu không được
 nói rõ.
  Cải tiến quy trình dự án có thể được xác định nó cũng phải được triển khai.
v1.0015112208 49
2.11. HOÀN THIỆN DỰ ÁN (tiếp theo)
• Các nhân tố thành công:
  Kế hoạch làm việc toàn diện được xây dựng.
  Việc đánh giá quá trình triển khai được tiến hành.
  Các báo cáo dự án cuối cùng được phát hành, các kết quả bàn giao được
 lưu giữ.
  Giải thể chính thức tổ chức của dự án.
  Việc rà xét toàn diện sau triển khai được tiến hành.
  Việc giải thể theo thứ tự cơ cấu dự án yêu cầu sự cẩn thận không kém việc xây
 dựng nên dự án.
• Hoàn chỉnh dự án: Rà xét sau thực hiện là một cơ hội tốt đối với nghiên cứu của cá
 nhân cũng như tổ chức nhưng nó phải được lập kế hoạch và tiến hành để đảm bảo
 việc tập trung tích cực vào các mục tiêu kinh doanh của dự án và tổ chức.
v1.0015112208 50
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
 Trong bài này chúng ta đã tìm hiểu về quản lý dự án:
 • Tổng quan;
 • Lập kế hoạch quản lý;
 • Tổ chức dự án;
 • Quản lý rủi ro;
 • Phát triển nhóm
 • Quản lý chất lượng;
 • Lập kế hoạch làm việc chi tiết;
 • Kiểm soát và lập báo cáo dự án;
 • Quản lý vấn đề và kiểm soát thay đổi;
 • Quản lý cấu hình;
 • Hoàn thiện dự án;
v1.0015112208 51